Онлайн-офис для команды в Notion

Многие предприниматели, которые управляют распределёнными командами, подчёркивают важность создания единого пространства для работы команды. Необходимо создать такое место в интернете, которое будет скреплять боевой дух команды, вносить вклад в тимбилдинг.

Бесспорно, управлять любой информацией, которая появляется в процессе работы бизнеса, у руководителя и каждого рядового сотрудника, легче, когда она находится в одном месте, нежели когда всё разбросано по разным программам, файловым системам и устройствам.

Таким образом возникает необходимость в создании онлайн-офиса для команды.

В моём багаже работа более, чем с 60 клиентами из 27 ниш, и за это время выяснила, какие бизнес-процессы являются основными для работы практически в любой нише. И сегодня мы разберём виртуальное пространство, которое отвечает этим бизнес-процессам.

Какая команда обходится без сотрудников? Люди — это основная движущая сила.

В Онлайн офисе для команды информация о сотрудниках хранится на Странице для руководства в разделе HR. Он имеет доступ ко всем персональным данным сотрудников и передает их непосредственно руководителю.

Страница каждого сотрудника является по сути его портфолио, папкой сотрудника. При проведении входных и выходных интервью можно опираться на информацию, которая есть здесь.

Какие задачи по учёту сотрудников можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

Внизу главной страницы находится календарь всех событий команды. В него можно записывать и даты командных планёрок, и даты съёмок контента, и корпоративные мероприятия, и встречи с клиентами. Его же можно будет интегрировать при желании с календарём Google или аналогами!

На странице планёрки удобно вести заметки по встрече и сразу же добавлять задачи и назначать их на исполнителей — так вы не забудете о договорённостях именно с этой встречи.

Какие задачи по проведению планёрок можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

Запись новых идей — это неотъемлемый процесс команды, которая хочет расти и развиваться. База идей доступна для всех участников пространства и всё, что нужно, чтобы добавить новую идею — это создать новую строку по кнопке New, записать свою идею и затем напомнить о ней на какой-то встрече или планёрке. После того, как решение принято, нужно нажать галочку, чтобы идея попала на вкладку обработанных.

Какие задачи по брейншторму можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

Вспомните, сколько раз вы теряли договора, доп. соглашения, акты об оказании услуг? А сколько раз выполняли услуги, которых не было прописано в договоре, за бесплатно? Решение этой проблемы лежит на Странице для руководства в Базе документов.

Для занесения документов в базу, в первую очередь нам нужно составить эти документы в Word или аналогах и только затем затем внести их в базу. В таблицу выносим отдельные параметры: стоимость оказания услуг, дата заключения, статус подписания и оплаты, PDF документа или общедоступная ссылка.

Как только договор переходит в статус “подписан и оплачен”, то попадает в архив. Но если по нему были проведены не все оплаты, он остаётся на странице Дашборд дебиторки — на ней отображаются все документы, по которым есть какой-то долг со стороны контрагента. Этот долг прописан на карточке каждого документа.

Какие задачи по документообороту можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

Вся информация по учёту доходов и расходов находится на Странице для руководства. Структура этих данных состоит из: статей затрат, базы самих доходов и расходов, базы счетов и отчётов по месяцам.

База доходов и расходов — это по сути ваше личное банковское приложение, только все доходы и расходы вы заносите сюда самостоятельно. Все доходные операции заносятся со знаком плюс, расходные — со знаком минус, для корректного подсчёта остатков.

Сюда же подгружаются платёжки по каждой операции — так вы их не потеряете, на какой бы счет не пришли/ с какого бы ни ушли деньги.

Какие задачи по учёту доходов и расходов можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

В Онлайн-офисе База клиентов представляет собой упрощённую версию CRM-системы. Здесь так же есть воронка продаж, карточки лидов со всей необходимой информацией, а также срезы лидов не только по статусам, но и по источнику. Также есть календарь касаний — так менеджер не забудет, когда нужно будет напомнить клиенту о себе.

На карточке клиента есть вся необходимая информация по проектам, которые ведёт ваша компания для него, задачи и документы.

Какие задачи по ведению клиентов сейлзами можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

По праву, важнейший функционал Онлайн-офиса. С помощью единой базы проектов вы сможете контролировать прогресс исполнения проектов, собрать на одной странице все материалы, которые сейчас находятся на облачных дисках, в чатах, у кого-то на компьютере локально, а может и вовсе в уме.

Какие задачи по ведению проектов можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

А где вы организуете рабочие процессы? Какие преимущества и недостатки вашего решения? И напишите сразу сферу вашей деятельности и величину команды, будем собирать статистику!