Канбан в проекте: применение доски в команде разработчиков

Канбан (с японского 看板 — «вывеска», «табличка») — это визуальное представление задач в режиме реального времени, полная прозрачность рабочих процессов для всех членов команды. Система была изобретена в Японии для регулирования поставок карточками-инструкциями, передаваемыми по линиям производства.

Систему канбан изобрела компания «Тойота» в 1953 году. Автор идеи — инженер-технолог Тайити Оно. Цель — избавление от избыточных товарных запасов и пресечение перепроизводства. Разработанная методика оказалась настолько эффективной, что с 1962 года её использовали на всех заводах компании.

В основу производственной системы легла организация работы в американских супермаркетах. Торговые компании применяли сигналы пустых корзин для сокращения складских остатков. Когда определённый товар заканчивался, делали заказ поставщику. Если спрос увеличивался, заказывали больше товаров, уменьшался — постепенно сокращали объём новых заказов до получения оптимального значения.

Сегодня систему канбан используют практически во всех сферах деятельности: в производстве, торговле, сфере оказания услуг. Особую популярность она получила среди DevOps-команд разработчиков.

• израсходовав материалы, сотрудник возвращает канбан-карточку поставщику (производителю) этих товаров;
• объём новой партии расходных материалов должен соответствовать указанному в карточке количеству;
• нет канбана, т. е. запроса — материалы не производятся;
• произведённые материалы передаются к отправившему запрос вместе с карточкой канбан;
• отправлять бракованные изделия запрещено;
• пока предыдущая карточка не обработана, т. е. запрос находится в ожидании ответа, новые партии товаров не заказывают.

Канбан-карточка используется как документальный запрос поставщику, форма обратной связи и индикатор соответствия между объёмом незавершенной работы и производительностью команды.

Систему канбан связывают с принципом «бережливого производства». Она позволяет оптимизировать все процессы и добиться наилучшего результата деятельности компании. На её основе разработаны методы управления товарными запасами — тарный и карточный канбан.

• карточки отделов и производственных участков отличаются по цветам. В них указывается важная информация. Например, наименование детали, количество, номер цеха и другие сведения;
• карточка перемещается по производству в одной таре с изделиями либо крепится к конкретному товару, если заказ штучный;
• определяются нормативы. Например, на одном рабочем месте может находиться не больше трёх канбан-карточек одновременно;
• упраздняется сопутствующая документация. Канбан-карточки заменяют акты приёма-передачи и другие документы, что облегчает взаимодействие отделов производства.

Для оптимизации процесса складские помещения оптимизируют. Они представляют собой некое подобие конвейера с адресной системой хранения. В результате легко определить текущую стадию работы, быстро найти необходимые товарные позиции.

• снижается избыток продукции, деталей, расходных материалов;
• сокращаются складские площади;
• равномерно распределяется нагрузка между сотрудниками;
• упрощается взаимодействие между отделами;
• конвейерная структура позволяет полностью контролировать производство и прогнозировать объём.

Несмотря на то, что система была разработана в 1953 году, канбан-подход сохраняется до сих пор. Однако в современных технологичных компаниях карточки стали электронными. Их интегрировали в системы ERP — программы планирования ресурсов организации.

Система канбан хорошо внедряется в команды разработчиков программного обеспечения, веб-студий, SEO-агентств. Она позволяет планировать, контролировать и оптимизировать деятельность отдельных команд и всего коллектива. Решает ряд задач, а именно:

• равномерно распределять нагрузки внутри компании;
• не брать дополнительных заданий или привлекать сторонних специалистов при увеличении нагрузки;
• сдавать проекты в срок или близко к дедлайну.

Для визуализации рабочего процесса используют канбан-доску. Это может быть физическая доска со стикерами или виртуальная программа.

Использование системы канбан взаимосвязано с agile-методом — итеративным управление разработкой ПО с непрерывными релизами и налаженной обратной связью с заказчиком. Аналогичным образом контроль за проектами реализуется в других сферах деятельности, например маркетинговых, издательских, PR-компаниях.

• Установите единые правила использования канбан-доски.
• Визуализируйте поток, чтобы видеть структуру реализации проектов.
• Установите объём параллельно выполняемых заданий.
• Контролируйте решение задач, т. е. своевременную смену статуса — движение карточки.
• Регулярно анализируйте результаты, чтобы найти способы оптимизации рабочих процессов.

Японская система позволяет выявить причины задержек, вовремя принять соответствующие меры, чтобы не допустить срыва сроков.

Основная причина внедрения канбан — визуализация всех процессов и простота понимания всеми участниками. Система позволяет не только контролировать команду, но и оперативно реагировать на изменения, эффективно распределять нагрузку на каждого сотрудника.

