При выполнении каких условий автоматизация с Битрикс24 будет гарантированно работать

Суть проблемы: Битрикс24 условно можно обозначить как достаточно сложный, но очень функциональный программный комплекс, использование возможностей которого очень редко приближается к отметке в 30 - 40 %.

В свою очередь у собственников и лиц, принимающих решения, часто возникают вопросы о том, почему же имея в эксплуатации такой действенный инструмент, он так малоэффективно используется?

Telegram-канал: Бизнес-анализ и автоматизация процессов в Битрикс24

Не будем рассматривать проблемы не качественных внедрений со стороны исполнителей и примитивных потребностей со стороны заказчиков.

Наоборот, предположим, что у заказчика имеется большое желание максимально автоматизировать свой бизнес и он имеет возможность прибегнуть к услугам компетентного интегратора.

Принято считать, что полноценный процесс автоматизации с использованием Битрикс24 может разделяться на такие основные этапы:

● предпроектный анализ (если Битрикс24 уже эксплуатируется, то его может заменить аудит эффективности работы настроенных средств автоматизации);

● подготовка технического задания (разной степени подробности в зависимости от потребностей);

● базовые настройки модуля CRM;

● автоматизация действий в модуле CRM (в первую очередь бизнес - процессов);

● настройки специальных модулей;

● интеграции со сторонними сервисами;

● обучение пользователей и техническое сопровождение.

Но наличие всех указанных составляющих, как показывает практика, еще не является гарантией достижения желаемого результата. А что же тогда может гарантировать такой результат?

При прочих равных условиях предложенных для внедрения Битрикс24, для достижения успеха необходимы как минимум следующие составляющие.

Автоматизация не может быть внедрена сама по себе, в отрыве от процессов. Поэтому именно процессная модель должна лечь в основу этой работы.

При описание процессной модели должна быть разработана концептуальная архитектурная схема автоматизации, отвечающая на следующие вопросы:

● какие процессы необходимо автоматизировать для достижения целей бизнеса?

● какие данные необходимо накапливать, структурировать и анализировать для понимания процессов?

● какие информационные системы и технологии необходимы для обеспечения процессов и сбора данных?

Правильно подобранное архитектурное решение и описание текущего и будущего состояния обеспечивает соответствие ожиданий заказчика от внедрения автоматизации реально полученным результатам.

Процессный способ управления – это подход, который направлен на организацию системы управления на основании бизнес-процессов, которые задействуют все аспекты работы предприятия в целом. Такой подход основан на делегирования ответственности и полномочий исполнителям отдельных действий в выстроенных процессах.

В свою очередь процессно – ориентированной компанией является предприятие, в котором структура, управление и измерение эффективности деятельности построены вокруг основных и вспомогательных бизнес-процессов.

Процессная организация представляет собой надстройку над традиционной организационной структурой, и призвана усилить нацеленность на потребителя и на выполнение процессов.

Функциональные обязанности работника определяют цель его работы, а должностные – средства для достижения этой цели.

То есть функциональными обязанностями является выполнение работы по занимаемой должности в соответствии со штатным расписанием. А в должностных обязанностях указаны конкретные действия, которые работник должен выполнять, чтобы исполнить свои функции и достичь поставленные перед ним цели.

Исходя из указанного, для достижения общих целей автоматизации процессов работодателя, работнику должно быть вменено в обязанность участвовать в причастных к занимаемой им должности процессах и выполнять предусмотренные функции.

Для полноценного выполнения работниками своих должностных и функциональных обязанностей в процессной системе управления, они должны быть обеспечены автоматизированными рабочими местами.

Такие рабочие места создаются в специализированных информационных системах (Битрикс24, 1С и др.), в которых для полноценной работы должны быть настроены интерфейсы, роли и права доступа, соответствующие каждой должности.

Работа по выполнению процессных действий на автоматизированном рабочем месте предполагает их унификацию и стандартизацию.

Это достигается путем обучения работников и подготовки для них пользовательских регламентов, в которых подробно указано что и на каком этапе процесса необходимо выполнять.

Результатом внедренного автоматизированного процессного управления, в том числе, будет являться накопленная база разносторонних данных о деятельности компании.

Для измерения эффективности работы в целом такие данные подлежат структурированию и анализу.

А сам анализ возможно осуществить путем вывода и обработки накопленных данных в пользовательских отчетах, с их визуализацией на отдельных дашбордах (панелях ключевых показателей) и комплексно в BI-системах.

После анализа отчетной информации руководство получает реальные рычаги для контроля показателей и принятия управленческих решений.

Если заказчику не предлагается указанный способ внедрения, то следующие регалии интегратора типа:

● его партнерский статус - золотой / яхонтовый / другого цвета;

● количества внедрений и кейсов - сто пятьсот и более;

● место в рейтинге партнеров - первое место в третей сотне или даже выше;

● другие преимущества (необходимое подчеркнуть)

не имеют существенного значения.

Если же все вышеуказанные составляющие внедрения декларируется интегратором, то в его штате необходимо иметь компетентных специалистов для достижения рассмотренного гарантированного результата.