Холдинги не могут существовать без консолидации данных. Необходимость оптимизировать работу с данными особенно остра сегодня, в ситуации ускоренного импортозамещения. Как консолидировать группу компаний быстро и качественно? Ниже — кейс хлебобулочного холдинга с годовым оборотом 2–3 млрд руб., в котором была оптимизирована отчётность, приём заказов, межтерминальные перевозки и не только.
Изначально нашим клиентом стал хлебобулочный завод, который входил в группу компаний. Мы помогли ему перейти со старой самописной системы на «1С:Управление производственным предприятием»: на тот момент это была самое современное решение из линейки «1С».
Позже управляющая компания приобрела ещё три завода — в составе ГК появился отдельный холдинг. Сегодня это один из крупнейших производителей хлебобулочных изделий и сдобы в Северо-Западном регионе с собственной торговой сетью и транспортной компанией (общая численность персонала — 1 600 человек) .
Особенности холдинговой структуры — всесторонний обмен множеством документов, сложный финансовый учёт, разветвлённая логистика. От автоматизации этих направлений зависело, как скоро холдинг начнёт функционировать в полную силу.
Благодаря мощной интеграции в стратегию управляющей компании мы понимали, какие задачи требуется закрыть в первую очередь, и оперативно реагировали на возникающие запросы. В результате автоматизация помогла наладить работу холдинга и сократить издержки более чем на 10 млн руб. ежемесячно.
1. Единый приём заказов
Клиенты холдинга — розничные сети и торговые точки, счёт которых ведётся на тысячи. Они делают заказы самостоятельно с некоторой регулярностью. Приём заказов осуществляется через внутренние контакт-центры. Ассортимент у заводов разный, поэтому одна точка может запрашивать продукцию у нескольких подразделений. При этом оформлять заказы по отдельности неудобно и затратно по времени и для клиентов, и для компании.
Что сделали?
Подключили заводы к блоку клиентской базы на «1С». Модуль «Стол заказов» стал общим, операторы начали работать из одного помещения. Теперь они вводили заявки в основную базу, после чего информация сама передавалась в базы заводов. Клиент, в свою очередь, заказывал все необходимые позиции одним звонком.
2. Консолидация договоров
Чтобы клиенты не вступали в юридические отношения сразу с несколькими заводами, было создано торговое ООО. Далее последовало массовое перезаключение договоров. Оно было растянуто во времени: одни клиенты уже перешли на новое сотрудничество, другие ещё нет. Постоянно следить за корректностью юрлица в договоре — головная боль для операторов, особенно если таких документов тысячи в день.
Что сделали?
Доработали блок управления договорами, чтобы он автоматически предоставлял оператору правильный документ. Благодаря этому удалось перевести клиентов на новые договоры максимально безболезненно — без дополнительной нагрузки на сотрудников и критических ошибок.
3. Регуляция внутригрупповых оборотов
Одна компания в холдинге продаёт, другие производят. Торговое ООО уходит в минус, у заводов образуются остатки. Заказы в огромном количестве отгружаются ежедневно (3000–5000 в сутки) . Реальный объём отгрузок за смену можно узнать лишь в конце ночи: часть продукции не всегда успевают произвести, если заявка пришла поздно. Плюс, клиенты регулярно возвращают нереализованные единицы — из-за этого накладные приходится править. Документировать отгрузки каждый день или неделю в таких условиях крайне сложно.
Также неизвестно, по каким ценам заводы должны продавать изделия торговому юрлицу, чтобы компания оптимизировала налогообложение и привлекала кредиты. Общие показатели можно понять только по истечении месяца, зная продажи по группам товаров.
Что сделали?
Разработали подсистему (рабочий стол бухгалтера) , которая по итогам месяца определяла, сколько продукции нужно отгрузить задним числом с каждого завода. Модуль собирал данные по выпуску, продажам, требования к рентабельности и другим показателям, затем рассчитывал по алгоритму количество и цены и предлагал бухгалтеру. Бухгалтер мог скорректировать наценку и по кнопке формировал пакет документов: отгрузочные накладные и накладные на приход — всего около 200 документов в месяц. Это помогло в разы сократить трудозатраты на подготовку документации и сделало управление прибыльностью и отчётностью эффективнее.
4. Оптимизация межтерминальных рейсов
Клиент де-факто заказывает товар у разных заводов. У каждого из них есть свой склад. Везти продукцию для одной точки с нескольких площадок на нескольких машинах нелогично: это двойной или даже тройной расход ресурсов.
Что сделали?
Разработали блок планирования межтерминальных перемещений. Система динамически рассчитывала комплектацию рейсов, сопоставляя данные по остаткам на площадках и заказам, которые успели прийти. Клиенты закреплялись за площадками. Если к магазину был ближе завод А, часть продукции с заводов Б и В перевозилась туда, а потом попадала к клиенту кратчайшим путём.
5. Построение единой системы для работы подразделений
У одного из заводов холдинга была собственная система для операторов. Финансы, расчёт себестоимости, учёт затрат — всего этого в ней не хватало. Однако переводить настолько объёмный документооборот на новые рельсы сложно. К тому же сотрудники привыкли к старой программе — переход на незнакомое ПО был для них стрессом.
Что сделали?
Поблочно перевели на централизованную базу «1С» две взаимосвязанные службы — логистику и склад готовой продукции. Сначала сделали бесшовную интеграцию: в момент внесения заказа информация и логика дублировались в двух базах. Первыми работать в новой системе стали логисты, через пару недель — склад. После этого обмен данными отключили. Внедрение позволило создать общее информационное пространство и повысило эффективность бизнес-единицы за счёт инструментов управления денежными средствами и финансового анализа.
***
Внедрение и доработка единой базы «1С» позволила консолидировать процессы пяти подразделений. Это повысило управляемость, укрепило внутренние связи и создало основу для развития.
Сегодня «1C» предлагает ещё больше решений для холдинговых структур — «1С:Управление холдингом», «1C:ERP. Управление холдингом», «1C:Корпорация».
Хотите узнать, какой из продуктов лучше отвечает требованиям вашей компании? Или как перейти с SAP на «1С» максимально безболезненно?
Получите в августе бесплатный бизнес-аудит, оставив заявку на сайте.
Мы изучим ваши процессы, выявим проблемы и предложим список рекомендаций.
#1с #1c #1сфранчайзи #интегратор #автоматизация #внедрение #холдинг #консолидация #пищеваяпромышленность #пищеваяотрасль