Wrike vs. Gantt Pro - сравниваем системы управления проектами

Сегодня мы рассмотрим два популярных инструмента для управления проектами: Wrike и Gantt Pro. В проектном управлении общепринятым стандартом является деление проекта на 5 этапов: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение. Давайте рассмотрим все 5 этапов управления проектом и то, как Wrike и Gantt Pro могут на помочь на каждом из них. Чтобы корректно провести сравнительный анализ, мы рассмотрим обе системы в рамках Business-тарифов.

Заведение проектов или старт задачи - ключевой шаг, который определяет эффективность использования системы для управления проектами. Если вносить данные в систему будет неудобно, высока вероятность того, что информация будет застревать в личных записных книжках/таблицах Excel/чатах мессенджеров. Еще одна проблема - часто встречающееся отсутствие регламента заведения задач или проектов в систему: пользователи вносят ту информацию которую считают нужной, вследствие чего данные оказываются неоднородными, их невозможно корректно проанализировать. Также в каждой команде есть тип работы, который можно и нужно автоматизировать (например, еженедельные митинги). Поэтому “точка входа” в систему должна быть максимально простой, стандартизированной и автоматизированной.

Давайте рассмотрим, что нам может предложить Wrike. Одна из наиболее отличительных функций программы это формы запросов. По сути, это анкета или набор вопросов, отвечая на которые, мы заполняем информацию в создаваемой задаче или проекте. Такие формы могут быть внешними, что дает возможность получать информацию даже от тех лиц, которые не зарегистрированы в системе (клиентов, заказчиков, подрядчиков и так далее). Ответы на вопросы распределяются по заранее выбранным полям; также вопросы можно сделать обязательными.

Не менее полезная функция - это прототипы. Прототип - это шаблон задачи или проекта, который можно подстроить под свои нужды (отобразить нужные поля, внести релевантное описание, назначить исполнителей и так далее). Также в качестве прототипа можно сохранить текущий проект или задачу. Как только возникнет необходимость воспроизвести определенный тип работы - можно одним кликом создать задачу или проект из прототипа.

Можно пойти еще дальше и сделать так, чтобы рабочие элементы появились в системе автоматически без участия пользователя. Этого можно добиться, сделав задачу повторяющейся (она будет сама создаваться в системе в указанные сроки с определенной частотой) или привязать создание элемента к какому-либо условию (например, при завершении проекта будет создаваться задача-резюме “усвоенных уроков”).

В Gantt Pro нет форм запросов, соответственно, нет возможности стандартизировать создание задачи и проектов. Чтобы взять в работу информацию от третьего лица, придется либо связаться с ним вне системы, либо сделать его участником аккаунта.

В Gantt Pro есть возможность сохранить проект как шаблон, но то же самое нельзя сделать с задачей. Также, сохранив шаблон проекта один раз, нельзя будет его быстро и удобно скорректировать. Таким образом, создание типовых рабочих элементов в системе становится проблематичным.

Помимо этого, в Gantt Pro нет возможности автоматизировать создание задачи или проектов. Их придется создавать вручную. Это лишает команду возможности воспроизводить целый ряд рабочих сценариев.

Наиболее широко используемый инструмент для визуализации плана работ на временной шкале - это диаграмма Ганта. Она практически одинакова в Wrike и Gantt Pro: помимо репрезентации хронологического порядка задач и проектов, можно просмотреть критический путь, выявить просроченные задачи одним кликом, сравнить текущее положение дел с базовым планом, поделиться диаграммой с внешними стейкхолдерами. Единственным отличием (и преимуществом Gantt Pro) может показаться наличие модуля “загрузки ресурсов”. Однако, в Wrike тоже есть такой модуль, притом, более функциональный - график рабочей загрузки может помочь определить уровень занятости команды в двух проекциях - по сотруднику и по проекту. Также здесь есть очередь задач - контейнер с задачами без исполнителей, которые можно распределить по исполнителям в зависимости от занятости членов команды.

В Wrike есть еще одна функция, которая может помочь в планировании - это Календари. В календаре можно ознакомиться как с таймлайном конкретного проекта, так и проектного портфолио или даже пересечение проектов разных команд.

