Оптимизация бизнес-процессов: зачем и как ее проводить

Человеческий фактор – ключевая уязвимость. Если технологические цепочки страдают только из-за внешних причин, бизнес-процессы сбоят по причине личностных и социальных проблем участников. Оптимизация позволяет уменьшить негативное влияние на бизнес.

Однако она не сводится к массовым увольнениям. Более того, сокращение штата возможно лишь в случае, если нагрузка на одного работника не изменяется или в итоге сократится. Задачи оптимизации – в улучшении работы по двум направлениям.

Первое связано с продуктом:

Второе фокусируется на компании:

Чтобы не допустить ошибок, нужно оптимизировать работу в пять шагов.

Даже для компаний-конкурентов такие цели разнятся, поскольку зависят от трех факторов:

Начинающие фирмы и корпорации, коммерческие и завязанные на госзаказ предприятия вынуждены действовать по-разному. В качестве общих целей часто выбирают:

В рамках аудита собственник должен определить слабые места и постараться компенсировать именно их. Для этого на начальном этапе стоит подробно расписать, какие изменения будут считаться успешными.

Для качественной оценки потребуется картирование. В рамках анализа составляют список процессов, после чего каждый детально описывают, руководствуясь вопросами:

Ответы помогут не только выяснить уязвимые места, но и предварительно оценить возможности по улучшению бизнеса.

Чтобы упростить этап, карту процессов иногда оцифровывают и дополняют статистикой, чтобы увидеть изменения в бизнес-цепочках на протяжении длительного временного отрезка. Это позволяет:

Сделать анализ более точным позволяет сравнение с показателями конкурентов в рамках конкретной деловой ниши. Если какие-то параметры сильно уступают, у них наибольший потенциал для роста.

После выявления уязвимостей следует в подробностях расписать, как должна выглядеть процедура в идеале. Например, заменить традиционную работу менеджеров на автоматический сервис, чтобы потенциальные клиенты могли самостоятельно отсматривать, заказывать и оплачивать товар.

Должна получиться такая же карта бизнес-процесса, как на втором шаге, но – работающая безупречно. Даже если не выйдет реализовать ее на практике, это упростит поиск методов и решений для эффективной оптимизации существующих корпоративных процедур.

Нельзя сразу вносить изменения. Это или уничтожит существующие рабочие цепочки, или ухудшит финансовые, производственные показатели. Чтобы избежать рисков, нужно действовать постепенно:

Простое наращивание продаж при сохранении прежних объемов производства приведет к дефициту, обратная же ситуация вызовет дополнительные траты с необходимостью хранить нереализованный товар на складе.

Оптимизация бизнес-процессов – комплексный проект, требующий принятия тактических и стратегических решений. Не стоит рассчитывать на мгновенный или точно соответствующий ожиданиям результат. Малые шаги с анализом изменений на каждом станут залогом успеха!