Регистрация гостя в гостинице — это обязательная процедура для гостиничных объектов любого типа (отели, хостелы, апартаменты, базы отдыха, загородные отели) , установленная законодательством. Согласно Постановлению Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. N 1853 г. Москва «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации», при заселении россиян или иностранных граждан гостиницы должны зарегистрировать своих гостей в МВД. При несоблюдении этого правила предусмотрены большие штрафы для отельеров. Благо, с помощью современных сервисов и программных решений можно упростить эту процедуру и быстро регистрировать постояльцев онлайн.
Документы для регистрации россиян
Для наших соотечественников при заселении требуется предъявить любой из имеющихся документов:
- паспорт гражданина РФ
- свидетельство о рождении (детям до 14 лет)
- заграничный паспорт
- временное удостоверение личности
Напомним всем отельерам, что нельзя поселить гостя по водительским правам или студенческому билету. Владелец или администратор отеля в течение суток должны передать данные в МВД одним из способов: в виде бумажной анкеты (заполняется в 2-х экземплярах: один передается в госорганы, а другой остается в отеле) либо с помощью электронного документооборота. Отправлять данные нужно не только о прибытии гостей, но также и об убытии – в момент их отъезда из гостиницы.
Допускается не регистрировать россиян в гостиничных объектах только в случае, когда отель находится в том же субъекте РФ, в котором официально прописан гость. Например, Москва и Московская область, а также Санкт-Петербург и Ленинградская область считаются одним субъектом.
Документы для регистрации иностранцев
В целом, правила регистрации иностранных граждан не отличаются, так как в МВД необходимо передать одинаковую информацию: ФИО, паспортные данные, дата рождения, гражданство и даты заезда/выезда. Для заселения и постановки на учет иностранцев необходимы следующие документы:
- паспорт иностранного гражданина
- миграционная карта (есть исключения)
- виза (при необходимости)
- дополнительные документы
Отельер, по сути, является принимающей стороной и должен проконтролировать пребывание иностранного гражданина в рамках своей гостиницы. При регистрации администратор должен вручить ему уведомление с прописанными целями въезда и сроках пребывания на территории РФ. Если иностранец нарушает правила, отельер обязан уведомить об этом МВД.
Важно помнить, что иностранных граждан нужно поставить на учет в течение рабочего дня, следующего за днем прибытия, и снимать с учета до 12 часов следующего рабочего дня после дня его отъезда из гостиницы. Чтобы уложиться в сроки и избежать штрафов, рекомендуем отельерам перейти на электронный документооборот с МВД.
Размеры штрафов за нарушение регистрации гостей
Санкции за несвоевременную постановку на учет гостей достаточно большие: юридическому лицу грозит штраф до 500 000 рублей – за неправильную регистрацию иностранцев и до 750 000 рублей – за россиян. Ниже рассмотрим онлайн-сервис, который поможет без ошибок и в установленные сроки автоматически передавать необходимые документы в МВД.
«Скала-Гостиница» – быстрая регистрация гостя в гостинице
Все гости, разумеется, хотят оперативно заселиться в номер, как только переступили порог отеля, ведь часто они приезжают после многочасового полета, в придачу с детьми и чемоданами. Чтобы избежать длительного ожидания и очередей на ресепшене, отельеру нужно выбрать надежную систему онлайн-регистрации гостей.
«Скала-Гостиница» – это профессиональный сервис для регистрации постояльцев в МВД, сокращающий трудозатраты минимум в 2 раза. Система обеспечивает 100% доставку данных в МВД и предоставляет онлайн-консультации по миграционному учету. «Скала-Гостиница» работает полностью дистанционно, без бумажных носителей и курьеров. Чтобы подключить сервис «Скала-Гостиница» необходимо иметь или получить квалифицированную электронную подпись, заключить соглашение с МВД и сделать простую интеграцию с вашей системой управления отелем PMS. «Скала-Гостиница» легко стыкуется с любой системой автоматизации гостиниц, например, Bnovo.
Регистрация гостя в гостинице сразу из шахматки
Bnovo предлагает отельерам специальный модуль онлайн-регистрации гостей, который сам синхронизируется со «Скала-Гостиница» и отправляет всю необходимую информацию в госорганы. Администратору достаточно открыть шахматку Bnovo и в меню выбрать «Регистрация гостей в МВД». Bnovo подскажет точный список гостей к постановке на учет и автоматически отправит заявки в «Скала-Гостиница» в 1 клик.
В Bnovo вы всегда сможете узнать актуальный статус для каждого гостя (обрабатывается, поставлен на учет, снят с учета). Позаботьтесь о своих гостях и о соблюдении законодательства – регистрируйте постояльцев быстро и без ошибок!