BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать?

Привет! Это блог «Первой Формы». Мы создаём платформу для управления бизнес-процессами, BPM-систему.

В России более-менее знакомы с понятиями CRM и ERP-системы. *Тут у многих пожелтело в глазах, а на фоне возник красный символ «1С». * Аббревиатура BPM ещё не настолько известна. Все три системы помогают бизнесу, но относятся к разным классам и применяются для разных целей. Их часто путают, поэтому сейчас объясним, в чём отличия.

📍 ERP-систему используют для управления, планирования и учёта на производстве.

📍 CRM-система подойдет только для ведения продаж и общения с клиентами.

📍 ВРМ-система автоматизирует бизнес-процесс и сама управляет им. Сама передаёт кому нужно документы на подпись, контролирует сроки, создаёт отчёты и так далее.

С ERP системой BPM интегрируется, а CRM может быть внутри неё.

Стало понятнее? Если нет, сейчас разберём подробнее.

СRM-система автоматизирует работу отделов, связанных с продажами и клиентами. Других бизнес-процессов она не касается.

Например, компания «Тук-тук» – крупнейший дистрибьютор входных дверей в своём регионе – давно отказалась от базы в Excel, и все сделки ведёт в CRM-системе. Там сотрудники «Тук-тук» всегда могут получить полную информацию о клиенте, обработать заявку из любого источника, отправить рассылку об акции, а руководители – проверить KPI отдела и его загруженность.

✅ CRM-система нужна бизнесу любого масштаба. Вести клиентскую базу в Excel и работать по-старинке с ростом компании становится всё опаснее. Допустим, кого-то из сотрудников переманят конкуренты – ничто не помешает ему выгрузить эксельку с клиентской базой.

ERP-система – это идеальное ПО для планирования ресурсов на производстве. Оно помогает ответить на вопросы: «Сколько продукции должно быть выпущено, когда и что для этого нужно?». А ещё учитывает все финансовые транзакции и показывает реальное положение дел в компании.

ERP-системой пользуется завод по производству газировки «Пшшш». В системе они смотрят, сколько сырья ещё надо заказать, как много свободного места осталось на складе, как изменилась себестоимость готового продукта.

✅ В ERP-систему входят разные модули:

Они работают независимо друг от друга.

Любые изменения и доработки проходят как «второе внедрение» – тоже затратно и небыстро.

BPM-система автоматизирует сквозные бизнес-процессы в компании, то есть те, где задействованы разные отделы. К таким процессам относятся:

✅ BPM-система подойдёт компании из любой отрасли, при этом в ней не обязаны работать все подразделения. Бухгалтерия продолжит вести учёт, а склад – оформлять приёмку и перемещение товара в 1С.

✅ BPM-система интегрируется с другими IT-продуктами – с той же 1С, Контур Диадок, СПАРК, геосервисами, мессенджерами. Поэтому руководство сможет посмотреть информацию по любому отделу или выгрузить отчёт без перехода в другое ПО.

✅ В общем, с помощью BPM-системы можно создать единое цифровое пространство для сотрудников. Им не придётся работать сразу в нескольких системах, а рутинные операции будут автоматизированы.

Если штат больше, работа в таких условиях превратится в неуправляемый хаос. Рано или поздно сотрудники закопаются в задачах, бумажный документооборот будет тормозить решение вопросов, сделки начнут срываться и так далее.

Для примера возьмём компанию «ИнТайм» со штатом 50 человек. Сотрудники часто нарушали сроки по договорам, но контролировать этот процесс вручную не могли. Наказание ощутимо било по бюджету – за каждый лишний день назначался штраф в размере 0,1% от суммы контракта. Из-за этого компания ежегодно теряла 1 млн рублей.

Тот же 1 млн рублей они отдали за автоматизацию этого и других процессов в ВРМ-системе. Дедлайны больше не нарушали – затраты полностью окупились в первый же год.

✅ BPM-система внедряется проще и быстрее, чем ERP-система. Как правило, она создается на базе low-code – это способ разработки с минимальным использованием кода, где продукт собирают из готовых базовых модулей.

Поэтому BPM-система заточена на быструю перестройку процессов своими силами, без привлечения разработчиков. А это крайне важно в постоянно меняющейся российской действительности.

Подробнее о гибкости BPM-системы и low-code технологии мы расскажем в следующей статье. Если пропустили, прочитайте наш первый материал из этого цикла – о 7 функциях BPM-системы.