1С-ЭДО поможет сократить расходы вашей компании Немного новостей и о наболевшем

В июне состоялся Второй Всероссийский Форум ЭДО'2022 «Электронный документооборот. Тренды. Регулирование. Практика».

Организационную поддержку в проведении Форума обеспечивала Ассоциация РОСЭУ (Ассоциация разработчиков и операторов систем электронных услуг) при участии и поддержке крупнейших российских разработчиков и операторов ЭДО. В Форуме принимали участие представители Минэкономики, Минцифры России, ФНС, Федерального казначейства, Федеральной нотариальной палаты, ФСС.

Среди ключевых тем Форума ЭДО были: электронный документооборот в бизнесе, оптимизация бизнес-процессов; особенности внедрения кадрового электронного документооборота в организации; машиночитаемая доверенность, практическое применение и переходный период; форматы электронных документов и многое другое.

Участники Форума в своих выступлениях говорили о том, что на ЭДО переходит, в основном, крупный бизнес, а малый и средний по-прежнему не видит для себя перспектив в этом направлении. Хотя по многочисленным отзывам пользователей, в случае даже с частичной цифровизацией документооборота в компаниях уже за 2-3 года они выходят на окупаемость и начинают приносить прибыль.

В то время как законодатели совместно с представителями Минцифры России продумывают меры, с помощью которых можно принудительно заставить средний и малый бизнес перейти на ЭДО, давайте попробуем разобраться в плюсах и минусах цифровизации документооборота.

Один мой знакомый с юридическим образованием и желанием работать по специальности устроился в отдел документационного обеспечения филиала, скажем так, одной известной государственной организации. Я думала, что нашел человек свое место в жизни: и организация известная, и стабильно работающая, и работа из категории «не грязные мешки таскать».Через 3 месяца мне стали известны подробности работы: «Ну сейчас хорошо работаю, а вот зимой курьером работал, грузил документы в грузовую «Газель», на себе таскал». Спрашиваю, какие документы, а в ответ получаю, что это были исходящие. Как это? XXI век на дворе, а люди исходящие документы с организации мешками развозят? Спрашиваю: а электронного документооборота у вас в организации нет? Отвечает: есть, вот как раз сейчас повысили меня, я им и занимаюсь. Оказывается, сидит мой знакомый в отделе «на входящих», принимает по электронной почте документы и распределяет их по отделам. Вот и весь электронный документооборот в одной конкретно взятой организации. Тратится время сотрудников, велика вероятность ошибки (пресловутый человеческий фактор) и, по итогу, специалист, который мог бы приносить пользу организации, работая по специальности, выполняет, ну даже и не знаю, как назвать то, чем он занимается.

Чтобы не возить ваши бумажные документы с курьером (которому еще и зарплату нужно платить, и больничные, и отпуск оплачивать), не проще ли и надежнее использовать возможность обмена юридически значимыми электронными документами вместо бумажных?

В России система электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами уже давно поддерживается и на законодательном уровне, сформирована нормативно-правовая база для регулирования всех возникающих в данной сфере вопросов.

Можно, игнорируя развитие информационных технологий, продолжать подписывать документы на бумаге, но это долго, бумажные документы занимают место и их долго искать в архиве, под архив нужно отдельное помещение, документы имеют обыкновение теряться или приходить в негодность от пролитых на них чашки кофе или чая. И давайте не забывать о так называемой «бумажной лихорадке» в России, в марте средний ценник пятисотлистовой Svetocopy на торговой интернет-площадке Ozon превысил 1300 рублей и вверг в пучину отчаяния бухгалтеров-ветеранов, которые до этого времени пытались как-то обходить стороной понятие «электронная отчетность».

Тезис про «бумагу в России, которая не принадлежит России» уже сам по себе работает в пользу перехода на систему ЭДО.

Система электронного документооборота означает, что любые операции с электронными документами осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет по защищенным каналам связи с помощью специального программного обеспечения. Получатель принимает документ и, в свою очередь, подписывает его собственной ЭП, а отправитель получает уведомление о подписании документа, значит можно приступать к оговоренным в подписанном документе действиям - отгрузке, оплате и т.д.

Для организации ЭДО значительно упрощает и ускоряет обмен любыми документами с контрагентами (от бухгалтерской "первички" до актов выполненных работ и т.д.).

