Как контролировать расходы в компании: личный опыт

Меня зовут Сергей и я - руководитель в компании INTRASET. Сегодня расскажу как организовать процесс одобрения расходов в компании, при чем здесь ответственность сотрудников, и кто должен участвовать в этом процессе.

Для того, чтобы компания функционировала, нужны ресурсы. Грамотные сотрудники, склады, офисные помещения, компьютеры, руководители и так далее. Чтобы использовать эти ресурсы эффективно, с ними нужно уметь обращаться. Деньги, как основной ресурс бизнеса, также требуют грамотного обращения. Именно поэтому необходимо контролировать расходы в компании.

Уметь обращаться с деньгами компании должны не только руководители, но и каждый сотрудник компании. Все просто: от наличия канцелярии, электричества, компьютеров зависит качество работы сотрудников, а значит и успех бизнеса. Поэтому владелец бизнеса должен сделать так, чтобы каждый сотрудник правильно обращался с ресурсами и нёс за это ответственность.

Для этого существует механизм одобрения расходов в компании. Основа механизма — заявка на выделение определенной суммы средств на конкретные цели. Составляет такую заявку сотрудник, который отвечает за какую-то деятельность.

Например, системный администратор отвечает за то, чтобы работал сайт и техника. Для этого он должен покупать запчасти, расходники, новое оборудование, оплачивать счета от провайдеров.

Чтобы купить расходники или компьютер для нового сотрудника, системный администратор должен составить заявку. Эта заявка одобряется или отклоняется вышестоящими руководителями.

В заявке должны быть указаны необходимые данные. Если их будет недостаточно, придется тратить время на прояснение деталей, и одобрение будет очень медленным. Например, в заявке на покупку компьютера указана только его марка и стоимость. Но не указано, для кого он предназначен или почему он нужен.

Вот какие графы может содержать заявка на одобрение расходов:

Этот процесс может показаться сложным, долгим и необоснованным. Вот несколько плюсов:

Заявка не дает гарантии, что деньги будут выделены, но без нее покупка гарантированно не состоится.

Один из инструментов, позволяющий быстро создавать финансовые заявки, отправлять их на согласование цепочке сотрудников и учитывать их при финансовом планировании — инструмент финансового планирования в Platrum.

Итак, сотрудник составил заявку, затем он получает одобрение у своего руководителя на координации и передает ему эти заявки. Далее руководитель представляет заявки директору компании.

Непредвиденные расходы говорят о том, что сотрудник не может планировать свою деятельность. Например, нужно срочно вызвать курьера или неожиданно ломается оборудование. Сотруднику нужно заранее позаботиться о наличии средств, которые можно использовать в такой ситуации.

Для этого составляется отдельная заявка, с указанием возможной непредвиденной ситуации и примерной суммы на неделю. Когда заявка одобрена, сотрудник сможет подавать в бухгалтерию счета на оплату, а деньги будут списываться с этой заявки. Благодаря этому, сотрудник сможет обеспечить работу оборудования, а значит, качественно выполнять свою работу.

Предварительное одобрение расходов помогает планировать финансы и использовать деньги рационально.

С внедрением подобной системы у сотрудников будут часто появляться непредвиденные расходы, так как у них нет опыта и умения планировать расходы в своей работе. Руководителю следует четко следовать принципу «нет одобренной заявки — нет денег». В противном случае сотрудники будут проявлять безответственность и надеяться, что руководитель в любой момент решит их проблему. Постепенно люди привыкают к введенному порядку и становятся более ответственными, показывают лучший результат.