Они не работают! Я про нормы списаний в стоматологии

В любом бизнесе есть задачка — знать себестоимость! Стоматологии — не исключение, а чтобы посчитать себестоимость честно и без ошибок, нужно досконально знать «сколько именно расходников было списано, во время приёма пациентов». Так как услуги довольно однотипны, то возникает логичная мысль: «а давайте, мы на каждую услугу составим табличку расходных материалов и против каждой поставим стоимость и сколько списывать». Следующая логичная мысль: «а зачем нам составлять, наверняка кто-то уже составим, и возможно даже опубликовал в интеренете! Сейчас скачаем, адаптируем и будет всё хорошо!»

Так вот! Так не работает. Объясняю почему.

К нам регулярно обращаются руководители стоматологий с желанием купить нормы списания материалов. Когда я спрашиваю: «А зачем вам чужие нормы списания?», то получаю ответ? что-то вроде: «Хотим списывать автоматически, по нормам! У нас не сходятся финансы, нужно знать себестоимость, материал уходит бесконтрольно, не можем найти потери». Иногда отвечают: «Хотим наладить ценообразование, так как работаем „вроде в убыток„».

С чужими нормами главное правило — «Не навреди себе!»

В разных клиниках используется разный материал от разных поставщиков. Безусловно, некоторые материалы, расходники и инструменты представляют из себя аналоги, а некоторые – нет. Номенклатура средней клиники может состоять из десяти тысяч позиций. Допустим, вы получили чьи-то нормы списания — это такая большая таблица, в которой прописано, что каждой услуге соответствует расход материала Х, У и тому подобное в таком-то количестве... У вас, вместо Х и У аналоги Х1 и У1. То есть нужно сопоставить свои 10000 материалов тем, которые прописаны в таблице.

Обычно этим делом занимают одного из докторов клиники. Он должен знать материалы, которые прописаны в чужих нормах. Суметь соотнести материалы, с которыми не работал, со своими. Никто не знает, какой нормальный расход, такой же, как и у наших? Чтобы навести видимый порядок в таблице, может потребоваться несколько недель! Здесь могут начаться трения с исполнителем, и в нашей практике мы это постоянно видим, как на этом этапе начинаются проблемы: появляются ошибки, исполнитель срывает дедлайны. Доверить проверку таблицы на аналоги администратору или старшей сестре — нельзя, они недостаточно хорошо разбираются.

С услугами не легче. В средней клинике их около 300. И в таблице их около 400. И вам, вы таки не поверите, нужно сопоставить все услуги из таблицы с вашими. То есть взять вашу услугу, найти такую же в таблице и переименовать. Тут тоже нужно подключить компетентного доктора.

Работа не столько сложная, сколько нудная. Обычно на ней ломаются все начинания по внедрению норм списания в свою клинику. Но это не самое страшное, самое страшное, что это Сизифов труд. Это вам не поможет, читайте далее почему.

Обычно желание списывать по нормам появляется из-за того, что хочется:

Есть такое понятие — план-факт анализ себестоимости. Он поможет разобраться, кто из докторов неправильно расходует материалы: расходует больше, чем положено по принятой технике; халтурит и использует меньше, из-за чего страдает качество; выносит и так далее. Ещё план-факт необходим, чтобы понять, какие услуги выгоднее для клиники, а какие нет.

Нормы списания — это плановая информация о себестоимости. То есть сколько средний сферический доктор в средней сферической клинике списывает материалов на услугу Х. А вы работаете в вашей клинике, с вашими докторами и хотите знать свою фактическую себестоимость.

Для бизнеса ценно именно сравнение плана и факта.

Допустим, вы достали чьи-то нормы. Успешно переименовали материалы. Даже настроили их в программе. После какого-то процесса материалы списываются автоматически. Стоматолог проводит клиенту операцию Х, а программа автоматически отнимает плановое количество материалов по заранее настроенным формулам. Со стороны кажется, что всё работает. Вы в реальном времени видите, как в программе уменьшаются остатки на складе после каждого клиента. Но это всё фикция. На самом деле вы видите плановый расход, который, на самом деле, может и для другой клиники не работал. Подождите пару недель, проведите инвентаризацию склада, и скорее всего, у вас ничего не сойдётся. Всё что вы видели — это были теоретические списания, плановые показатели, и по ним рассчитывалась плановая себестоимость. А нам нужны-то фактические данные!

Поэтому, если использовать нормы списания, то их нужно только создавать. Чужие образцы и шаблоны норм списаний вам не помогут. На реальных данных появится себестоимость, финансовые отчёты, потери материалов и ценообразование.

В стоматологии себестоимость, конечно же, влияет на ценообразование. В том смысле, что если цена всех услуг ниже себестоимости — вы точно работаете в минус.

Но по нашему 20 летнему опыту автоматизации управленческого учёта и более 10 лет работы со стоматологии, мы можем уверенно утверждать, что дыры в финансах возникают из-за:

Этих данных нельзя увидеть в отчёте по себестоимости, если просто списывать материалы по образцам и шаблонам. Пожирателей прибыли вы сможете разглядеть только при фактическом списании материалов и оцифрованном учёте финансов: ДДС, ОПИУ.

Ценообразование в стоматологии зависит от рыночных факторов: поведения соседей, конкурентных клиник, маркетинга, продукта, чем от реальной себестоимости материалов. Себестоимость, безусловно, вам поможет не работать в минус, вычислять недобросовестных работников, управлять услугами клиники. Но поможет только фактическая себестоимость, а не плановая. Как её рассчитать, читайте далее...

В первую очередь настраиваем учёт материалов.

Фактическое списание материалов — залог правдивой информации во всех отчётов. Чтобы не перегружать докторов детальным списанием каждой десятой грамма материала на каждого клиента, у нас есть хитрый план — списываем на кабинет или врача и по группам. Это не покажет себестоимость приёма каждого «Василия Васильевича», но сколько в среднем тратит доктор А и Б и какая себестоимость услуг Х и У вы увидите. То что нам и нужно!

Используем горизонтальный анализ вместо вертикального. То есть сравниваем списание материалов и ФОТ не с абстрактными нормами из сферических больниц конкурентов, а фактические нормы между своими докторами. Выделяем наиболее экономных докторов, привлекаем наиболее безалаберных.

Дорогостоящие материалы требуют особого внимания. Импланты, виниры, брекеты и тому подобное в чеке весят прилично. Их будем списывать на каждый конкретный приём.

Такая простая стратегия даст ответы на все ваши финансовые вопросы и сократит трудозатраты персонала клиники!

Если было интересно, буду рад вашим лайкам и вопросам, а ещё рекомендую для чтения следующие статьи (откроются на моём блоге):
— Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
— Автоматизируем ценообразование в стоматологии
— Воронка продаж в стоматологии
— Нормы списания материалов в стоматологии фактический опыт
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизируем технологические карты в стоматологии
— Автоматизируем склад в стоматологии