ЭДО можно настроить как локально, для обмена документами внутри компании, так и для внешнего взаимодействия, включая госструктуры.

Плюсы внедрения электронного документооборота в работу вашей организации:

· сокращение расходов: на курьеров, почтовые пересылки, ведение архивов, распечатку документов - картриджи, бумага, электроэнергия для работы оргтехники и т.д.;

· сокращение времени на обмен документами как с внешними контрагентами, так и между подразделениями одной организации;

· автоматическое заполнение журналов входящей и исходящей документации (а мой знакомый делает это вручную);

· отсутствие проблем, связанных с «человеческим фактором»: ошибки ручного ввода, поиск нужного документа в архиве и пр.;

· возможность согласовывать и подписывать документы из любой точки земного шара с любого гаджета в любое время;

· в системе ЭДО легко контролировать статус документа (отправлен/получен/подписан);

· информация бессрочно хранится в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, значит в любой момент вы легко и быстро можете найти нужный документ, не отправляя никого из сотрудников "помоложе" подышать бумажной пылью;

· и, как итог, повышение эффективности деятельности организации за счет оптимизации бизнес-процессов.

Сервис «1С-ЭДО» уже встроен в типовые конфигурации 1С, для того, чтобы начать использование решения, не потребуется переключение в другие программы или дополнительное скачивание с сайта фирмы-разработчика.

Решение обеспечивает быстрый (за считанные секунды) и качественный обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из 1С:Предприятия, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию «1С-ЭДО».

И не забывайте о том, что с помощью 1С-ЭДО можно обмениваться не только электронными первичными документами, электронными счетами-фактурами и другими учетными документами, но и практически любыми другими документами (например, договорами, актами и др.). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Из преимуществ «1С-ЭДО» перед некоторыми другими системами электронного документооборота можно выделить следующие:

· в «1С-ЭДО» можно использовать сертификат ЭП, выданный абсолютно любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России;

· можно создать несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов ЭДО, а затем с легкостью и без траты лишнего времени настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями;

· можно обмениваться электронными документами между контрагентами-пользователями «1С-ЭДО», даже если они подключены через разных операторов ЭДО (роуминг);

· весь функционал обмена и работы с электронными документами встроен непосредственно в типовые решения 1С и не требует интеграции и выгрузки во внешние модули отправляемых и принимаемых документов;

· «1С-ЭДО» работает, в том числе, и в клиент-серверном режиме – поддерживается любое количество сертификатов и пользователей с правом подписи.

· можно разграничить права доступа к документам: функция подготовки и подписания документов могут быть разделены.

· можете сэкономить время вашего любимого руководителя и отправить ему на подпись электронной подписью документы группой;

· документы можно сортировать по группам с помощью гибкой системы фильтров;

· архив электронных документов является частью программы «1С:Предприятия». Таким образом, в ходе стандартных процедур бэкапов информационной базы вы можете создавать резервную копию электронного архива.

Весь перечисленный функционал поможет крупным компаниям, документооборот которых составляет сотни и тысячи документов в месяц, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Ваши многочисленные филиалы и контрагенты получат все документы без задержек и потерь.

Для компаний малого и среднего бизнеса важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Подключение к 1С-ЭДО осуществляется бесплатно, все входящие электронные сообщения 1С-ЭДО бесплатны.

Если в вашей организации еще не настроена система электронного документооборота, отправляйте заявку на нашем сайте, наши специалисты расскажут более подробно о плюсах ЭДО конкретно для вашей организации. ГК Axelsoft уже более 10 лет предоставляет услуги по автоматизации предприятий самых разных отраслей, наши клиенты уже давно оценили все преимущества «1С-ЭДО» на своих рабочих местах.

1С-ЭДО поможет сократить расходы вашей компании

Система электронного документооборота означает, что любые операции с электронными документами осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Сервис «1С-ЭДО» уже встроен в типовые конфигурации 1С, для того, чтобы начать использование решения, не потребуется переключение в другие программы или дополнительное скачивание с сайта фирмы-разработчика.

Решение обеспечивает быстрый (за считанные секунды) и качественный обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из 1С:Предприятия, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию «1С-ЭДО».