ЭДО с самозанятыми
Какие документы используют самозанятые и как оформлять их удаленно
При работе с самозанятыми компания-работодатель больше заинтересована в закрывающих документах, чем исполнитель, ей нужно получать чеки и акты выполненных работ для отчетов в ФНС. Для самозанятых исполнителей достаточно сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить работодателю справку о самозанятости из этого же приложения.Поэтому работодателям бывает проще работать с ИП — они ответственнее подходят к оформлению документов. Но и с самозанятыми можно наладить удобное сотрудничество.
Как обмениваться документами с удаленными сотрудниками
Представим ситуацию: есть компания в Москве, которая занимается грузоперевозками. Она решила запустить рекламу. Компания работает с самозанятыми, поэтому локация исполнителей не имеет значения: копирайтер из Саратова пишет рекламные тексты, дизайнер из Казани — создает креативы, а запускает кампании и собирает аналитику специалист из Воронежа. Как обмениваться документами и подписывать их, когда исполнители находятся далеко?Есть стандартный способ — отправлять документы по почте или курьером. Но это дорого, долго и неудобно для обеих сторон. Посчитаем:
- Печать одного листа А4 —около 10–15 рублей. А таких листов может быть пять, десять и более.tvoedelompr.ruРЕКЛАМАКонкурс «Твоё дело. Молодой предприниматель России»Также мы понимаем, что вряд ли исполнитель сразу побежит в ближайший копицентр, чтобы распечатать и подписать документы. Скорее всего, он сделает это в течение 1–2 дней.
- Согласно данным на сайте Почты России, отправить простое письмо весом до 20г обойдется в 39 рублей, заказное — 70 рублей. Курьером — дороже. Доставка займет от нескольких дней до нескольких недель — и это только в одну сторону. А еще отправление может потеряться или повредиться в дороге, и тогда всё придется начинать заново.
Гораздо более удобный способ, который сэкономит время и деньги — электронный документооборот.
Как работает ЭДО
Чтобы наладить ЭДО, потребуется электронная подпись, которой будут заверяться все документы. Она бывает трех видов:
- Простая. Это бесплатная подпись, потребуется лишь логин и код подтверждения, который высылается на email или номер телефона пользователя.
- Неквалифицированная усиленная. Бесплатная, включает в себя два ключа: подписи и проверки подписи.
- Квалифицированная усиленная. Создается с помощью технологий шифрования, прошедших сертификацию, ключ имеет более высокую степень защиты. Платная, требует установки криптоплагина, за который тоже нужно заплатить. Получить такую подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре, для ИП и юрлиц — в ФНС.
Остается вопрос — как подписать документы электронно? Есть два варианта.
Без использования сервисов ЭДО
В этом случае компания пересылает исполнителю документы через удобный канал связи, например, email или мессенджер, а исполнитель их подписывает. Плюс такого способа — не надо устанавливать специальный сервис и просить сотрудника в нем зарегистрироваться, обмен происходит по привычным каналам связи.Минус в том, что устанавливать какие-то программы все же придется: исполнителю потребуется сервис, чтобы подписать документы прямо в редакторе, а заказчику — чтобы проверить подпись. И не факт, что эти программы будут удобнее и проще, чем сервисы ЭДО.
В чем плюсы использования специализированного сервиса:
- Единая система. Можно отслеживать статус каждого документа и наблюдать за их подписанием в одном месте. Так вы точно ничего не пропустите и не потеряете.
- Экономия ресурсов КДП. Поиск нужных документов в архиве, отправка на подпись и прочие рутинные задачи больше не отнимают время.
- Безопасность. Хранение документов в системе надежнее, чем размещение на внешних сервисах.
- Преимущества для HR-бренда. Наличие сервиса ЭДО позволит вам позиционировать себя как передовую современную компанию, покажет вашу заботу о времени, комфорте и ресурсах сотрудников.
Сервис ЭДО — это удобный и современный способ наладить обмен документами с самозанятыми. При этом важно, чтобы сервис был удобным, простым, имел систему защиты данных и работал со всеми видами документации.
Статья «ни о чем» …. Привели бы примеры сервисов, и расписали более подробно о принципах работы и основных документах с самозанятыми
А какие сервисы поддерживают работу с самозанятыми?