Как автоматизировать бизнес за 2 месяца
Ситуация: у вас есть бизнес, вы давно планировали переехать и сейчас все звезды на небе сошлись и вы решили - «Все. Через 2 месяца уезжаю».
А что делать с бизнесом?
Нужно сделать так, чтобы вы могли им управлять удаленно и все работало дальше, а вы смогли спокойно обустраиваться на новом месте.
Что делать
Давайте разделим нашу большую задачу по автоматизации бизнеса на 4 блока:
- Анализ ситуации - как сейчас.
- Разработка структуры, как должно быть.
- Внедрение.
- Анализ и доработка.
Блок 1. Анализ ситуации, как сейчас
- Распишите бизнес-процесс - от получения заявки клиента или закупки материалов и товаров до получения клиентом товара в руки. Так же прописать в данном бизнес-процессе роли руководителя, сотрудников и аутсорса. Задача - нужно на большом пространстве расписать все направления деятельности компании поэтапно, максимально подробно, со всеми нюансами.
- Проанализируйте техническую и программную часть вашего бизнеса. Как устроено взаимодействие с клиентами, система учета товаров, документооборот, учет финансов. Задача - понять, что ведется и можно ли этим пользоваться удаленно, не находясь физически в офисе. Например, если учет ведется в тетрадке, удаленно вы ничего не узнаете.
- Проанализируйте, как ведется коммуникация руководитель - поставщики - сотрудники - клиенты. Задача - понять, как построено общение и насколько она прозрачно внутри компании, то есть руководитель всегда пишет каждому сотруднику отдельно или есть общий канал общения.
- Проанализируйте задачи сотрудников, зоны их отвественности, систему мотивации, инструменты отчетности и контроля. Задача - понять, что люди делают и как отчитываются перед руководителем.
- Определите задачи руководителя, при необходимости провести трекинг задач в течении нескольких дней.
- Выделите список задач руководителя, которые можно делегировать. Измените список задач руководителя, убрав оттуда все, что можно делегировать.
- Разработайте, исходя из анализа проведенного выше, список мероприятий для успешного делегирования, автоматизации. Задача - расписать, что конкретно нужно сделать, в какие сроки и что для этого потребуется.
Блок 2. Разработка структуры, как должно быть.
У нас есть задачи, которые должны остаться у руководителя после всех изменений. Поэтому теперь мы разрабатываем "Как должно быть" в вашей организации.
- Переработайте структуру бизнес-процесса. Задача - переработать структуру так, что бы руководитель не участвовал в процессах физически, только удаленно. То есть, чтобы он не ездил в транспортную компанию за грузами, не работал физически с покупателями в торговом зале итд.
- Распределите новые задачи по текущим сотрудникам, сформируйте новые вакансии при необходимости. Скорее всего, текущих сотрудников вам не хватит. Поэтому нужно понять, кто вам нужен еще и прописать этим должностям задачи.
- Разработайте инструменты отчетности и контроля поставленных задач с учетом новых условий. Задача - сделать так, чтобы руководитель мог видеть, что происходит в бизнесе с помощью программно-технических средств и отчетов сотрудников.
- Разработайте и переработайте должностные инструкции для текущих должностей с учетом планируемых изменений и для новых должностей. Измените системы мотивации при необходимости. Задача - через должностные инструкции (или просто инструкции) дать понимание, что они теперь будут делать, как, в какие сроки и перед кем отчитываться. А так же, как в новых условиях им будет начисляться зарплата.
- Распределите задачи руководителя на ежедневные, еженедельные, ежемесячные. Посмотрете насколько руководитель загружен ежедневно.
- Запланируйте внедрение технических нововведений. Например, в какие сроки будет производиться изменение текущей CRM или когда планируется установка и настройка видеокамер.
- Запланируйте обучения сотрудников. Так как вы даете им новые задачи, то для того, чтобы задачи выполнялись эффективно, необходимо провести обучения.
Блок 3. Внедрение
Задача внедрить все, что запланировали.
- Внедрите и настройте технические нововведения, инструменты контроля и отчетности.
- Разработать инструкции по работе с техническими нововведениями, отчетностью. Зачем? Чтобы было меньше вопросов. Всегда проще сказать посмотри в инструкцию, там все написано, чем объяснять человеку, что делать. А чтобы инструкция была, ее нужно написать.
- Проведите поиск, собеседование и найм нового персонала при необходимости.
- Внедрите новые должностные инструкции. Здесь важно объяснить сотрудникам словами, что они будут делать, как, в какие сроки и перед кем отчитываться. И отвечать на все появляющиеся вопросы. Так же обсудить изменение системы мотивации при необходимости.
- Внедрите инструкции по задачам. Например, есть сложные задачи с нюансами - приемка товара или обзвон клиентов. И мало просто дать инструкции, необходимо объяснить, проговорить нюансы, ответить на вопросы.
- Обучите работе в новых условиях. Проведите общее собрание, расскажите, что теперь ваша команда будет работать по новым условиям, подробно расскажите про взаимодействие коллектива с руководителем. Ну и самое главное, объяснить, что ничего особо не меняется, никто ничего не продает, просто вы работаете по-другому.
Блок 4. Анализ и доработка.
Через пару недель, месяц, посмотреть все ли работает. При необходимости откорректируйте инструкции, проведите собрание с обратной связью от сотрудников.
Теперь можно переезжать
Кажется, вроде, ничего сложного и раз вы уж смогли поставить на ноги свой бизнес, то и автоматизируете его тоже сами. Так-то оно так, но... Когда вы в ежедневной рутине, вам некогда вот этим всем заниматься, вам бизнес делать надо. Поэтому самостоятельно на это уходит около года. Поверьте мне, первый раз ровно столько у меня на это и ушло. От идеи до спокойного отпуска.
Зато второй бизнес я изначально делал с возможностью удаленного управления и поэтому, когда встала задача переехать в другой город, то никаких сложностей не возникло.
Со мной все 4 раздела можно сделать за 2 месяца.
Если вы хотите переехать в другой город или просто хотите меньше работать - напишите мне, помогу 🛟