Выходим за рамки продаж: как организовать работу снабжения в CRM-системе?

Нередко наши клиенты просят организовать в CRM не только работу отдела продаж. Чаще всего мы не беремся за это, так как для таких целей существуют другие решения. Но к нам обратился наш действующий клиент, который оценил удобство работы в amoCRM и хотел с помощью данной системы сделать процесс работы отдела снабжения прозрачным и контролируемым. И мы это реализовали. Делимся неоднозначным опытом.

Основные проблемы, стоящие перед заказчиком – непрозрачный выбор поставщиков и сложность процесса закупки. Выстроенные процессы взаимодействия отдела снабжения с другими отделами просто отсутствовали. От всех отделов непрерывно приходили заявки на закупки, регламенты работы с этими заявками отсутствовали, поэтому отдел снабжения работал в постоянном хаосе, а инициаторы закупок не получали актуальные данные по своим запросам, что вносит хаос в работу всей организации. Осложняло работу отдела то, что у специалистов нет удобной системы, вся работа ведется в EXCEL и 1С. Не самый удобный вариант, согласны?

И вопрос, который интересен топ-менеджменту: по каким критериям выбирается поставщик. База поставщиков небольшая, все закупки совершаются у одних и тех же поставщиков. Но точно ли компания закупает товары лучшего качества по лучшей цене? Ответить на этот вопрос невозможно, информация по закупке отсутствует, увы.

Данный запрос для нас нестандартен (все же CRM – это про продажи и отношения с клиентами), с такими целями внедрения CRM мы столкнулись впервые. Но... Почему бы нет?! Мы решили реализовать этот проект и не зря: новый интересный опыт, который заставил нас взглянуть на CRM с другой стороны, все поставленные перед нами задачи были выполнены, но не без сложностей.

Прежде всего мы настроили воронку, в которой название этапов соответствовали этапам процесса закупки.

Первый вопрос, который у нас возник: как организовать сбор заявок с различных отделов таким образом, чтобы каждая из них была зафиксирована и принималась в работу в минимальные сроки. Как превратить хаос в контролируемый процесс?

Решение было очевидно для нас: мы сделали сайт для сотрудников, где размещена форма оформления заявки на закупку. В принципе, логика такая же как в продажах: если человеку надо что-либо купить, самый привычный вариант – оформить заказ на сайте. Также действует сотрудник организации при закупке чего-либо для производственных нужд. Созданный сайт интегрирован с amoCRM, оставленные заявки передаются в воронку отдела снабжения и распределяются между менеджерами.

Так как мы просто фанаты максимально структурированной работы и обожаем, когда все прозрачно, понятно и разложено по полочкам, мы, конечно же, предложили ввести регламенты по работе с заявками. И это было реализовано. В них прописано, каким образом должно быть оформлено обращение в отдел снабжения, каким образом обрабатывается каждое из обращений, каким образом будет выбираться поставщик и т. д.

Для быстрого онбординга сотрудников в систему мы предоставили инструкции по работе в системе и провели обучение.

В итоге: заявки для отдела снабжения не теряются, выбор подрядчика прозрачен и понятен руководству, хаоса больше нет!

Нас часто спрашивают, рекомендуем ли мы amoCRM для организации работы других отделов, не отдела продаж.

И мы не можем дать однозначный ответ. С одной стороны у нас есть успешный кейс организации такой работы, с другой стороны, мы придерживаемся мнения, что CRM - это для отдела продаж и маркетинга. И лучший вариант организации работы – верно настроенная CRM и интеграция ее с другими ИТ-системами.

Мы получаем большое количество заявок на внедрение CRM-системы для самых разных отделов, но, чаще всего, отказываем. Про то, какую все же систему выбрать, исходя из ваших задач, мы рассказали здесь.