Поток задач: как не сойти с ума и выполнить задуманное?

Наверное каждому из нас знакома ситуация, когда наваливается много различных дел и задач. В такие моменты трудно сконцентрироваться и собраться с мыслями. Порой начинается паника, что ты ничего не успеешь и тому подобное. Здесь выход один — повышение личной эффективности. Для этого существует множество методик, которые каждый должен выбирать индивидуально, под свои особенности (GTD, принцип Парето, выход из зоны комфорта и т.д).

Бытует мнение, что человек, который имеет много задач, работает куда эффективнее других. Но так ли это? Давай попробуем разобраться.

На самом деле, что по своей природе человек имеет лишь ограниченный набор возможностей. Как бы сильно нам не хотелось быть сверхлюдьми — это невозможно. Также, у нас есть ограничения у работы мозга. Даже когда нам кажется, что мы способны в одно время делать несколько дел и анализировать большое количество информации — мы глубоко ошибаемся.

У нас, словно у компьютера, есть память, которая имеет свои лимиты. Превышая эти лимиты, мы начинаем теряться, браться за всё и сразу, либо многое откладываем на потом. Решение есть — нужно уметь улучшать рабочие процессы с тем количеством памяти, которое имеется.

В решении проблем мы стараемся систематизировать работу, так что решили рассмотреть такой метод повышения личной эффективности как Getting Things Done.

Главной идеей GTD является в том, что нужно сохранять огромное количество информации не в голове, а в ином носителе. Таким образом ты и мозг разгрузишь, и сможешь постоянно видеть список незаконченных дел, ничего не забывая.

Чтобы всё работало как надо, необходимо следовать нескольким принципам, на которых и построена данная система тайм-менеджмента:

1. Записывай всё и вся.

Чтобы мозг периодически разгружался, лучше всего вести записи всех своих мыслей, идей и задач на носителе (блокнот, стикеры, телефон, ноутбук). Но помни, что желательно, чтобы это было что-то одно, так удобнее и надёжнее.

2. Старайся выбрать что-то попроще.

Закреплять свои идеи и дела надлежит самым комфортным образом. Кто-то для этих целей любит использовать стикеры, а кто-то - записывать всё в заметки телефона. Постарайся найти что-то своё, чтобы тебе было удобно и приятно вести свои записи.

3. Не забывай о дисциплине.

Во время того, как намечается какая-либо задачка - тут же вноси её в свой носитель, чтобы не забыть. Не вздумай откладывать, так как это может стать причиной того, что ты на всё забьёшь и задача так и останется невыполненной. Вот для этого и нужна самодисциплина.

4. Веди списки.

Одной из самых важнейших частей Getting Things Done - ведение списка дел. От того, в какой сфере ты работаешь, зависит количество пунктов. Для большего удобства, ты можешь подразделить дела на «Первостепенные» (которые нужно выполнить незамедлительно) и «Второстепенные» (с их выполнением можно не торопиться, но и забывать про них не стоит). Далее, ты можешь подразделять все задачи на крупные и мелкие, в зависимости от траты времени, денег и т.п. Все пункты необходимо регулярно перепроверять, отсеивая те, которые ты уже неактуальны (выполнены).

5. Хватит разрываться между делами.

Не давай разуму затуманиться и береги свои нервы, закрывая все задачи одновременно. Не лучше ли просто выделить всю работу на наиболее и наименее важные дела.

6. Добавь файлы

При выполнении задач могут пригодиться различные файлы, ссылки, дополнительные источники информации. Фиксируй всё это там же, где и ведёшь списки дел, чтобы не потерять.

Сначала можно подумать, Getting Things Done — запутанный метод, однако, как показывает практика, это проще простого. Весь процесс идёт двумя этапами:

Этап 1. Сборы информации.

Начни выписывать идеи и дела куда тебе удобно, затем проанализируй их срочность. В ситуации, когда по всем проектам выходят сроки, трудно сохранить спокойствие и действовать рационально. Поэтому, тебе лучше использовать систему GTD, которая позволит тебе разделить работу, постепенно решая все пункты, не теряя нервных клеток.

А вот если ты новичок в Getting Things Done, то тебе придётся потратить много своего времени,так нужно будет выписывать абсолютно все накопленные задачи.

Этап 2. Обрабатывание.

Выдели себе день на то, чтобы разобрать свои заметки. Поставь условие - выполнить все срочные задачи до конца дня, иначе они просто сгорят. Чтобы было проще, на каждое дело задай ряд вопросов:

1. Какова суть этой задачи?

2. Каким образом я могу её выполнить?

3. Какое количество времени я потрачу на её решение?

Ответив на все эти вопросы, ты уже сможешь распределить дела по сегментам: вопросы помогут все задачи разделить на сегменты (минутные дела; задачи, которые можно отложить и т.д).

У большинства пунктов, естественно, есть сроки. При выписывании всех задач не забывай писать и дедлайны. Ты можешь делать это как и в своём носителе, так и в календаре.

Мы с уверенностью можем сказать, что GTD является чем-то большим, чем просто методикой улучшения личной продуктивности. Это как образ жизни: ты всегда спокоен за выполнение своих задач, можешь не беспокоиться о том, что в процессе тронешься умом от большой информационной нагрузки на мозг.

С этой системой всё просто и упорядочено, ты расставляешь приоритеты, отсеиваешь выполненное, закрываешь срочное. Поскольку всё расписано, ты выполняешь всё своевременно и без задержек. Это ли не здорово?!