Бизнес-процессы: как описать

Давайте себе представим владельца бизнеса Василия. У него в компании много отделов: продажи, маркетинг, производство, HR-отдел, доставка, склад. Василию нужно эффективно всем этим управлять и предлагать новые решения для развития компании. Причем так, чтобы глубоко не погружаться в операционную деятельность.

И помогают ему в этом бизнес-процессы. Сегодня рассмотрим это понятие, а также выясним, как описывается БП, как с помощью БП оптимизировать работу и масштабироваться.

А если вы уже готовы описывать и автоматизировать рутину, то записывайтесь на нашу закрытую онлайн-экскурсию в системную компанию. Покажем, как это работает в действии, дадим готовый план систематизации вашего бизнеса.

Бизнес-процесс — это цепочка взаимосвязанных действий, направленных на достижение какой-то цели предприятия. Например, каждая компания-производитель закупает сырье, перерабатывает его, изготавливает продукт, упаковывает его и доставляет. Это бизнес-процессы.

Потому что это:

Если один сотрудник выполняет одну задачу, то это этап бизнес-процесса. Но. Если сотруднику кто-то ставит задачу, и кто-то ее принимает, то это полноценный БП.

Они только в совокупности могут привести к желаемому результату.

Существует 3 вида бизнес-процессов: основные, вспомогательные и управляющие. Рассмотрим каждый подробнее.

1. Основные. Это ключевые бизнес-процессы, которые приносят компании прибыль. Для большинства организаций это производство товаров/услуг и продажи.

2. Вспомогательные БП существуют для поддержания эффективности основных процессов. Они могут напрямую не влиять на прибыль и не давать ценности клиенту, их цель — оптимизировать расходы и сделать работу эффективной. К примеру, это HR-процессы, ведение бухгалтерии, доставка и пр.

НО! Обратите внимание, что один бизнес-процесс может быть как основным, так и вспомогательным, в зависимости от ниши и специфики бизнеса. Например, та же доставка для производственной компании будет вспомогательным БП, а для службы доставки — основным.

3. Управляющие, как понятно из названия, нужны для управления основными и вспомогательными БП. Это проработка стратегии, риск-менеджмент и др.

Этап 1: Выделить 3 вида бизнес-процессов

Как мы уже выяснили, есть 3 вида БП: основные, вспомогательные и управляющие. Теперь наша задача выписать все функции, которые выполняются в компании, и разделить на эти 3 категории.

Этап 2: Проверить список бизнес-процессов

Проверьте, чтобы все бизнес-процессы в вашем списке были:

Этап 3: Составить структуру

Чтобы сохранить успешный опыт, нам нужно для каждого бизнес-процесса составить структуру:

Вход — данные/сырье, которые нужны, чтобы стартовать.

Выход — ожидаемый результат БП.

Необходимые ресурсы.

Управляющие воздействия — это инструкции, регламенты или просто общие правила, описывающие, какие действия выполняют сотрудники, чтобы получить результат.

Владелец — это тот, кто управляет БП и несет ответственность за результат. Это не обязательно владелец бизнеса. Владельцем бизнес-процесса «Продажа» будет РОП.

Исполнители.

Критерии оценки — показатели, по которым определяется эффективность. Для БП «Продажи» критериями могут быть: конверсия, средний чек, прибыль и т.д.

Этап 4: Нарисовать схему

Проще всего описать бизнес-процесс в виде блок-схемы. Сначала можете рисовать ее на листе бумаги, а лучше — в любом сервисе для создания mind-карт. Дальше расскажем, какой инструмент позволяет более эффективно работать с бизнес-процессами: добавлять задачи, регламенты, автоматизировать и т.д.

В чем суть описания бизнес-процесса?

Описать действия сотрудников, которые они выполняют для достижения результата с имеющимися ресурсами. Прийти из точки А в точку Б.

Вроде легко. Как на машине приехать из точки А в точку Б? Выехать и прибыть. Но что, если сегодня ремонтируют дорогу? Или колесо прокололи по дороге? Или по пути большая пробка?

Для каждого «если» мы должны придумать «то»: объехать, заменить колесо, подождать. Но так или иначе мы окажемся в точке Б.

Тот же принцип в описании БП

Только мы описываем действия сотрудников от цели к результату.

Ведь оставленная заявка ≠ продажа.

А если клиент возражает? Товара нет в наличии? Клиент негативит? Нам нужно описать в схеме, что нам в этих случаях делать.

Как описать бизнес процесс: пример

Для примера опишем с вами бизнес-процесс обработки заказа в интернет-магазине.

1) Задаем границы.

Вход — это цель, выход — результат.

Мы рассмотрим действия сотрудника с момента поступления заявки от клиента до момента передачи заказа в службу доставки. Задаем границы:

2) Разбиваем на этапы.

В нашем случае это:

3) Добавляем развилки.

Описываем, какие могут возникнуть ситуации, и что должен делать сотрудник.

4) Указываем владельца и исполнителей.

Не указывайте конкретных людей, лучше используйте роль. У нас роль — менеджер по продажам.

Распределять роли можно как удобно. Один сотрудник может выполнять несколько ролей, так же как и несколько сотрудников могут выполнять одну роль.

Людей лучше не указывать, чтобы в будущем можно было легко менять сотрудников или переносить эту схему на другие филиалы или компании.

5) Добавляем к БП инструменты.

Это уже «задача со звездочкой». Чтобы оптимизировать работу мы дополняем нашу схему инструкциями, регламентами, программами и т.д.Например:

Изначально опять же можно работать в mind-карте, а дальше переходить на специальное программное обеспечение с более широким функционалом. Если вы еще выбираете систему для работы, обратите внимание на РУС «Квант».

6) Моделируем остальные БП.

Помним, что БП взаимосвязаны: там, где заканчивается один БП, начинается другой. Когда вы опишете бизнес-процессы установите взаимосвязи, компания станет понятнее.

Мы с вами разобрали самую простую схему описания бизнес-процесса. По необходимости вы можете добавлять больше развилок, точек входа, подпроцессы.

Этап 5: Оптимизировать БП

Многие предприниматели сегодня управляют по принципу «работает - не трогай». И теряют свою прибыль, если где-то что-то не доработано. Поэтому после оптимизации бизнес-процессов переходим к оптимизации. Рассмотрим два метода, которые в этом помогут: "здравый рассудок" и "бережливое производство".

Что нужно сделать:

Цель: сократить долю потерь и работать продуктивнее:

Дальше настраиваем работу так, чтобы бизнес-процессы выполнялись с наименьшим числом задействованных людей. Особенно руководящих позиций. Поэтому:

Большинству предприятий нужно автоматизировать как минимум бухгалтерский учет, общение с клиентами, управление проектами.

Один раз описываем, чтобы в дальнейшем система автоматически формировала и ставила ее сотрудникам раз в день/неделю/месяц. Затем подключаем коммуникатора (человека, который будет контролировать, чтобы задача выполнялась в срок).

В результате вы сможете освободить время и внимание, добиться 100%-го выполнения.

Описать и автоматизировать бизнес-процессы можно в РУС «Квант». Оставляйте заявку на бесплатную онлайн-экскурсию с нашим экспертом и получите готовый план систематизации компании.