В феврале этого года в проектной компании “Демер” возникла потребность в кадрах и мы приняли на работу сразу 7 человек. До этого наша численность росла максимум на 4 человека за весь год.
Раньше мы нанимали сотрудников по необходимости и постепенно вводили в должность. В новых обстоятельствах мы не могли уделить каждому сотруднику достаточно времени и подробно рассказывать, как устроены процессы в компании. Прежние процессы при адаптации новых сотрудников перестали работать и мы тратили огромное количество времени на коммуникации. Наставников засыпал шквал сообщений в телеграмм, так в пиковый день было до 748 сообщений.
Отдельной проблемой для команды стало совмещение работы новых сотрудников. Они пытались успеть везде, но переоценили свои силы и уволились через месяц. Так образовалась еще и текучка кадров и нам заново пришлось набирать сотрудников, обучать их и самое главное – налаживать процессы адаптации большого количества новых сотрудников.
Как мы справились
Чтобы выйти из замкнутого круга, я изучал опыт других компаний и открытые источники.
Отдельно отметил повторяющиеся сервисы, например, Notion. Чтобы его освоить, вместе с командой смотрели ролики на youtube и купил недорогой курс о его функционале и использовании.
Позже провели мини-исследование среди новых сотрудников о повторяющихся вопросах. На основании ответов сгруппировали вопросы по типам:
- общие информация,
- о компании,
- правила,
- Как все работает,
- режим работы,
- чат-бот для вопросов,
- планфикс,
- программное обеспечение,
- общий чат.
Каждая тема имеет свою структуру, а смежные тематики могут пересекаться между собой.
Выстроили процессы таким образом, чтобы на нового сотрудника сразу не обрушивался шквал информации, а он мог самостоятельно изучать вопрос в удобном темпе.
Также разместили базу знаний и описание процесса проектирования.
Сделали наглядную памятку, в которой прописали наставника по тематике вопросов.
Дальше мы планируем расширять наше рабочее пространство и дополнять его блоками:
- Новости
- График отпусков
- Процесс управления проектной деятельностью
- Доску почета
Также думаю, что на этом мы остановимся, поэтому я закрепили сотрудника, в обязанности которого входит поиск лучших практик применения Notion и интеграции их в работу компании.