Клиенты жалуются, что до вас невозможно дозвониться?

Любому деловому человеку вряд ли хочется получить репутацию человека, до которого невозможно дозвониться. Пропущенные звонки — это прямой путь к потере новых клиентов и к проблемам по текущим делам: вы можете пропустить звонки, которые не терпят отлагательств.

Оставаться на связи получается не всегда, и вот почему:

Вам поступает настолько много звонков, настолько, что вы физически не справляетесь. Так, в потоке звонков вы можете, например, упустить важного клиента или тратить зря свое время на перезвоны ненужным людям.

Вам часто звонят спамеры, продажники или мошенники. Все эти три категории бывают настолько настырными, что от них тяжело отвязаться. При этом отключать телефон вам нельзя, ведь вы ждете важные звонки от клиентов. В результате вы только раздражаетесь и не можете как следует сосредоточиться на работе.

Вам не всегда удобно отвечать, или вам могут позвонить в нерабочее время. Если ваш телефон недоступен, а новому клиенту нужно, например, срочно получить консультацию. Клиент просто уйдет к другому поставщику.

Это не все причины, по которым до вас не получается дозвониться. Иногда в этом виноваты проблемы со связью. Операторы иногда подводят, поэтому на своем сайте всегда указывайте альтернативные способы связи, например WhatsApp или Telegram аккаунт.

Все операторы облачных АТС предлагают переводить пропущенные звонки отделов продаж и руководителей на секретарей, или голосовую почту. Но как быть если секретари заняты, или нерабочее время? Будем честны, никто не оставляет сообщения на голосовую почту.

Чтобы клиенты всегда могли с вами связаться, вам не обязательно сидеть у телефона 24/7. Есть несколько способов принимать звонки, даже если вы заняты или недоступны.

Самый простой способ — переадресация. Если звонки обычно поступают на ваш телефон, настройте переадресацию на секретаря или помощника. Чтобы он работал эффективнее, выдайте ему заранее список вопросов и ответов. Кто может работать в качестве вашего секретаря?

Продвинутый вариант — робот-автоответчик. Он разбирает речь и быстро реагирует на фразы говорящего. Роботы умеют:

• ответить на базовые вопросы;
• записать на консультацию;
• избавить от спамеров;
• прислать запись и расшифровку разговора.
• Потроллить мошенников, правда иногда они троллят ваших клиентов тоже

Очевидный минус — клиентам сразу очевидно, что с ними говорит робот.

Самый современный вариант — секретарь Маша. Это мобильный помощник, который отвечает на звонки, когда вы заняты или ваш телефон недоступен. В отличие от других мобильных помощников, Маша не робот. На звонки отвечают люди, которым можно заранее настроить скрипт.

Маша помогает:

• защититься от спама и рекламы — она выясняет, откуда идет звонок, и сразу узнает, если до вас пытаются дозвониться спамеры. В итоге до вас доходят только важные звонки;
• не реагировать на звонки с неизвестных номеров — вы можете сразу настроить переадресацию таких звонков на Машу;
• быстро узнать, кто звонил и по какому вопросу — Маша присылает запись и расшифровку разговора. Так вы можете узнать, что вам например звонили из полиции сообщить что окно вашего ролс ройса осталось открытым;
• экономить до нескольких часов в день — Маша возьмет на себя ненужные звонки, а также может помочь вам организовать встречу, создать под нее конференцию в ZOOM и прислать напоминание. Пришлет сводку ваших дел на день утром.

Переадресация подойдет тем, у кого уже есть личный помощник и кому поступает не слишком много вызовов в течение дня. Вы сможете разгрузить себя и при этом не пропустить важный звонок.

Если у вас большой поток спам звонков, лучше обратиться к роботу-автоответчику (вот ссылка на мой обзор роботов на рынке). Роботы в состоянии обработать гораздо больше вызовов, чем человек, и дать консультацию по совсем базовым вопросам.

В случае, если вы хотите, чтобы с клиентами общались люди, присмотритесь к секретарю Маше. Она похожа по логике работы на робота-автоответчика, но на другом конце провода сидят реальные люди, которые помогут с любыми проблемами вам и вашим клиентам.