Объясняем по-простому, что такое BPM-система и как она помогает бизнесу

Привет! Это блог «Первой Формы». Мы создаём платформу для управления бизнес-процессами, BPM-систему. Сегодня хотим простыми словами рассказать, что это вообще за ПО и зачем оно нужно.

Представьте рабочий стол типичного руководителя не очень диджитализированной компании из реального сектора. Например, они производят трубы.

За день этот стол заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае – всё отправляют на почту, тогда руководитель разгребает онлайн-завал.

BPM-система всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.

• Регламентировать процесс, автоматизировать его и сделать эффективнее.

Например, раньше в компании «Трубзавод» не было единой процедуры для согласования договора. Черновик отправляли коллегам на почту. Кто-то терял письмо, кто-то долго не отвечал, а потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в копию юриста и нажили серьёзные проблемы.

Когда процесс перевели в BPM-систему, всё изменилось. Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.

Система фиксирует, кто сколько времени потратил на работу и как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в «Трубзаводе» поняли, что одного юриста им мало.

• Сделать работу прозрачной.

В BPM-системе фиксируются ответственные лица и предельные сроки выполнения задач. Теперь никто в «Трубзаводе» не может сложить с себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для клиента за день, а отправил через неделю.

• Экономить время на рутинных задачах.

Иван трудится в отделе продаж «Трубзавода». Раньше он сам составлял план звонков на день, искал в почте письма, чтобы вспомнить историю работы с клиентом, делал пометки, кого и когда надо набрать ещё раз, вручную заполнял коммерческие предложения и договоры.

Часть его обязанностей взяла на себя система. Она напоминает о звонке, хранит всю историю работы с клиентом в одном месте, за пару кликов формирует любой документ с реквизитами из карточки компании. Теперь у Ивана появилось больше времени и сил, чтобы повысить конверсию продаж.

• Выполнять задачи личного ассистента.

ВРМ-система помогает всем сотрудникам «Трубзавода»: напоминает о встречах и дедлайнах, отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с Контур.Фокус менеджер Оксана сразу узнала о начале банкротства подрядчика и не стала продолжать с ним сотрудничество.

• Подсветить важное.

Система действует проактивно – собирает данные и обращает внимание руководителя на «проседания» или приоритеты. На главном экране Анфисы, главы отдела маркетинга в «Трубзаводе», расположен дашборд с аналитикой по рекламным кампаниям, сравнением плановых и фактических затрат сотрудников, KPI, документами на подпись и личным расписанием.

Наполнение дашбордов отличается в зависимости от роли. Разработчики видят динамику спринта, а HR-специалисты – расписание интервью с кандидатами.

• Создать единое рабочее пространство.

В «Трубзаводе» больше не работают в десятке разных программ, где теряют данные, договорённости и файлы. Сотрудники находятся в единой среде, где получают задачи, ведут документооборот и продажи, общаются с коллегами, проводят видеовстречи. Это ускоряет работу и повышает концентрацию внимания.

• Меняться под внешние обстоятельства.

В BPM-систему можно быстро вносить изменения, не привлекая разработчиков или команду вендора. После двухнедельного обучения сотрудник ИТ-службы «Трубзавода» стал сам заниматься настройками. Когда компания начала активно сотрудничать с самозанятыми, он своими силами перестроил бизнес-процесс.

Это первая мини-статья из серии, где мы рассказываем о BPM-системах и автоматизации бизнес-процессов. Продолжение следует :)