Что делать, если компания тратит время и деньги на разработку корпоративного шаблона в надежде, что презентации будут классными, а сотрудники станут чуть-чуть дизайнерами. Но оказывается, шаблон — это не волшебная таблетка, которая спасает от слайдов в стиле нулевых. Рассказывает студия презентаций The Preza.
Ожидание: для чего обычно нужен шаблон
К нам в ThePreza часто обращаются за корпоративных презентаций. Запросы от бизнеса примерно одни и те же:
- «Хотим сделать коммуникацию единообразной». Без шаблона каждый сотрудник делает слайды по-своему: у кого-то цветочки, у кого-то мемы, у кого-то семь абзацев текста.
- «Хотим делать презентации быстрее». Сейчас сейлз собирает слайды два дня, а нужно полчаса.
- «Наши презентации выглядят плохо». Может, шаблон есть, но он морально устарел.
Кажется, что с шаблоном жизнь наладится, процессы ускорятся, а презентации станут как у Apple.
Реальность: почему шаблон не работает
Не учитывает специфику компании.
Дизайнер берется за задачу и предлагает универсальный шаблон: обложка, заголовок и картинка, заголовок и буллиты, заголовок и диаграмма…
Сотрудник открывает шаблон и понимает, что для его случая здесь нет слайда. Например, HR делает презентацию для тренинга и ему нужен слайд-анонс следующего модуля или слайд-перебивка, чтобы объявить кофе-брейк. Или же сейлз хочет показать схему работы продукта. Если слайда, который отвечает запросу, нет, то сотрудник придумает его сам.
Не бывает универсального набора слайдов. Работает только включенность команды и адаптация под их запросы.
Шаблон слишком сложный.
Бывают шаблоны, которые сделаны для других дизайнеров — чтобы они могли быстро собрать корпоративные слайды. А бывают шаблоны для сотрудников, не дизайнеров.
Если автор шаблона не знает, кто будет пользоваться результатом, есть шанс, что шаблон окажется слишком сложным для работы. Сотрудники не справятся с предложенным стилем и продолжат делать как делали раньше.
У дизайнера всегда есть соблазн придумать что-то эдакое, но важно сделать шаблон для реальной жизни, а не для красивого кейса на Behance.
Как сделать так, чтобы шаблон работал
1. Бриф команды и анализ их презентаций.
Перед стартом мы спрашиваем у заказчика:
- зачем им нужен шаблон,
- кто будет с ним работать,
- какие проблемы есть сейчас при работе со слайдами,
- кому чаще всего показываются презентации и в каком формате.
Иногда клиент хочет увидеть в качестве результата «что-то креативное», но с готовым шаблоном будут работать менеджеры по работе с клиентами, у которых нет времени и навыков для креатива. Тогда мы показываем примеры, что могут сделать сотрудники сами, а для чего нужно привлекать дизайнера.
Также мы просим прислать несколько текущих типовых презентаций — то, что компания создает и показывает чаще всего. Обычно это сейлз-презентации, но также это бывают слайды для обучений или презентации-отчеты.
2. Создание списка слайдов, которые необходимы команде.
Мы не предлагаем типовой набор слайдов, а смотрим, что используют сотрудники сейчас и чего им не хватает.
На что обращаем внимание:
- Сколько текста на слайдах и почему так. Если сейчас компания делает слайды, где текста много, то минималистичные слайды с цитатой на весь лист не решат их задачи.
- Какие графики/таблицы/диаграммы используются.
- Используются ли фотографии и иллюстрации, с какой целью.
Cписок слайдов мы обсуждаем с клиентом, спрашиваем, чего еще не хватает. Закладываем, что в процессе появится еще слайды, о которых мы не подумали сразу. Такой список всегда уникален и зависит от задач клиента.
3. Верстка презентации с контентом от клиента.
Следующий этап — верстка слайдов. Мы работаем не с «рыбой», текстом-наполнителем, а с реальным контентом.
Легко делать воображаемые красивые вещи. Например, представлять, что клиент будет писать три слова на слайде и ставить классную иллюстрацию.
Чтобы не попасться на эту удочку, мы работаем с настоящим контентом — с тем, что использует клиент сейчас. Если на слайде «многобукв» — ищем, как сделать его читаемым и удобным. Если огромные таблицы — как представить информацию и не испугать пользователя.
Если у компании есть брендбук, то мы отражаем фирменный стиль в шаблоне. Если нет — предлагаем визуальные решения, шрифты, цвета.
4. Разработка шаблона.
Только после согласования готовых слайдов мы создаем шаблон. Автоматизируем все, что можно, и добавляем инструкции, как с этим работать.
К шаблону мы часто добавляем пример — те самые готовые слайды. Сотрудник может взять не пустой слайд, а уже заполненный — и добавить туда свой контент по аналогии.
5. Обучение.
Когда в команде нет дизайнера, мы предлагаем провести небольшой воркшоп для команды, чтобы рассказать им, как пользоваться шаблоном, на что обращать внимание.
Обычно это не лекция, а практическая встреча, когда участники могут попробовать поработать с шаблоном и задать свои вопросы. На обучении часто выходят неожиданные для дизайнера моменты, которые мы могли не учесть в инструкциях к шаблону. Тогда мы добавляем это в гайд или думаем, как упростить.
Три финальных комментария
- Не стоит ждать с появлением шаблона сотрудники начнут создавать идеальные презентации. Менеджеры — не дизайнеры. Шаблон значительно может упростить процесс и улучшить результат, но это не волшебная таблетка.
Важные слайды мы рекомендуем создавать вместе с дизайнерами, которые оттолкнутся от шаблона и создадут что-то цепляющее.
- Шаблон — это живая структура. Нельзя сделать один шаблон на 10 лет, его нужно трансформировать под команду, новые задачи, визуальные тенденции.
- При этом, конечно, без шаблона обойтись нельзя. Он помогает избежать типовых ошибок, делает вашу компанию узнаваемой, помогает ускорить в несколько раз работу над слайдами. Но важно строить процесс его создания так, чтобы создать по-настоящему рабочий инструмент для сотрудников, а не просто красивые макеты, которые неудобно использовать.