Управление проектами - это сложная работа, которая требует от Менеджера Проекта не только умения планировать и координировать, но и сохранять высокий уровень личной эффективности. Чтобы успешно руководить проектом, необходимо иметь стратегии, которые помогут вам управлять своим временем и ресурсами, сохраняя концентрацию на задачах, которые требуют максимального внимания.
В этой статье мы рассмотрим три эффективные методики, которые помогут вам управлять своим временем и ресурсами, чтобы всё успевать вовремя. Отмечу, что в полной мере эти методики будут работать в сцепке.
Каждый Менеджер Проектов уникален, не существует "Золотого приёма", который будет подходить каждому. Более того, в разные моменты рабочей жизни и для разных ролей могут применяться разные подходы.
1. Методика GTD
Готовность к выполнению (GTD) - это методика управления задачами, которая помогает менеджеру проекта организовать свой рабочий процесс и сохранить высокую продуктивность.
Методика GTD включает в себя пять шагов:
- Фиксируйте все задачи в списки;
- Определите приоритеты (советую MoSCow);
- Организуйте задачи по проектам;
- Определите, какие задачи могут быть выполнены без откладывания;
- Выберите задачу, которую нужно выполнить прямо сейчас и начните работу над ней.
Эта методика помогает менеджеру проекта сохранять фокус на текущей задаче, не отвлекаясь на другие задачи, которые могут отнять время и ресурсы.
Подход до жути прост, но я прекрасно понимаю, что в суматохе работы бывает сложно остановиться и задуматься над приоритизацией, поэтому советую выполнять это простое упражнение по завершению рабочего дня. Потратите минут 10-15, зато на следующий день точно будете знать, что надо делать, а что не надо.
2. Методика Eat That Frog
Методика "Eat That Frog" - это техника управления временем, которая помогает сохранять высокую продуктивность, начиная с самой важной задачи. Название методики происходит от цитаты Марка Твена: "Ешьте жабу первым делом утром, и никакая жаба больше не будет мешать вам на весь день".
Эта методика включает в себя четыре шага:
- Определите самую важную задачу.
- Запишите ее в список дел на сегодняшний день.
- Начните работу над этой задачей сразу после того, как начнется рабочий день.
- Отмечайте выполненные задачи и продолжайте работу над оставшимися.
Эта методика помогает менеджеру проекта сохранять высокую продуктивность, концентрируясь на самой важной задаче и продолжая работу над ней до ее полного выполнения.
По сути, это логическое продолжение GTD, которое советует сразу делать самые важные для проектов задачи.
3. Методика Помодоро
Методика Помодоро - это техника управления временем, которая помогает сохранять концентрацию на задаче в течение 25 минут, после чего следует короткий перерыв в 5 минут. После каждого цикла из 4 Помодоро следует длинный перерыв в 15-30 минут.
Название методики происходит от таймера в форме помидора, который использовал ее создатель, Франческо Чирилло, когда он учился в университете. Эта методика предоставляет возможность регулировать время и ресурсы, необходимые для выполнения задач, и помогает сохранять высокую продуктивность на протяжении всего рабочего дня.
Методика Помодоро проста в использовании и не требует дополнительных инструментов. Для начала работы с этой методикой, вам нужно выбрать задачу, которую вы хотите выполнить в течение следующих 25 минут. Затем запустите таймер и начните работу над задачей. В течение этого времени вы должны сосредоточиться только на ней, не отвлекаясь на другие задачи или уведомления. По истечении 25 минут, вы можете сделать короткий перерыв в 5 минут, а затем продолжить работу с новым циклом.
Заключение
Сохранение личной эффективности - это ключевой аспект работы менеджера проекта. Как ты уже заметил, эти методы в связке позволяют ответить на три вопроса:
1) GTD - Что делаем?
2) Eat That Frog - В какой последовательности и когда?
3) Методики Помодоро - Как делаем?
Но как говорил выше - это не панацея, не бойся экспериментировать и искать свой собственный путь к повышению личной эффективности. Главное, чтобы выбранный метод был удобным для тебя и помогал достигать поставленных целей.