Повестка делового совещания
Деловое общение — неотъемлемая составляющая деятельности руководителя, подразумевающая обсуждение текущих вопросов, обмен информацией, получение обратной связи и выработку единой стратегии действий компании. Это своеобразный инструмент управления бизнесом со строгой этикой поведения и конкретными целями. Принято выделять следующие формы делового общения:
- Деловая беседа — обмен или передача данных о функционировании бизнеса двумя или несколькими сотрудниками.
- Собрание — обсуждение коллективом (обычно с участием начальников подразделений) стратегически важных вопросов.
- Переговоры — процесс с целью заключения значимого для двух сторон договора, контракта, соглашения.
- Дискуссии — групповой метод поиска нестандартных идей для решения проблемы, споров.
Деловые совещания проводят для повышения эффективности рабочих процессов, совместного преодоления трудностей и постановки новых задач для развития бизнеса. Используя специальный сервис для отчетности, вроде Projecto, можно сделать совещания более продуктивными и добиться нужного результата благодаря грамотной организации. Projecto поможет составить повестку совещания, отследить занятость и загрузку подчиненных, руководства. Это удобная система для управления проектами и безопасного хранения данных.
Деловые совещания: цели и задачи
В российских компаниях практикуется еженедельное проведение совещаний-планерок для предоставления отчета о проделанной работе и определения дальнейших планов. Поводом для внепланового собрания может послужить возникновение на предприятии сложной ситуации. Совещание необходимо для передачи информации, оценки ситуации и реакции сотрудников, корректировки действий структурных подразделений, поиска решений.
Такой формат делового общения позволяет развивать и проводить политику компании, отслеживать коллективные результаты, совместно решать поставленные задачи, анализировать деятельность всех отделов. Приоритетными являются стратегические задачи, о выполнении которых отчитываются руководители подразделений.
При должной подготовке и планировании со стороны руководителя совещание будет плодотворным. Необходимо четкое понимание целесообразности проведения собрания, точное определение целей, задач и числа участников, формулирование предмета обсуждения.
Участники мероприятия должны быть оповещены о сути проблемы, поэтому им следует заблаговременно отправить повестку — документ, содержащий следующую информацию:
- тема и цель мероприятия;
- перечень вопросов для обсуждения;
- продолжительность встречи;
- место организации;
- список докладчиков с должностями;
- порядок докладов.
Подготовка к проведению совещания
Зачастую собрания организованы плохо, поэтому не приносят нужного результата. Во многих компаниях они стали обыденными и утратили смысл. Для повышения эффективности совещаний необходимо придерживаться следующих правил:
- составление подробной повестки с указанием целей, этапов мероприятия;
- активное вовлечение сотрудников, распределение участников;
- фокусирование только на важных темах, без лишних эмоций;
- максимально ясные ответы с разъяснениями профессиональных терминов;
- выступление руководства в конце для подведения итогов и независимых суждений.
Классификация деловых совещаний
Собрания различаются в зависимости от:
- направления — административные, общественные, научные и др.
- назначения — выработка решений, постановка и разъяснение задач, подведение итогов и оценка деятельности, оперативные (диспетчерские);
- масштаба и численности — узкие (до 5 сотрудников), расширенные (до 20 участников), представительные;
- частоты проведения — разовые, периодические, на постоянной основе;
- места организации — на выезде, на предприятии.
При тщательном планировании и составлении повестки совещание пройдет успешно и будет эффективным. Однако при возникновении проблемных ситуаций на предприятии требуются оперативные собрания. Тогда руководитель вынужден реагировать незамедлительно, поэтому персонал собирается в срочном порядке.
Форма проведения совещаний также различается:
- Диктаторские — односторонняя коммуникация от лица руководителя с раздачей указаний, быстрым принятием решений, сохранением иерархии.
- Автократичные — предоставление сотрудниками отчета о проделанной работе по спланированной повестке, выяснение актуальных вопросов.
- Сегрегативные — руководитель выбирает определенных сотрудников для доклада.
- Дискуссионные — свободное обсуждение вопросов группой до 15 человек, коллективный поиск решения.
- Произвольные — обсуждение текущих проблем проекта без конкретной повестки и организации.
Ошибки при организации рабочего собрания
Главными ошибками при организации делового совещания являются:
- отсутствие ключевой темы;
- нет предварительного посвящения в суть проблемы;
- разный объем и тематика проблем в плане;
- отступление от повестки и переход к внеплановым вопросам.
Как оформить повестку совещания
Чтобы собрание принесло результат, необходимо следовать четкому плану и уметь правильно расставлять приоритеты. В специализированной программе Projecto есть образцы, которыми можно воспользоваться для оформления повестки дня совещания.
Планируйте свою деятельность и загрузку, отслеживайте занятость сотрудников с помощью бизнес календаря Projecto. Программа позволит отобрать участников для мероприятия, распределить обязанности по подготовке, составить четкий план и определить ключевые цели. В Projecto подготовлен удобный шаблон для проведения коллективных обсуждений, благодаря которому вы сможете делать следующее:
- Формулирование целей и задач совещания.
- Составление четкой повестки.
- Подготовка списка участников.
- Установление продолжительности события.
Projecto поможет сохранить всю полезную информацию о проведенных собраниях, личные дела и планы в одном интерфейсе. Так, в системе будут размещены списки участников, указаны записи документов, перечислены поставленные задачи и сделанные выводы. После успешной интеграции системы Projecto в работу компании вы сможете проводить собрания с максимальной пользой.