Человек-менеджер с маленьким, но очень гордым опытом
Причина появления пожара банальная - это либо ошибка в оценке задач (недооценили, оказалось ну слишком много подводных камней), либо переоценка сил команды. В итоге в таких случаях приходится делать часть задач впопыхах, чтобы попасть в установленные сроки, а следовательно - появляются баги.
Из-за этого возникает 2 момента:
1. Клиент ждёт к сроку фичи (предположим, что успеваем)
2. Клиент ждёт багфиксы (а вот тут уже не успеваем)
Вот и получается, что приходится либо брать все багфиксы и тормозить разработку фичей (что сорвет сроки), либо вклинивать часть багфиксов в свободное время (что вызовет гнев заказчика, мол мало багов фиксится).
Боюсь, что единственный способ избежать такой ситуации - это как можно раньше дать клиенту понять объем работ, который успевает выполнять команда, а также прозрачно показывать статус работ над багами.
Ну и правильно оценивать силы команды, когда стартует проект или добавляются новые фичи, конечно же :)
Если речь про то, какое ПО используется - то это Jira, в ней отлично настраиваются несколько досок для одного проекта