Диаграмма ГантаГрафик рабочей загрузки

Следующий этап - это непосредственная работа над задачами и проектами. Предлагаем рассмотреть эту область, уделяя особое внимание двум аспектам: персональная работа, и коммуникация внутри системы. Начнем с организации персональной работы сотрудника в Wrike. Здесь у каждого сотрудника есть полноценное рабочее пространство, которое он может организовать по своему желанию: можно прикрепить полезные инструменты, например, панель задач, которая будет помогать выявлять приоритетные задачи, подсвечивать просроченные, собирать задачи, требующие утверждения и так далее.

Безусловно, в данном типе пространства могут находится личные задачи и проекты, но, помимо этого, при помощи тегирования в нем можно собрать все и те общие проекты, которые пользователь хочет иметь под рукой. В закладках можно агрегировать нужные ссылки на внешние источники. Таким образом, личное пространство пользователя Wrike помогает пользователю легко и быстро определить, структурировать и приоритизировать свою часть работы.

В Gantt Pro возможности организации персональной работы сильно ограничены. В распоряжении пользователя есть только вкладка “Мои задачи”, в которой информация о текущих задачах собрана в табличном виде. Здесь невозможно сгруппировать задачи по необходимым параметрам, а также нельзя просмотреть данные о своих проектах.

Безусловно, в системе управления проектами работа не ограничивается личными задачами каждого сотрудника.

Чтобы эффективно выполнять совместную работу, члены команды должны иметь возможность коммуницировать внутри системы. И в Wrike, и в Gantt Pro возможность общения реализована через комментарии - их можно оставлять под задачами и проектами. Но что делать в том случае, если нужно обсудить какой-то конкретный материал или документ, например, презентацию продукта для отдела маркетинга? В Wrike есть функция добавления примечаний - файл можно открыть в специальном меню, указать на конкретную область внутри него и добавить комментарий к ней. В случае c презентацией для отдела маркетинга, мы можем попросить дизайнера обновить логотип компании.

Более того, если дизайнер не является частью нашей внутренней команды, мы можем отправить ему презентацию на гостевую проверку по email-адресу.

Еще одно преимущество Wrike с точки зрения организации взаимодействия между членами команды - это наличие функции утверждения. Выбранные сотрудники могут утверждать либо отклонять как задачи и проекты, так и отдельные файлы. Утверждение можно привязать как к факту создания задачи/проекта (например, через форму запросов), так и к определенному статусу.

В Gantt Pro общение между пользователями ограничено комментариями.

Предположим, что система по управлению проектами была успешно внедрена в компанию и сотрудники начали ей активно пользоваться. Теперь задача тим лидов и менеджеров - проследить за выполняемой работой, приоритизировать важное и вовремя выявить проблемные места. В этом нам может помочь командный дэшборд. В Wrike вариация дэшборда - панель задач - помогает собрать все задачи и проекты, отфильтрованные по определенному признаку, на одной доске при помощи виджетов. Таким образом, менеджер может проверить, чем сегодня занят каждый член команды, быстро определить просроченные задачи, утвердить или отклонить задачи, ждущие его решения, и многое другое. В панели задач можно легко перейти к карточке конкретной задачи или проекта, а также передвигать элементы из одного виджета в другой, меняя статус или ответственного.

Возможность быстро оценить ход проекта дает вид Аналитика - буквально в один клик можно получить информацию о том, сколько задач выполнено, сколько еще осталось, какова разбивка по статусам у исполнителей задач в этом проекте. Такой вид можно включить как на уровне конкретного проекта, так и целого проектного портфолио.

Один из наиболее мощных инструментов для мониторинга работы - это отчет. В Wrike отчеты бывают двух видов: табличный и графический. На отчет можно подписаться - тогда он будет автоматически приходить на email в указанную дату и время. Также можно послать снимок отчета коллеге или партнеру, не имеющему доступа в Wrike. Все это - полезные дополнения, но главное, что отличает отчеты Wrike от того же функционала Gantt Pro - это кастомизируемость. Отчет Wrike можно сделать на основе выбранных источников, фильтровать, сортировать и группировать по нужным параметрам. В рассмотрение можно включить любые виды данных - параметры задач и проектов, записи учета времени, финансовые показатели. Более того, при помощи вычисляемых полей можно делать математические вычисления, совсем как в Excel. Gantt Pro же предлагает всего два предустановленных типа отчетов - на основе записей учета времени и данных по бюджету. Набор параметров строго определен, его нельзя корректировать. Это существенно сужает круг возможностей менеджера; он не может например, быстро сделать срез по текущим проектам, их статусу и прогрессу.

