Как контролировать процесс обучения персонала? «Личный кабинет» как инструмент эффективного мониторинга

Академия WakeUP — российская ИТ-компания в сфере EdTech. За свой многолетний опыт работы мы убедились в том, что оценка эффективности обучения сотрудников — одна из ключевых задач любого корпоративного университета и HR-департамента. В прошлом году мы задумались над созданием инструмента, который бы позволил более эффективным образом контролировать обучение. Это привело к созданию внутри нашей программной платформы «Бизнес-симулятор WakeUP» функционала «Личный кабинет лидера проекта».

Компания на рынке EdTech с 2019 года. За это время мы прошли большой путь от продажи онлайн-курсов частным клиентам до разработки целых образовательных программ по направлению soft skills для корпоративного сектора.

Сейчас наш образовательный продукт - это пятиступенчатая система, которая включает:

1) диагностику проблем и формирование точек роста отдельного сотрудника или команды;

2) процесс теоретического обучения в формате бизнес-симулятора и с механикой сторителлинга;

3) воркшопы с бизнес-тренером для практического развития гибких навыков;

4) формирование «проекта изменений» для внедрения в бизнес-среду клиента;

5) финальную диагностику для определения прогресса развития гибких навыков сотрудника или команды.

Результат обучения частного клиента зависит от:

• самого человека,
• качества образовательного продукта (методологии, контента, технологического фундамента продукта),
  
• системы сопровождения обучения.

Результат обучения бизнес-команды зависит от:

• всех сотрудников команды,
• качества образовательного продукта,
  
• системы сопровождения обучения,
  
• управленческого воздействия лидера на команду.
  

На роли лидера сосредоточимся отдельно. Лидер обучения - это собственник, руководитель, HR, либо любой другой сотрудник, ответственный за обучение команды. В прошлом году академия WakeUP серьезно занялась вопросом автоматизации и помощи лидеру в том, чтобы его воздействие на команду во время прохождения обучения было как можно более эффективным.

Основные задачи лидера в том, чтобы:

• все участники его команды завершили обучение в срок,
• обучение было максимально эффективным (в том числе и за счет того, что все участники вовлечены в процесс),
• все полученные навыки были внедрение в реальную бизнес-практику сотрудников.
  

Исходя из этого, мы понимали, что нужен инструмент, в котором в наглядном виде будут отражены:

• прогресс обучения всей команды и каждого отдельно взятого сотрудника,
• точка А (каких компетенций изначально было недостаточно),
  
• точка Б (к чему пришла команда по итогам обучения, итоговый результат),
  
• план-график мероприятий с конкретными датами и дедлайнами,
  
• кто из сотрудников остановился в прохождении обучения и не идет дальше,
  
• все материалы обучения, собранные в едином месте.
  

Видя всю картину целиком, лидер смог бы уже оценить эффективность обучения, адресно обратиться к отстающему сотруднику (ускорить или помочь ему).

Также при возникновении ситуации, когда несколько команд под руководством одного человека одновременно проходят разные образовательные программы, лидер смог бы видеть динамику обучения всех групп в едином интерфейсе и не переключаться между сервисами, чатами и платформами.

Таким образом, нужно было создать бесшовное (с пользовательской точки зрения) и единое хранилище данных об обучении команды для её лидера.

Всё это привело нас к разработке «Личного кабинета лидера проекта» (далее, «Личный кабинет»), создание которого помогло не только решить всё вышеописанные задачи, но и еще:

• визуализировать наш образовательный процесс,
• улучшить процесс сопровождения обучения (до этого момента много операций по сопровождению осуществлялось в ручном режиме, а это так или иначе человеческий фактор, который иногда приводил к ошибкам).
  

Разработка составила около 2 месяцев. Это была нелегкая и амбициозная задача: нужно было продумать логику работы и разработать весь бизнес-процесс с нуля. Первое с чего мы начали - прототипирование. Перед тем, как мы добрались до итогового варианта у нас было 6 итераций работы над прототипом.

Нам кажется, что «Личный кабинет» — это серьезный шаг в повышении качества нашего образовательного продукта.

Пользователь с ролью лидера проекта в основном интерфейсе «Бизнес-симулятора WakeUP» видит 2 вкладки: «Я лидирую» и «Завершенные проекты».

