Как устроен корпоративный мессенджер: что такое бэк-офис и зачем он нужен

Говоря о мессенджерах (корпоративных или публичных), мы представляем себе понятный интерфейс, возможность обмена сообщениями, медиафайлами, звонками. Знаете ли вы, что корпоративные мессенджеры дают еще и широкие возможности по управлению аккаунтами пользователей, чатами и каналами через бэк-офис (панель администрирования)? Регулирование доступа к мессенджеру является также дополнительной страховкой от нежелательной утечки данных компании за ее пределы. Какими возможностями обладает панель управления, как она работает и что дает корпорации, рассказываем и показываем на примере корпоративного мессенджера Frisbee.

Корпоративный мессенджер Frisbee предназначен для крупных компаний и корпораций с большим количеством сотрудников (от одной тысячи подключенных пользователей). Управлять таким количеством пользователей — задача не из простых, которая требует наличия дополнительных инструментов в арсенале системных администраторов и HR-специалистов.

Бэк-офис корпоративного мессенджера Frisbee представляет собой отдельный веб-интерфейс для администрирования платформы, с помощью которого можно создавать аккаунты пользователей вручную или же импортировать заранее подготовленные списки сотрудников. Другими словами, это панель управления всей внутренней “кухней” мессенджера.

На панели администрирования собраны карточки сотрудников компании, которые зарегистрированы в мессенджере, организации (проекты или отделы), где числится работник, а также отображаются созданные пространства (объединяют групповые чаты и участников, относящихся к какому-то проекту, отделу, подразделению) — места общения коллектива.

В публичных мессенджерах сотрудники компании создают чаты стихийно, беспорядочно, сложно отследить, кто имеет доступ в чаты, невозможно управлять чатами после увольнения сотрудников, которые их создавали. Такие аспекты могут повлечь проблемы с доступом к корпоративной информации.

Бэк-офис Frisbee позволяет управлять учетными записями пользователей мессенджера, закрывать доступ к данным уволенным сотрудникам, распределять права и роли сотрудников.

Кроме того, разработчики внедряют дополнительные возможности по добавлению пользователей в мессенджер — автоматизированное взаимодействие с кадровыми системами и AD.

Устанавливая мессенджер на сервер компании, руководитель назначает ответственных работников, которые получат доступ к бэк-офису и всему функционалу системы.

Важным отличием корпоративного мессенджера от публичного является то, что его пользователи — подключенные в специальном порядке сотрудники компании либо партнеры. Пользователей во Frisbee подключают уполномоченные на это работники компании. Такой подход исключает наличие третьих лиц в группах и пространствах мессенджера.

В мессенджере Frisbee пользователи делятся на три группы: суперадминистратор, администратор и сотрудник. Каждая группа выполняет свою роль и наделена определенными правами.

Суперадминистратор

Суперадминистратора в систему приглашает разработчик мессенджера. Происходит это после обращения уполномоченного лица компании, которая установила мессенджер, в службу технической поддержки Frisbee.

Функции суперадминистратора:

• добавление пользователей организации в мессенджер;
• активация и деактивация пользователей в мессенджере;
  
• просмотр информации о пользователе, редактирование данных об организации;
  
• изменение роли пользователей в бэк-офисе - администратор или сотрудник (собственную роль суперадминистратор изменить не может);
  
• определение администратора пользователей бэк-офиса, который будет модерировать работу сотрудников панели управления;
  
• поиск пользователей в списке по ФИО или номеру телефона и фильтрация по принадлежности к пространству, организации, определенному статусу или же в зависимости от того, кем добавлен сотрудник;
  
• доступ к списку пользователей мессенджера и бэк-офиса;
  
• просмотр и поиск во всех разделах бэк-офиса - “Пользователи”, “Пространства”, “Организации” (добавление, удаление, редактирование профилей);
  
• сброс двухфакторной защиты у пользователя;
  
• изменение способа регистрации/входа пользователя в приложение.
  

Администратор

Пользователь бэк-офиса, который назначается суперадминистратором и имеет почти те же права (добавление/удаление участников, присвоение прав и т.д.). Однако администратор не может совершать какие-либо действия по отношению к суперадминистратору.

Функции администратора:

• просмотр списка пользователей;
• поиск пользователей в списке и фильтрация;
  
• добавление новых пользователей: активация и деактивация;
  
• просмотр информации о пользователях;
  
• просмотр и поиск во всех разделах бэк-офиса - “Пользователи”, “Пространства”, “Организации”;
  
• сброс двухфакторной защиты у пользователя;
  
• изменение способа регистрации/входа пользователя в приложение.
  

Сотрудник

Пользователю бэк-офиса со статусом “Сотрудник“ доступен ограниченный функционал по работе с новыми пользователями мессенджера.

Функции сотрудника:

• просмотр списка пользователей;
• добавление новых участников в раздел “Пользователи”: активация и деактивация;
  
• изменение способа регистрации/входа пользователя в приложение.
  

Чтобы обеспечить порядок при добавлении новых пользователей, в профилях сотрудников указаны не только их данные и принадлежность к организации, но и кто инициировал добавление и добавил работника в мессенджер.

Важно отметить, что никто из сотрудников, обладающих расширенными правами пользователя мессенджера, не имеет доступ к перепискам в чатах. Увидеть переписку могут только участники чата. Действия работающих в бэк-офисе пользователей логируются, таким образом компания страхует себя от возможных недобросовестных поступков сотрудников.

• Отсутствие в рабочих переписках посторонних - не сотрудников компании. Пользователей в мессенджер добавляют регламентировано. При появлении нового сотрудника компании ответственный администратор заводит для него аккаунт во Frisbee, указывая ФИО, должность и принадлежность к проекту или отделу.
• Возможность отключать аккаунт сотрудника после его увольнения. После увольнения сотрудника доступ к мессенджеру для него закрывают. Однако переписки с ушедшим сотрудником сохраняются. Таким образом, информация не теряется с уходом работника.
  
• Управление доступом к аккаунтам. С помощью бэк-офиса можно сбросить пароль двухфакторной аутентификации, если пользователь забыл его и хочет ввести новый. При необходимости в бэк-офисе можно оперативно разорвать авторизованные сессии на устройствах пользователя, например, при потере телефона.
  
• Отсутствие привязки чата или канала к конкретному человеку (владельцу). При уходе сотрудника из компании все созданные им чаты и пространства сохраняются, переписка в них остается доступной для всех участников, в том числе недавно подключившихся. Это позволяет сохранить в компании историю работы над конкретными задачами или проектами.
  
• Контроль за управлением мессенджера. Действия пользователей с расширенными правами, которые имеют доступ к панели администрирования Frisbee, логируются на сервере мессенджера.
  

Бэк-офис корпоративного мессенджера - это вспомогательный инструмент, позволяющий грамотно организовать и упорядочить коммуникацию в большой компании со множеством отделов, проектов, подразделений. Какие еще опции, на ваш взгляд, должны присутствовать в функционале панели управления корпоративного мессенджера? Делитесь идеями в комментариях.