Когда проект подходит к завершению, может возникнуть вопрос, как поделиться результатами со стейкхолдерами, ведь этих людей часто нет в системе, где проводится работа. У Wrike есть множество инструментов, позволяющих осуществлять обмен данными с незарегистрированными пользователями. В этом видео можно ознакомиться со всем перечнем. В Gantt Pro также есть возможность делиться информацией с внешними пользователями, но они довольно ограничены. Например, не-пользователю нельзя направить готовый документ; в Wrike функция общение по электронной почте с незарегистрированными пользователями позволяет сделать это через обычный комментарий к задаче.

Завершенные проекты и отработанные задачи могут понадобится в будущем - поэтому их следует аккуратно архивировать, чтобы они не мешали текущей работе, но чтобы при этом их можно было легко и быстро найти. Гибкая структура Wrike позволяет создавать неограниченное количество папок, при помощи которых можно организовать удобную систему архивирования. Используя автоматизацию, можно настроить правила, по которым выполненные задачи и проекты будут автоматически передвигаться в архив.

В Gantt Pro архивировать можно только проекты. Кроме того, здесь нет отдельной вкладки “Архив” - архивированные проекты хранятся рядом с текущими, система их просто автоматически отфильтровывает.

Помимо архива, в Wrike можно создать базу знаний и помещать туда “усвоенные уроки” и лучшие практики. Чтобы облечь эту информацию в понятную пользователям форму, можно создать специальные рабочие элементы, используя настраиваемые типы объектов. Эта функциональность позволяет создать кастомизированные объекты наряду с задачами и проектами - им можно дать определенное название и включить в них нужные параметры.

В Gantt Pro хранить базу знаний не получится - интерфейс ригиден и не позволяет вносить изменения в структуру, так что создать область для хранения полезной информации не получится, а встроенная версия не предусмотрена.

В конце концов, завершенный объект (будь то задача или проект) в Wrike можно сделать прототипом. В таком случае, при необходимости его можно будет воспроизвести одним кликом, поменяв даты и ответственного. Как мы обсуждали выше, в Gantt Pro прототипом можно сделать только проект - это менее удобно, ведь повторяющиеся задачи (или настраиваемые типы объектов) встречаются даже чаще, чем проекты.

Таким образом, рассмотрев все этапы проектного управления и возможности систем для работы с каждым из них, мы видим, что Wrike - это инструмент полного цикла, а Gantt Pro функционален только на определенных этапах.

Wrike позволяет стандартизировать заведение проектов, обеспечивая единообразие и однородность данных. Повторяющуюся работу можно создать из прототипов буквально в несколько кликов. Система позволяет удобно организовывать персональную работу для каждого пользователя. Коммуникация не ограничена комментариями, включает в себя работу с прикрепленными файлами, а в беседу можно вовлекать коллег без лицензии. Менеджеры могут отслеживать работу сотрудников при помощи удобных инструментов мониторинга. Проанализировать работу можно при помощи отчетов, которые легко подстраиваются под детальный запрос. Поскольку Wrike - гибкий инструмент, в нем можно реализовать систему архивирования и базу знаний в удобном для команды формате.

Gantt Pro, наоборот, очень “неповоротлив”, когда дело касается гибких настроек и кастомизаций. Структура строго регламентирована и не позволяет распределить рабочие элементы удобным образом - ни для личной работы, ни для хранения общих знаний и выполненных проектов. Проекты и задачи можно создавать только вручную, что влияет на скорость работы. Возможности общения внутри системы ограничены. Отслеживать работу сотрудников на ежедневной основе сложно - для этого даже нет отдельного инструмента внутри системы. Анализ проделанной работы осложняется тем, что отчеты можно создать только из двух шаблонов.

Учитывая, что Wrike и Gantt Pro стоят практически одинаково, мы рекомендуем сделать выбор в пользу большей функциональности и попробовать Wrike. Вы можете самостоятельно ознакомиться с системой, зарегистрировав тестовый аккаунт здесь, или обратиться к эксперту Wrike за дополнительной консультацией, заполнив анкету здесь.