Преимущества RPA и как правильно выбрать направление для автоматизации

В этой статье мы обсудим преимущества внедрения RPA и способы оценки того, является ли процесс подходящим для автоматизации.

Сегодня, количество операций, выполняемых ежедневно сотрудниками в информационной среде, далеко опережает способности людей по концентрации внимания и обработке информации. Многие компании это уже поняли и присматриваются к решениям RPA, а кто-то уже внедрил их и получил ощутимые преимущества по сравнению с конкурентами. С RPA компании могут перенаправить креативность своих сотрудников в области, где это будет приносить пользу, автоматизируя утомительные задачи. Действительно ли это единственная причина, почему нам нужен RPA? Есть ли что-либо, почему RPA можно считать лучшим решением для повышения эффективности компании? Правильный ответ ДА, и есть еще по крайней мере шесть преимуществ RPA-автоматизации, которые мы перечислим ниже.

Боты RPA имитируют то, как сотрудники выполняют задачи, поэтому нет необходимости вносить серьезные изменения в существующие IT-системы и процессы. Что делает процесс создания бота быстрым, как правило боты окупаются в первые месяцы использования.

Преимущества роботизированной автоматизации процессов наиболее заметны при применении к формальным процессам, которые могут быть хорошо описаны - другими словами, громоздкие, простые и повторяющиеся задачи.Поскольку боты RPA очень эффективны в выполнении громоздкой последовательности шагов, задача, которая занимает у сотрудника целый рабочий день, может быть выполнена ботом за пять минут. Аналитическое исследование Kearney показало, что боты обрабатывают операции в 20 раз быстрее, чем средний сотрудник (не говоря уже о том, что боты RPA могут работать 24/7).

Человеческий фактор при выполнении повторяющихся механических работ всегда является риском. Такие задачи, как заполнение форм или передача данных вручную, не только утомительный, но и подвержены ошибкам. Если сотрудникам приходится переходить назад и вперед при копировании данных из электронной таблицы Excel и заполнении в другую таблицу, иногда они могут вставить что-либо дважды или начать редактировать неправильную электронную таблицу. Даже если исходные данные были чистыми, после таких манипуляций могут появиться ошибки. Одним из самых больших преимуществ RPA является то, что она устраняет любые несоответствия данных и уменьшает количество ошибок.

Поскольку операции RPA хорошо спланированы, они обеспечивают прозрачность, и все операции можно легко регистрировать и просматривать. Доступ к журналу изменений в любое время предоставляет возможность для мониторинга и контроля за процессами. Если есть какие-либо проблемы, вы легко проведете анализ первопричин и узнаете, в чем дело. Кроме того, разумеется, вы можете использовать преимущества роботизированных процессов, когда дело доходит до аудиторской проверки.

Экономия нескольких часов на выполнение задачи может показаться не такой уж большой выгодой на первый взгляд. Однако при масштабировании среди сотен сотрудников влияние на бизнес и общая эффективность RPA значительно возрастают. В 2018 году Deloitte провела глобальный опрос, где выяснила, что в течение года боты RPA в среднем обеспечивали 20% от полной занятости.

Цифровая трансформация использует современные технологии для сокращения расходов, оптимизации процессов и роста доходов. Это уже стало приоритетом для многих компаний после пандемии в 2020 году, что было подтверждено отчетом KMPG. Они назвали RPA второй по значимости технологией цифровой трансформации.В то же время существует общее препятствие, на которое наткнулись многие компании - устаревшие системы, которые могут быть дорогостоящими в замене и которые трудно (или вообще невозможно) интегрировать. Еще одно преимущество RPA заключается в том, что она может стать мостом между системами. Имитируя взаимодействие пользователей с системами, RPA-автоматизация может быть эффективна без разработки сложных интеграций для передачи и обработки данных.

С точки зрения эффективности PRA, приоритет имеет простой, но объемный и повторяющийся процесс. Рекомендуем рассмотреть перед началом внедрения различные бизнес-процессы в вашей компании и начать с тех, которые получат максимальные результаты преимуществ RPA. Вот основные факторы, которые следует учитывать:

В дополнение к приведенному выше списку можно также добавить, что роботизированная автоматизация процессов может быть рукой помощи даже в разовых ситуациях, когда сотрудникам необходимо выполнять большой объем механической работы. Например, это может быть генерация тысяч документов для запроса аудитора. Такая работа может занять у сотрудника весь рабочий день (или несколько рабочих дней), в то время как разработчик может потратить час на разработку бота, и бот выполнит задачу за несколько минут. При составлении списка процессов, наиболее подходящих для RPA, необходимо сравнить один процесс с другим. Вот четыре основных принципа при выборе, с чего начать:

Однако сотрудники должны тратить это свободное время на выполнение других задач. Если сотрудники назначат бота работать с какой-то задачей, а затем будут ждать ее завершения без занятия другим делом, результат и окупаемость инвестиций RPA будут менее привлекательными.

Это не означает, что вы должны автоматизировать только простые операции копирования и вставки. Просто лучше перейти на более сложные и трудоемкие процессы автоматизации, когда вы уже создали ботов для задач с более быстрым результатом.

Правильно было бы начать с процессов, которые обрабатывают данные из двух или трех систем, а не из семи или более. Каждая дополнительная система добавляет потенциальные сложности и требует дополнительного внимания.

4. Если процесс имеет подробный API, его гораздо проще автоматизировать

Если у процесса нет API, вы все равно можете его автоматизировать, но вам потребуется использовать автоматизацию визуального сценария: заставить робота имитировать действия человека в GUI (нажимать кнопки, заполнять поля и т. д.). Использование решения RPA может быть хорошим выбором в этом случае, потому что разработка такого бота быстро окупается, а сам бот легко поддерживается.

Есть ли процессы, которые невозможно автоматизировать с помощью RPA-технологии? Скажу сразу, что нет ничего невозможного. Тем не менее, лучше иметь в виду эти три фактора, которые могут затруднить эффективную автоматизацию RPA, а именно:

Однако и в таких случаях есть решение: можно попробовать сочетать автоматизацию с человеческим принятием решений. Это часто называют обслуживаемой автоматизацией. Например, можно назначить бота для сортировки документов и если бот находит элемент, который он не может идентифицировать, он пересылает этот файл на просмотр вручную.

Давайте посмотрим на некоторые отраслевые варианты использования RPA:

Существует шесть основных преимуществ роботизированной автоматизации процессов: низкий порог входа, ускорение выполнения задач на основе правил, повышение точности данных, более эффективное использование способностей сотрудников и лучшее соответствие нормативным требованиям. С этими шестью преимуществами RPA может стать основой для цифровой трансформации любой компании. Первыми кандидатами на роботизированную автоматизацию процессов являются простые, но объемные и повторяющиеся задачи. Задачи с высоким уровнем когнитивности, часто изменяющиеся процессы и задачи, связанные с неструктурированными данными, могут оказаться не подходящими для RPA.

Подробнее об RPA:

https://sistemno.net/rpa