Любой владелец бизнеса постоянно стремится к повышению качества обслуживания клиентов. Нельзя отрицать, что постоянное улучшение бизнес-операций играет важную роль в выполнении этой задачи. В зависимости от масштаба бизнеса и его внутренних процессов, заинтересованные стороны могут использовать различные средства для достижения высокого качества работы.
Мы рассмотрим два термина, которые часто используются вместе, когда речь идёт об улучшении бизнеса — управление бизнес-процессами (BPM) и роботизированная автоматизация процессов (RPA).
Из-за схожих целей эти два термина часто путают. Наша цель — максимально точно обозначить различия между RPA и BPA с помощью примеров их применения.
Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?
Mordor Intelligence утверждает, что рынок BPM был оценён в 3,38 млрд долларов в 2019 году и как ожидается, достигнет почти 5 млрд долларов к 2025 году.
BPM направлено на повышение производительности компании путём реорганизации основополагающих процессов. Суть BPM в анализе различных бизнес-сценариев, постоянные улучшения и их оптимизация.
Gartner определяет BPM как дисциплину, которая использует различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения и оптимизации структурированных или неструктурированных бизнес-процессов.
Что включает в себя BPM:
- Определение объёма административных задач, необходимых для управления процессом
- Определение и детализация всех рабочих процессов
- Выявление слабых мест, которые необходимо улучшить и оптимизировать
- Преобразование текущих рабочих процессов в более эффективные
Что такое роботизированная автоматизация процессов (RPA)?
Роботизированная автоматизация процессов — это технология, которая помогает автоматизировать повседневные, повторяющиеся задачи.
RPA может использоваться, как часть стратегии BPM. Если управление бизнес-процессов помогает выявить слабые места в рабочих процессах, то RPA — это техническое решение, которое помогает устранить эти слабые места, взяв на себя трудоёмкие, повторяющиеся задачи.
Следовательно, RPA — это автоматизация бизнес-процессов, а BPM — это определение низкоэффективных процессов и их оптимизация.
Разницу между этими двумя понятиями вы можете увидеть на картинке ниже:
BPM и RPA: 4 варианта использования
Поскольку и RPA, и BPM ориентированы на улучшение процессов и повышение производительности, они отлично дополняют друг друга.
- RPA для правил, а BPM для исключений
RPA — идеальный инструмент для повторяющихся задач, и он работает отлично, когда речь идёт о структурно организованных, основанных на правилах действиях. Но ведь из каждого правила есть исключения и в этих исключениях на помощь приходит BPM.
Например, в процессе приёма на работу нового сотрудника:
В RPA программный робот может столкнуться с отсутствием информации или пустым полем при заполнении данных сотрудника. Программный робот пропустит его, определив, что это исключение и продолжит обработку действий, основанных на правилах.
В BPM некоторые из таких исключений могут быть предварительно определены и смоделированы. Например, если какое-либо поле отсутствует, будет создан бизнес-процесс исключения. Он будет уведомлять заданного пользователя об этом, что поможет быстро обработать исключение вручную.
- RPA в рамках BPM сокращает время выполнения задач
BPM — это процесс определения потока или функции для повышения операционной эффективности. Однако иногда возникают задачи, которые могут замедлить общий темп процесса, с их выполнением лучше справляется RPA.
Например, при адаптации сотрудников:
- HR-команда ищет подходящего кандидата
- Специалист отдела кадров проводит собеседование и заключает договор
- Сотруднику предоставляют более подробную информацию
- Затем его необходимо ввести в систему учёта для расчёта заработной платы.
Последний этап будет наиболее трудоёмким, поскольку все данные будут скопированы и внесены во внешнюю систему учёта. На этом этапе RPA может взять на себя часть задач и значительно ускорить процесс.
- BPM для принятия решений, RPA для поиска
BPM помогает организовать процесс эффективной обработки задач, когда речь идёт о сложных вопросах, а RPA помогает найти эти задачи.
Например, программный робот RPA находит транзакцию, которая выходит за пределы предварительно определённой суммы. Робот идентифицирует этот случай и определяет его как задачу, требующую принятия решений сотрудником.
- BPM и RPA: работа 24/7
Некоторые рабочие процессы без преувеличения могут выполняться 24/7, если объединить RPA и BPM.
Например, обработка заказа не всегда простая процедура, выполняемая всего за 3 шага:
- Ввод данных CRM
- Создание заказа в ERP
- Обработка заказа
На практике часто приходится иметь дело с дополнительными действиями, например, внесение дополнительной информации. Для таких случаев полезно использовать автоматизацию, которая сможет выполнять эти простые процессы, даже если рабочий день ваших сотрудников закончился.
RPA и BPM — вместе лучше
В этой статье мы попытались прояснить, что такое RPA и BPM и как они работают вместе.
Если вы все еще не определились с технологией, подходящей для ваших рабочих процессов, было бы правильным решить проблемы, связанные с потребностями вашего бизнеса и масштабами его деятельности.
Как правило, нет необходимости выбирать между RPA и BPM — лучше всего использовать и то и другое. Это позволяет достичь более продуманной стратегии управления процессами. Она начинается с постановки целей и определения областей автоматизации и заканчивается оценкой результатов и принятием правильных решений в рамках процессов вашей компании.
Сочетание надёжного управления бизнес-процессами, подразумевающего такие инструменты автоматизации, как RPA, будет более чем достаточно для улучшения бизнес-процессов.
Мы в ElectroNeek постоянно стремимся помочь нашим клиентам следовать их тактике BPM и помогаем объединять её с RPA.