Как снизить отвлечения в команде. Личный опыт 😞

😞Проблема. Каждый менеджер проекта сталкивается с ситуацией, когда в течение рабочего дня поступает множество незапланированных задач. Они требуют срочного внимания – звонки от заказчиков, сообщения в мессенджерах, голосовые, письма в почте. Сотрудники вынуждены отвлекаться от своих текущих дел, чтобы разобраться с новыми запросами.

Ситуация крайне не комфортная: всплывающие задачи постоянно отвлекают, ⬇ продуктивность и вызывают чувство раздражения.

Я тоже периодически выполняю эту роль.

Действовал чаще всего так:

📌 Записал информацию. Это отнимает время, нужно найти место для записи, но иначе информация забудется когда тебя снова отвлекут.

📌 Передал задачу. Кажется, что это хороший вариант, но кто станет жертвой? Обычно это происходит по принципу "кто под руку подвернулся«. Снова хаос, но у других сотрудников - им прилетело то, что они делать не планировали или их пригласили на спонтанную планерку.

Попытки внедрить систему распределения этих задач по принципу: получил задачу - запланируй действие провалились. Многие задачи не требуют действий, а просто содержат информацию для обсуждения, или сразу не понятно на кого поставить задачу.

🙂Решение пришло неожиданно. Мы завели отдельный Telegram-чат — "Вопросы для обсуждения". Теперь, если сотрудник получает вопрос, он не спешит бежать с ним в общий чат, не звонит коллегам и не пытается создать задачу. Он просто отправляет сообщение в этот канал.

Как работает система:

1. Сбор информации. Все незапланированные задачи, вопросы, запросы – всё попадает в один чат.

2. Централизация. Это позволяет всем видеть, какие вопросы поступают и при необходимости дать комментарий.

3. Контекст. В сообщении можно добавить контекст задачи, прикрепить файлы, указать дату и время получения информации.

4. Контроль. На утренних планерках ввели правило обсуждать вопросы, распределять задачи между сотрудниками.

5. Сокращение отвлечений. Сотрудники не дергают никого а просто пересылают или пишут запрос в чат зная что следующим утром на него обратят внимание.

6. Чистка. После того как внесли задачу в планировщик или обсудили - удаляем сообщения вручную. Дополнительно в чате стоит автоудаление сообщений через неделю. Если вопрос не решили - значит уже не актуально.

Преимущества этого подхода:

📌 Повышение продуктивности. Сотрудники меньше отвлекаются.

📌 Улучшение коммуникации. Вся информация собрана в одном месте, что позволяет избежать дублирования и путаницы.

📌 Повышение прозрачности. Все знают, какие вопросы поступают и куда писать если не понятно что делать.

📌 Улучшение планирования. Менеджер проекта может планировать работу не по запросу а по графику.

Конечно, эта система требует определенной дисциплины. Нужно регулярно проверять чат, обсуждать сообщения и трансформировать их в задачи действия. Но, в целом, это очень эффективное и простое решение, которое помогает справиться с незапланированными задачами и сделать работу более организованной и продуктивной.

Ссылка на ТГ канал автора