Доска-канбан представляет собой таблицу, где столбцы — это статусы работы, стоящие перед исполнителями задачи, а колонки — проекты. В самом простом варианте всего три столбца:

• «Запланировано» — отсюда проект начинают свой путь.
• «В работе» — задача находится на исполнении.
• «Выполнено» — проект готов к сдаче заказчику или уже сдан. С этого этапа он может вернуться в доработку.

На практике столбец «В работе» делится на несколько статусов. Чаще всего добавляется этап «Тестирование», а последний столбец делят на два этапа: «На проверке» и «Выполнено».

Крупные организации, ведущие большое количество проектов одновременно, в сочетании с увеличением количества статусов рискуют усложнить систему. От этого она может потерять свою лёгкость и наглядность. В подобных случаях в каждом отделе создаётся своя доска, данные с которой собираются в единой таблице в упрощённом варианте.

В карточке записывают основную информацию. Как правило, это наименование проекта, краткая формулировка задачи, ответственный исполнитель и уровень важности. Присвоение уровня гарантирует, что более срочное задание будет выполняться первым.

Ответственность за смену статуса лежит на исполнителях. Как только их работа завершена и передана дальше по цепочке, сотрудник меняет статус, т. е. «двигает» карточку дальше по доске. В столбце «В работе» должны находиться только актуальные дела.

Количество выполняемых заданий, не должно превышать установленного компанией объёма. Если карточки скапливаются в одном месте, это говорит о повышении нагрузки и необходимости привлечение дополнительных специалистов. Впрочем, это также может свидетельствовать о снижении работоспособности отдельного сотрудника. Пропускную способность команды можно установить опытным путём, проанализировав несколько итераций.

Показатель эффективности работы по потоку Flow Efficiency.

Определяется по формуле:

100 % х активная работа / (активная работа + время ожидания)

Рассмотрим на примере. Фактически выполнение проекта заняло 7 рабочих дней. После выполнения он завис на 2 дня, пока не был переведён в статус исполненных.

Расчёт эффективности по потоку выглядит следующим образом:

100 % x 7 / (7 + 2) = 77,77 %.

Таким образом, простой занял 22,23 % времени. Остаётся выяснить причину и устранить её.

Оценка эффективности по среднему времени

Показатель позволяет определить время, требующееся для решения заданий по формуле:

Общее время работы / число решённых задач

Выявив «эталонное время», можно будет контролировать работоспособность команды. Отклонение показателя в большую сторону сигнализирует о необходимости оптимизации процессов. Если количество дел в разработке растёт, а лимит по объёму на пределе, следует уменьшить время работы над выданными заданиями, если это уместно. В противном случае придётся нанять дополнительных сотрудников либо отказываться от новых заказов.

Показатель по среднему времени можно также использовать для проведения тестов по оптимизации. Он подходит для расчёта цикла итераций, устранения проблем с планированием и правильного распределения нагрузки между сотрудниками.

• простое распределение нагрузки на команду в целом и на отдельных участников в частности;
• лёгкий контроль, гибкое регулирование и планирование объёма работ;
• быстрая адаптация к смене приоритетов и постановке новых задач;
• рост производительности команды, увеличение вовлечённости сотрудников;
• выявление проблемных мест благодаря визуализации процесса.

При канбан-подходе постановка задач выполняется коллективно, тимлид выполняет роль организатора, а не линейного руководителя. Благодаря этому создаётся эффективная и дружная команда с более тесным взаимодействием всех участников. Система управления подходит для организации рабочих процессов при фултайме в офисе, удалённом и гибридном формате.

Систему сложно сразу внедрить в большой коллектив, её стоит масштабировать постепенно. Наибольший эффект канбан даёт командам из 10–15 человек. Если сотрудников значительно больше, то у каждого отдела должна быть своя доска. Впрочем, ключевые статусы проектов можно вынести в объединяющую таблицу.

Канбан-система рассчитана на небольшие промежутки времени, поэтому её не рекомендуют использовать для контроля за длительными проектами. Исключением является деятельность с большим числом задач в течение одного цикла.

В системе Projecto канбан-доска предназначена для руководителя, чтобы он мог оценивать эффективность деятельности команды. Поэтому предусмотрено 3 неизменных статуса:

• запланированные задачи;
• задачи на проверке;
• завершённые задачи.

В карточке указаны наименование проекта, ответственный исполнитель, текущий статус, сроки. Предусмотрены дополнительные статусы, которые обозначаются пиктограммами. При изменении статуса карточка автоматически перемещается по доске.

Пользователи сервиса Projecto могут легко поменять визуальное оформление: вместо канбан-формата установить диаграмму Ганта или календарный график. Можно использовать те инструменты, которые более удобны, моментально визуализируя управление проектами в удобный формат.

--

Источник: официальный канал Projecto на Дзен