Лидеру доступен список проектов, которые он контролирует. В списке по каждому проекту он видит:

• название интенсива,
  
• прогресс-бар, в котором указаны даты образовательной программы и который заполняется в зависимости от хронологии дат и этапа обучения,
• текущий этап обучения,
  
• дата, до которой будет длиться этап.
  

Внутри образовательного проекта отражена вся информация об образовательной программе, а именно:

• дата запуска того или иного этапа ,

• ссылки на чаты с командой и кураторами академии,
  

• информация о времени и дате ближайших образовательных мероприятий,

• информация об этапах образовательной программы.

Рассмотрим, как раскрыты конкретные этапы образовательного продукта внутри «Личного кабинета».

Этап 1 - «Первичная диагностика»

Лидер видит актуальную информацию о результатах диагностики всех участников. Это отражено:

• подсветкой иконок выполнения задания напротив каждого участника,
• в виде прогресс-бара, который отражает общий прогресс тестирования команды.

После того как вся группа прошла диагностику, в «Личном кабинете» становятся доступными результаты, в которых зафиксирована степень развития тех или иных навыков soft skills. Результат отображается в виде «диаграммы-паутинки» с детализацией. Ниже дается расшифровка с градациями: «Ниже среднего», «Средний», «Выше среднего».

Результаты диагностики дополняются расширенным отчетом от бизнес-экспертов академии. Расширенный отчет - это отдельный документ, который поясняет, на что влияет та или иная компетенция, как это связано с уровнем развития корпоративной культуры компании, бизнес-целями, а также какие компетенции нужно развивать.

Этап 2 - «Онлайн-интенсив»

В рамках образовательного модуля каждый обучающийся изучает теоретический материал и делает задания на платформе. После этого команда закрепляет полученные знания с бизнес-тренером в ходе воркшопа.

Лидер четко понимает и контролирует ситуацию: когда проводятся воркшопы, кто из обучающихся завершил теоретическую часть и с каким результатом.

Лидеру доступны все материалы, которые даются в ходе прохождения обучения:

• запись воркшопа,
• ссылка на дашборд проекта изменений,
• выводы бизнес-тренера по итогам воркшопа.

Итогом работы этапа «Онлайн-интенсив» становится:

• проект изменений, который сформировала команда,
• рекомендательное письмо от бизнес-тренера по дальнейшей работе с командой

Этап 3 - «Внедрение проекта изменений»

Каждые две недели участники команды дают обратную связь о том, как реализуется проект изменений. Лидер видит статистику по 2 показателям:

• вовлеченность участников,
• процент внедрения.
  

Этап 4 - «Повторная диагностика»

Интерфейс этого этапа совпадает с интерфейсом первичной диагностики. В результате формируется еще один отчет, который отражает:

• результаты первичной и повторной диагностик на едином графике,
• интерпретации, которые показывают, что произошло и как изменилось в рамках образовательного процесса,
  
• рекомендации и выводы бизнес-тренера.

В финале лидер проекта и бизнес-тренер проводят итоговую встречу, на которой последний дает рекомендации по дальнейшей работе с командой.

Этап 5 - «Итоги»

Здесь собираются все материалы по итогам обучения в систематизированном виде. Результирующий документ - рекомендательное письмо.

После этого этапа образовательный проект переходит на стадию «Завершенный», при этом лидер может обратиться к нему в любой момент.

Тот интерфейс, который мы показали в статье, - не окончательный вариант. Модуль находится на стадии развития и совершенствования, сейчас это одна из наших точек роста. В настоящий момент мы заняты тестированием «Личного кабинета», а также собираем референсы от пользователей, партнёров и коллег.

Глобальная цель нашей работы — это сделать дополнительное образование в бизнес-сегменте лучше. Наша команда усиленно работает над тем, чтобы предложить лучший сервис по оценке, изучению и внедрению практик soft skills в повседневную бизнес-жизнь и работу команды.

Если хотите следить за развитием наших программных и образовательных продуктов, то подписывайте на Telegram-канал академии. Канал совсем молодой, поэтому, пожалуйста, поддержите нас, а мы обещаем давать вам ценный и полезный контент.

Давайте меняться вместе с командой WakeUP!