RPA и BPM: почему стоит использовать их вместе

Любой владелец бизнеса постоянно стремится к повышению качества обслуживания клиентов. Нельзя отрицать, что постоянное улучшение бизнес-операций играет важную роль в выполнении этой задачи. В зависимости от масштаба бизнеса и его внутренних процессов, заинтересованные стороны могут использовать различные средства для достижения высокого качества работы.

Мы рассмотрим два термина, которые часто используются вместе, когда речь идёт об улучшении бизнеса — управление бизнес-процессами (BPM) и роботизированная автоматизация процессов (RPA).

Из-за схожих целей эти два термина часто путают. Наша цель — максимально точно обозначить различия между RPA и BPA с помощью примеров их применения.

Mordor Intelligence утверждает, что рынок BPM был оценён в 3,38 млрд долларов в 2019 году и как ожидается, достигнет почти 5 млрд долларов к 2025 году.

BPM направлено на повышение производительности компании путём реорганизации основополагающих процессов. Суть BPM в анализе различных бизнес-сценариев, постоянные улучшения и их оптимизация.

Gartner определяет BPM как дисциплину, которая использует различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения и оптимизации структурированных или неструктурированных бизнес-процессов.

Что включает в себя BPM:

Роботизированная автоматизация процессов — это технология, которая помогает автоматизировать повседневные, повторяющиеся задачи.

RPA может использоваться, как часть стратегии BPM. Если управление бизнес-процессов помогает выявить слабые места в рабочих процессах, то RPA — это техническое решение, которое помогает устранить эти слабые места, взяв на себя трудоёмкие, повторяющиеся задачи.

Следовательно, RPA — это автоматизация бизнес-процессов, а BPM — это определение низкоэффективных процессов и их оптимизация.

Разницу между этими двумя понятиями вы можете увидеть на картинке ниже:

Поскольку и RPA, и BPM ориентированы на улучшение процессов и повышение производительности, они отлично дополняют друг друга.

RPA — идеальный инструмент для повторяющихся задач, и он работает отлично, когда речь идёт о структурно организованных, основанных на правилах действиях. Но ведь из каждого правила есть исключения и в этих исключениях на помощь приходит BPM.

Например, в процессе приёма на работу нового сотрудника:

В RPA программный робот может столкнуться с отсутствием информации или пустым полем при заполнении данных сотрудника. Программный робот пропустит его, определив, что это исключение и продолжит обработку действий, основанных на правилах.

В BPM некоторые из таких исключений могут быть предварительно определены и смоделированы. Например, если какое-либо поле отсутствует, будет создан бизнес-процесс исключения. Он будет уведомлять заданного пользователя об этом, что поможет быстро обработать исключение вручную.

BPM — это процесс определения потока или функции для повышения операционной эффективности. Однако иногда возникают задачи, которые могут замедлить общий темп процесса, с их выполнением лучше справляется RPA.

Например, при адаптации сотрудников:

Последний этап будет наиболее трудоёмким, поскольку все данные будут скопированы и внесены во внешнюю систему учёта. На этом этапе RPA может взять на себя часть задач и значительно ускорить процесс.

BPM помогает организовать процесс эффективной обработки задач, когда речь идёт о сложных вопросах, а RPA помогает найти эти задачи.

Например, программный робот RPA находит транзакцию, которая выходит за пределы предварительно определённой суммы. Робот идентифицирует этот случай и определяет его как задачу, требующую принятия решений сотрудником.

Некоторые рабочие процессы без преувеличения могут выполняться 24/7, если объединить RPA и BPM.

Например, обработка заказа не всегда простая процедура, выполняемая всего за 3 шага:

На практике часто приходится иметь дело с дополнительными действиями, например, внесение дополнительной информации. Для таких случаев полезно использовать автоматизацию, которая сможет выполнять эти простые процессы, даже если рабочий день ваших сотрудников закончился.

В этой статье мы попытались прояснить, что такое RPA и BPM и как они работают вместе.

Если вы все еще не определились с технологией, подходящей для ваших рабочих процессов, было бы правильным решить проблемы, связанные с потребностями вашего бизнеса и масштабами его деятельности.

Как правило, нет необходимости выбирать между RPA и BPM — лучше всего использовать и то и другое. Это позволяет достичь более продуманной стратегии управления процессами. Она начинается с постановки целей и определения областей автоматизации и заканчивается оценкой результатов и принятием правильных решений в рамках процессов вашей компании.

Сочетание надёжного управления бизнес-процессами, подразумевающего такие инструменты автоматизации, как RPA, будет более чем достаточно для улучшения бизнес-процессов.

Мы в ElectroNeek постоянно стремимся помочь нашим клиентам следовать их тактике BPM и помогаем объединять её с RPA.

#сервисы #трибуна