Переход из таблиц в CRM-систему в турагенстве
«Любимый город» проводит авторские экскурсии по Москве: индивидуальные и групповые туры по пригороду, центру и главным достопримечательностям столицы. С ростом бизнеса возникла потребность в поиске нового решения.
Первое знакомство S2 и турагентства “Любимый город” произошло в феврале 2022 года. Тогда компания протестировала бесплатный 7-дневный период и взяла время “на подумать”. И вот спустя год, в июне 2023, с целью внедрения CRM системы повторно к нам обратилась Ольга - директор турагентства.
Ниша туризма относится к высококонкурентным. Только в одной Москве десятки агентств и сотни туров. Поэтому для таких компаний важно быстро обрабатывать обращения и иметь четко выстроенную воронку продаж.
Ольга поставила перед нами ряд задач, которые она хотела реализовать с помощью функционала CRM:
- настроить карточки туристов и воронки продаж согласно необходимым данным для заполнения;
- сформировать механизм работы со списками туристов на экскурсии.
- оптимизировать работу менеджеров по фиксации в календаре туристов на экскурсии;
- сформировать шаблоны документов внутри CRM-системы;
- построить прозрачную аналитику по продажам и экскурсиям.
Ключевая особенность проекта:
автоматические расчеты билетов и закрытие продаж на экскурсии при выполнении условий. Например, когда заканчивается время или записывается предельное количество человек.
Реализация проекта
Работа с компанией началась с комплексного аудита, на котором мы оцифровали текущие бизнес-процессы, описали запросы и способы их реализации с помощью функционала нашей CRM.
Большим преимуществом стало то, что Ольга за время пробного тестирования системы, изучила базовый функционал. К нам она пришла с полным пониманием, что должно быть в CRM.
Восхитил уровень подготовки и технической осведомленности гендиректора компании “Любимый город”. Она зарегистрировалась в S2 и сама проработала буквально всю логику системы. Понятно, что не так глубоко с автоматизациями, но она спокойно вывела все поля. То есть ей интуитивно система была очень понятна
Этапы работы:
- Настроили карточки клиентов и воронки продаж согласно необходимым данным для заполнения
Разработали в CRM-системе единый справочник по клиентам с возможностью фильтрации и хранения необходимой информации. Теперь все обращения клиентов автоматически фиксируются в единой системе;
Сформировали механизм работы со списками туристов на экскурсии
Для удобства работы гидов на экскурсионном маршруте настроили файл, где собирается вся информация по туристам и произведенным оплатам.
- Оптимизировали работу менеджеров по бронированию экскурсий в календаре
В S2 CRM есть специальный функционал «Календари», который помогает менеджерам не запутаться в датах и времени при записи туриста на экскурсию. В календаре видно, сколько свободных мест осталось на экскурсию, сколько туристов записались, какую сумму каждый их них уже оплатил.
- Настроили аналитику по экскурсиям
В отчете можно посмотреть не только общую аналитику, например, по направлениям или группам (детские, взрослые, индивидуальные), но и конкретно по каждому мероприятию в разрезе план/факт.
Благодаря аналитике, компании стало проще принимать решения — например, какие экскурсии развивать, а от каких отказаться. Также Ольга видит, сколько человек пришло от рекламного поста на экскурсию, а кто - от партнеров “Любимого города”.
- Сформировали шаблоны документов внутри системы
Создали шаблоны для формирования различных типов документов в зависимости от экскурсий.
- Внедрили отчетность по продажам в режиме реального времени
Заказчик раньше использовал для аналитики хорошо продуманную Excel-таблицу. Благодаря этому, нам не составило труда перенести данные в CRM. Внутри системы все данные о продажах сводятся в единый отчёт, который обновляется автоматически в режиме реального времени.
Результаты работы
Руководство получило эффективный инструмент контроля отдела продаж, а менеджеры - удобный инструмент для работы с клиентами. Все процессы стали автоматизированы, а прием заявок упрощен и ускорен.
После сдачи работы с компанией “Любимый город” мы не попрощались.
В течение месяца после закрытия проекта наш проджект-менеджер Ильмира продолжила консультировать руководителя по всем возникающим вопросам. Нам важно не просто настроить CRM, а научить компанию эффективно работать в ней!
Кстати, Ильмира даже посетила одну из экскурсий “Любимого города”. Лично проверила, как система обрабатывает заявки клиентов.
Я записалась на экскурсию через партнерское агентство. Решила через него, чтобы посмотреть как это у нас потом отображается в системе, как заявка падает, как шаблонное сообщение отправляется. Со мной поработали согласно стандартам: и сообщения отправили, и позвонили. А уже в Москве - даже встретили у метро и провели до места. По поводу самой экскурсии - было невероятно интересно! Рекомендую всем, кто собирается в Москву!