Как организовать мерчендайзинг и простую аналитику продаж с помощью сервиса Google Таблицы, сервиса ЯСкаут и менеджера

Все производители и дистрибьюторы товаров решают по кругу один и тот же наболевший список проблем: наличие товара на полке, его выгодная расстановка, правильные цены и ценники. Анализ “соседей” по полке и базовая аналитика продаж. Себестоимость всего этого несуразно высокая, хотя задачи эти составляют повседневную рутину нашего бизнеса.Традиционно все это обслуживается доисторическими инструментами и чем меньше бизнес, тем меньше окупаемость этих усилий. Эта инструкция как мне удалось существенно снизить косты расходы? и оптимизировать все это при помощи комбинации из сервиса ЯСкаут и Google Таблиц.

Привет! Я Константин Воронов, предприниматель, и у меня есть два собственных бизнеса, производящих и дистрибутирующих продукты: Ореховые пасты и Костные бульоны. Хотя я уже десять лет как генеральный директор, еще до этого я 20 лет айтишник и многое в своем бизнесе я сам изобретал или допиливал доводил до ума. Традиционная головная боль для моего типа бизнеса описана в заголовке - это общее понимание, что происходит с нашими товарами на полках в магазинах. Продажи у нас не очень большие, если брать каждую отдельную точку, но география и число мест, где мы продаемся - значительное, это составляет базовую трудность в отслеживании жизни продукта после того, как он ушел с нашего склада. Мы пробовали искать агентства, предоставляющие услуги мерчендайзинга, пробовали ездить сами, все это пустое. В итоге, мы сдружились с несколькими другими производителями и отправляли фотки с полками товаров друга друга - друг другу. Это тоже костыли. В итоге, я нашел сервис ЯСкаут и с помощью его решил нам вопрос получения фотографий уже в промышленном нормальном виде, но у этого сервиса не было инструмента для анализа, тогда я добавил интеграцию в Google Таблицы и получилась работающая замена обычному мерчендайзингу и аналитике. “мерчендайзинг для бедных”.

Какие проблемы я решаю:

Большие и жирные производители решают все это мерчендайзинговыми агенствами без пыли и головной боли. Когда мы пробовали поступать так же, у нас математика выходила следующая:

Агенство X сделали нам щедрое предложение. Они предложили взять под контроль 50 супермаркетов и гипермаркетов Лента, решая все вышеобозначенные вопросы. За это они просили 52500 рублей ежемесячно без ндс при частоте визитов на точку 4 раза в неделю.

50 локаций * 4 раза в неделю = 200 визитов

52500 / 200 = 262 рубля за визит или 1048 рублей в месяц.

Я полагаю, это действительно щедро, если считать каждый визит. Но если учесть, что это контракт минимум на полгода, то это все повисает на нас тяжелым бременем и решает только поверхностно проблему.

Чтобы все это как-то окупалось, учитывая, что наша маржинальность около 20%, нужно чтобы прибыль в указанных магазинах увеличилась на 262 500 (52500/0.2) то есть, в каждом магазине на 5250 рублей. И это только порог окупаемости использования мерчендайзинга как инструмента. Ничего такого нам не светит.

Описанная выше математика это только полумера. Чтобы нам целостно следить за ситуацией, надо мониторить минимум 600 точек и география должна быть по всей стране.

То есть:

600*4 = 2400 визитов в месяц

2400*262 = 630 000 рублей в месяц? Это нереально.

Реально у меня вышло возможным тратить до 6% от оборота, при условии, что продажи вырастут процентов на 30. То есть, если точка продает на 3-4 тысячи рублей в месяц, то выходит примерно 240 рублей в месяц на точку на мерчендайзинг. Логичное объяснение этой математики дать трудно (слишком много переменных). Это чисто мое управленческое умозаключение, что реально хороший мерчендайзинг может помочь увеличить продажи у маленького производителя примерно на 30%. То есть, при маржинальности 20%, безболезненно потратить на мерчендайзинг можно примерно 6% от оборота (30/5) из 3-4К ежемесячной выручки с точки это примерно 240 рублей в месяц на точку на мерчендайзинг. Запомните эту цифру! (Предложение агентства на мерчендайзинг точки было 1048 р в месяц).

Что мы делали до этого?

Любая закупка дополнительного ПО для мерчендайзинга приводит к удорожанию себестоимости всего мерчендайзинга, поэтому мы делали все это в рамках собственной crm.

583 рубля это скромный подсчет, но даже это дико дорого и реально у нас не было собственного выделенного агента для такой работы - мы просто отправляли в свободное время или попутно одного из своих менеджеров по продажам. Чтобы как то увеличить охват, мы придумали обмен фотками с несколькими другими производителями.

Идея обмена фотками была классная. При визите в точку, где стоит дружеский продукт, мы просто делаем для них фотографии и так же получаем от них. Это очень работающая схема, чтобы понять общий объем проблемы.

Когда мы видели фотографии полки, мы посылали агента только туда, где есть реальная повторяющаяся проблема и какие-то дыры затыкали.

Правда, обмен фотками быстро затух, и в итоге мы просто стали закупать фотографии полок через сервис ЯСкаут. В целом, именно с ним я сумел уже построить полноценное решение “мерчандайзинга для бедных”.

Теперь я получаю фотографию полки по цене 30-50 рублей с локации и могу отправлять агента только туда, куда нужно. Математика мерчендайзинга для моего бизнеса сложилась. В среднем, мы платим 35-40 рублей за каждое фото и заказываем его примерно раз в неделю. Получаеться 120-140 рублей и отдельно, при необходимости, мы планируем визит в точку это еще 583 рубля. Всего выходит 700 рублей в месяц на точку. Правда, теперь математика не складывается так просто. Мы делаем в 4 раза меньше визитов, потому что отправляем агента только туда, где есть повторяющаяся проблема. И в реальности решенная проблема какое-то время не требует повторных визитов. Но зато закупаем мы фотки на приличную сумму, чтобы видеть всю большую картину полок с нашими продуктами. Но периодичность варьируется. В целом, мы пришли к тем самым <240 рублей за точку, что и нужно было, но насколько меньше получится - пока непонятно. Впрочем, как и все еще трудно понять насколько выросли продажи.

Правда, сам ЯСкаут это чисто сервис доставки фотографий. У него нет инструмента аналитики или мерчендайзинга. Чтобы все это работало нормально я сделал простую таблицу на Google Таблицы, куда автоматом вгружаются данные из нашей Crm и куда выгружаются данные с новыми фотографиями из ЯСкаут. Вот как это выглядит. Ссылка на таблицу.

Чтобы все это нормально работало, я сделал несколько собственных формул. В таблице там есть описания. Получилось, что регулярно мы получаем фотографии от ЯСкаут, наш менеджер по продажам проводит их “аудит” и мы имеем полный отчет по точкам в самом общем виде с зеленой или красной отметкой. Когда отметка красная, мы пытаемся туда отправить менеджера.

Получился своеобразный бюджетный мерчендайзинг, но совершенно работающий и окупаемый!