Как Google Sheets может помочь вам стать лучшим менеджером проектов?
Если вы ищете эффективный способ управления своим проектом, то эта статья для вас. Мы рассмотрим, что такое проектный менеджмент и как шаблоны Google Sheets могут помочь вам автоматизировать управление проектами. Также мы рассмотрим несколько интересных преднастроенных шаблонов упрощающих работу руководителя проекта.
Проектный менеджмент
Проектный менеджмент — это методология управления проектами, которая включает планирование, организацию, координацию и контроль всех аспектов проекта. Руководитель проекта должен обеспечить выполнение проекта в установленные сроки, бюджет и качество. Это достигается путем использования различных инструментов и технологий, включая средства автоматизации управления проектами.
Автоматизация управления проектами
Автоматизация позволяет руководителю проекта более эффективно использовать свое время и ресурсы. Это также позволяет ему быстро адаптироваться к изменениям в проекте и принимать соответствующие решения. Средства автоматизации управления проектами, такие как шаблоны Google Sheets, помогают проектному менеджеру упростить и ускорить процесс планирования и мониторинга проекта.
Почему Google Sheets?
Шаблоны для управления проектами на базе Google Sheets могут быть полезны для РП по нескольким причинам:
- Удобство использования: Google Sheets предоставляет простой и интуитивно понятный интерфейс, который позволяет легко создавать, редактировать и обновлять таблицы. Это делает использование шаблонов для управления проектами на базе Google Sheets удобным и доступным для руководителя проекта.
- Доступность и совместная работа: Google Sheets позволяет работать с таблицами в режиме реального времени и делиться ими с другими участниками проекта, что обеспечивает доступность и совместную работу над проектом. Руководитель проекта может легко давать доступ к таблице всем участникам проекта, что позволяет им следить за ходом проекта и вносить необходимые изменения.
- Автоматизация: Электронные таблицы позволяют автоматизировать ряд процессов, что может значительно упростить управление проектом. Например, можно создать автоматические уведомления о сроках выполнения задач или автоматически рассчитывать статистические показатели по проекту.
Обзор наиболее функциональных шаблонов
Ниже топ-3 шаблона, отсортированные в порядке возрастания функциональности.
- Первый в нашем списке шаблон от Smartsheet, разработанный для Scrum-проектов— https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mwc8CNnN68KN1YEGnM6i6GWX8nobxM97eFRfUS9H1rs/edit?usp=sharing В шаблоне минимальная автоматизация, но есть преднастроенная диаграмма сгорания и заполняемая вручную диаграмма Ганта. Подходит для ИТ-проектов, выполняемых по Agile.
Далее любопытный шаблон, найденный в одной из статей Forbs Advisor — https://docs.google.com/spreadsheets/d/1gY3Gv_Ap_fHcWO8rXzQ4VvLFe6zodwnhPUDuESJMF4k/copy#gid=0
В этом шаблоне два листа с примерами, но интерес представляет только один из них — “Gantt chart with dependencies”. На этом листе приведен предзаполненный календарный график с задачами, зависимостями, датами начала и окончания, а также автоматически формируемой диаграммой Ганта. Чтобы начать им пользоваться просто добавьте свои задачи, протяните формулы для расчета дат, актуализируйте диапазон условного форматирования для корректного построения диаграммы Ганта, укажите дату начала первой задачи и проставьте зависимости. Из минусов — шаблон не умеет протягивать диаграмму Ганта при переходе задач на следующий месяц. Шаблон можно использовать как для ИТ, так и любого другого рода проектов.
Наиболее функциональный шаблон найдете здесь — https://docs.google.com/spreadsheets/d/1EjHQ19ayhdG-QWn88nkMvglmR1kz1ppxUVxX1eQLXYY/edit?usp=sharing В нем несколько листов: Project Charter, Project Team, Dashboard, Project Schedule и Help. Первый лист является паспортом проекта. Второй содержит список участников команды проекта. Третий, Dashboard, содержит КПЭ проекта, извлеченные из листа Project Schedule. Собственно, лист Project Schedule, где содержится вся начинка шаблона. Help описывает как всем этим пользоваться. Что умеет шаблон:
- формировать двухуровневую декомпозицию работ с подведением итогов в суммарных задачах;
- учитывать три зависимости (окончание-начало, начало-начало и окончание-окончание) между задачами;
- автоматически рассчитывать дату начала и окончания задачи по ее длительности и типу связи с задачей-предшественником;
- рассчитывать затраты и поступления;
- сохранять базовый план для задач;
- автоматически генерировать диаграмму Ганта и диаграмму Ганта с отслеживанием, если сохранен базовый план;
- рассчитывать отклонение текущего плана от базового по длительностям и затратам/поступлениям;
- подставлять нужные формулы скриптом (не нужно протягивать вручную).
Какой выбрать?
Если стоит задача оптимизировать свои трудозатраты, то третий в списке. Если проект выполняется по скрам, то первый. Второй вариант — это скорее конструктор для тех, кто хочет разобраться с тем, как работают формулы и условное форматирование в Google Sheets.