Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Тысячи компаний ежедневно открывают двери для новых кадров: здесь и соискатели с богатым опытом за спиной, и молодые кандидаты. Объединяет их одно: каждому предстоит пройти непростой процесс адаптации.

Адаптация начинается с приглашения сотрудника на работу и продолжается до момента, когда он становится эффективным членом организации. Superjob утверждает, что для долгожданного включения в работу новичку необходимо пройти путь длиной до четырех месяцев.

За этот срок сотрудник погружается в ощущение комфортной среды и становится ценным кадром, готовым достигать поставленных целей и покорять новые высоты.

Прежде, чем это случится, сотруднику необходимо пройти несколько этапов становления в новом коллективе. Некоторые из них проходят небезболезненно для психики, ведь людям свойственно переживать за любые перемены в жизни.

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Процесс адаптации - это не только задача HR-менеджера, но и ответственность непосредственного руководителя, который знакомит сотрудников с их ролью в компании.

Кроме того, на индивидуальные сроки адаптации новичка также влияет психологический климат в коллективе и его открытость к появлению новых игроков в команде. В дружелюбной обстановке любые рабочие процессы проходят эффективнее.

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Кроме психологического момента процесс адаптации включает в себя нацеленность сотрудника на развитие в компании.

Так как же ускорить эту самую адаптацию нового сотрудника?

HR-менеджер компании Пуск Милена Зубова поделилась своим опытом:

“Благодаря смарт-процессам в Битрикс24 мы закрываем все важные пункты для эффективной работы новичков с помощью воронки адаптации!”

Автоматизация бизнес-процессов важна для отдела кадров компании, потому что она помогает новому сотруднику принять существующие реалии, а высшему руководству - отслеживать текущую эффективность его работы.

После принятия оффера новый сотрудник проходит многоэтапный путь по воронке адаптации. Она может выглядеть так:

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Для скорейшей адаптации новичка важно соблюдать ряд пунктов. Рассмотрим их подробнее.

Шаг 1 - Знакомство нового сотрудника с компанией

Первым делом необходимо познакомить новобранца со структурой компании и условиями работы, а также провести ознакомительную экскурсию по территории офиса.

Это поможет сотруднику наверняка знать, где можно подкрепиться, а где — провести время для отдыха. Очень важно на берегу договориться о существующих регламентах и относительно дресс-кода.

В компании Пуск вышеперечисленные моменты реализуются с помощью базы знаний в Битрикс24, где собрана подобная важная информация, которая так полезна не только для новичков, но и для штатных сотрудников:

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Кроме того, на портале есть возможность рассказать о новом сотруднике в Welcome-письме, что позволяет ему самопрезентовать себя и заявить о своем бэкграунде и хобби прямо в новостной ленте.

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Важно отметить, что HR-менеджер никогда не забудет о самопрезентации сотрудника - об этом ему напомнит чек-лист в задаче, которая автоматически ставится с помощью робота:

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Шаг 2 - Обучение сотрудника.

Следующий важный этап адаптации для новичка - первичное обучение в виде тренинга или видеокурса об истории компании и ее корпоративной культуре.

Это поможет сотруднику определить для себя стартовые точки соприкосновения с новым работодателем.

Благодаря настройке бизнес-процессов в Битрикс24 открывается возможность автоматической отправки писем с вложением обучающего видеокурса и тестов по знаниям. Такие шаблоны удобны для рассылки сотрудникам любого отдела, потому что это значительно экономит время:

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Важно, чтобы непосредственный руководитель новичка оценивал его hard-скиллы - это позволит выявить точки роста для новичка в начале его пути.

С помощью воронки адаптации в Битрикс24 руководители любых подразделений могут оставлять обратную связь и отзывы о работе новичка, что позволяет оценить его слабые и сильные стороны.

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Шаг 3 - Трудоустройство.

Чтобы новый сотрудник смог быстрее адаптироваться к новым условиям, его важно обеспечить необходимыми инструментами для работы.

С помощью автоматического робота в смарт-процессах можно установить соответствующую задачу и чек-лист со следующими пунктами:

  • выдача техники
  • добавление сотрудника во все встречи
  • создание почты
  • добавление на обучающий портал в лице сотрудника
  • добавление пользователем в Битрикс24 как интранет
  • выдача пропуска и подписание трудового договора.

На этом этапе робот ставит задачу для HR-отдела, бухгалтера и руководителя. Чек-лист выглядит так:

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Шаг 4 - Испытательный срок.

Многие недооценивают период испытательного срока для нового сотрудника, однако всегда быть на подмоге у новичка и анализировать его эмоциональное состояние - это действительно важно.

Сразу после трудоустройства сотрудника на портале автоматически ставится задача на испытательный срок, где будет отображена крайняя дата выполнения заданного процесса. В случае компании Пуск это 2 месяца, во время которых руководители компании проводят примерно 3 рабочих встречи для новичков.

Как мы автоматизировали HR-процесс адаптации нового сотрудника

Установленная дата позволяет усилить дополнительный контроль и не пропустить окончание испытательного срока, по результатам которого новичок получит обратную связь на личной встрече с руководителем и HR компании.

Затем можно поздравить сотрудника и установить для него индивидуальный план развития (ИПР), который отобразится в соответствующей задаче у сотрудника, руководителя и HR. Эта задача позволяет вовремя отследить и проконтролировать сроки выполнения ИПР.

После выполнения ИПР воронку адаптации принято считать завершенной.

***С помощью подобной воронки адаптации в Битрикс24 можно не только автоматизировать текущие задачи для HR-отдела компании, но и посвятить больше времени для общения с новыми сотрудниками в оффлайн-режиме, что так актуально в современном мире.

Для HR-директора важно понимать и анализировать причины, по которым кандидат может не закончить испытательный срок:

  • какие были тревожные сигналы,
  • какую обратную связь оставляли руководители о новичке,
  • какие встречи были проведены и к каким договоренностям на них пришли.

Это позволяет проводить расширенный анализ и улучшать систему адаптации.

Битрикс24 - это не только комплексный инструментарий для взаимодействия с сотрудниками, но и удобный портал для аналитики данных и сводных отчетов компании.

***

А мы, компания Пуск: CRM-интегратор, готовы выстроить бизнес-процессы в HR-отделе вашей компании.

Звоните по номеру: +74999386224 или оставляйте заявку на нашем сайте:

4242 показа
169169 открытий
Начать дискуссию