Переговоры в команде: как, когда и зачем
Калi робiш у купе – не балiць у пупе.Белорусская народная поговорка
Переговоры, в которых с каждой стороны участвует более одного человека, встречаются часто. Подобно любой командной работе такие переговоры требуют особой подготовки и согласования действий участников. Если всё сделать правильно, то результаты превзойдут возможные аналоги переговоров один на один.
В этой статье рассмотрим, в каких ситуациях эффективны командные переговоры, как собрать «команду мечты», как подготовиться и на какие типичные ошибки обратить внимание при планировании и проведении командных переговоров.
Когда эффективны командные переговоры?
- Когда круг обсуждаемых вопросов широк, нет простых решений, а ставки высоки. Здесь работает принцип «одна голова хорошо, а две – лучше».
- В ситуации, когда обсуждаемые вопросы новы и выходят за рамки традиционного бизнеса. Целесообразно привлечь нескольких участников с широким кругом компетенций.
- Если на кону проблемные вопросы, репутационные и финансовые издержки, партнёры ведут себя агрессивно. И важно придать устойчивости позиции компании.
К примеру, с одноразовой продажей партии товара на небольшую сумму торговый представитель справится в одиночку. Но если же речь идёт о стратегическом партнёрстве или долгосрочном контракте – к таким переговорам следует отнестись с большей ответственностью и провести их коллективно
Преимущества командных переговоров
- Возможность привнести экспертизу, видение, оценку и просто интеллект нескольких людей для достижения успешного исхода переговоров
- Возможность распределить между участниками подготовительную работу и сделать её более эффективной (исследования, анализ, подготовка материалов, просчёт вариантов)
- Возможность, как в театре, распределить роли между участниками не только при подготовке, но и при проведении переговоров, повести оппонентов по своему сценарию и достичь нужного результата
Конечно, существуют и сложности в командном подходе к переговорам:
- Необходимость лидерства и организации
- Возможность противоречий внутри команды
- Риск незапланированного и неуместного поведения одного или нескольких участников во время переговоров
Но при должной проработке этих моментов, преимущества командного подхода однозначно перевешивают.
Какие же роли в команде переговорщиков можно выделить?
Есть обязательные – их всего две. И ряд необязательных, но желательных ролей. Обязательные роли:
- Главный переговорщик.
Здесь всё понятно из названия, но есть принципиальный момент: только этот человек может озвучивать предложения и контрпредложения во время переговоров. Как любой тимлид, он отвечает в команде за всё: и за подготовку, и за результат. Именно он должен установить и разъяснить правила поведения в команде, в том числе за переговорным столом. Ни одна муха не должна пролететь во время переговоров без его ведома: никаких несогласованных действий и неуместных инициатив со стороны участников команды.
Полезный лайфхак: нужно установить систему незаметных для оппонента знаков, которые главный переговорщик будет подавать команде во время переговоров – как для управления ходом переговоров в целом, так и для острастки не в меру ретивых участников своей команды. Взгляды, покашливания, условные слова – арсенал таких знаков велик и давно известен.
2. Помощник (ассистент, секундант) главного переговорщика.
Это может быть очень широкая роль. Как минимум помощник ведёт записи, подаёт материалы и подсказывает какие-то цифры и данные. Как максимум, секундант компетентен и может заменить главного переговорщика при необходимости. Помощник может выступать и консультантом, и доменным экспертом, и переводчиком, и наблюдателем, и «плохим полицейским».
Наиболее распространена ситуация, когда главный переговорщик и его ассистент состоят в компании в отношениях непосредственного подчинения: например, начальник отдела и специалист отдела, директор и его заместитель, проджект-менеджер и его сотрудник и т.п.
Необязательные роли:
- Секретарь.
Его задача – вести записи и фиксировать договорённости. Непосредственно в переговорах секретарь не участвует.Совет: если запись ведётся на аудио- или видео-носитель, предварительно получите согласие другой стороны.
2. Технический эксперт.
Консультирует команду в пределах своих профессиональных компетенций. Во время переговоров говорит мало и только для того, чтобы донести до оппонентов экспертное мнение.
3. «Ботаник».
Это человек, вооруженный цифрами, фактами, расчётами и готовый при первой необходимости предоставить эти данные, а также быстро и точно произвести новые расчёты.
4. «Плохой парень».
В этой роли максимально проявляется «театральный» подход в проведении командных переговоров. Плохой парень по команде главного переговорщика или по заранее оговоренному сценарию может начать резко критиковать предложения оппонентов или оспаривать намечающееся соглашение как невыгодное. Такое поведение может снизить уверенность оппонентов и заставить их пойти на дополнительные уступки. Строго говоря, роль «плохого парня» может исполнить любой другой участник команды (за исключением секретаря).
В команде может оказаться и ещё один или несколько персонажей, которые очень хотят лично поучаствовать в переговорах, поскольку считают, что там будут затрагиваться их профессиональные интересы. Как правило, это юристы, бухгалтеры, некоторые технические специалисты, сотрудники службы безопасности компании.
Следует стремиться к тому, чтобы ваша переговорная команда не раздувалась за счёт коллег, которых сложно контролировать и чьё участие, как минимум, малополезно.
Непосредственно в общении с оппонентом должны участвовать только те участники команды, которых определит главный переговорщик. В противном случае могут случиться казусы в виде появления в команде «особых мнений» прямо за переговорным столом, что сильно ослабит вашу позицию.
Раз уж речь зашла об ошибках, назовём ещё несколько опасностей, которые надо иметь в виду:
- Не согласовать хотя бы примерное число участников с вашей стороны и со стороны партнёра. Странно выглядят переговоры, когда с одной стороны стола сидит один человек, а напротив него –пять.
- Ошибкой будет как не задействовать полностью потенциал команды, так и задействовать его излишне (например, поручить техническому эксперту во время переговоров выступить с получасовым докладом).
- Наконец, самое существенное – не скоординировать команду, допустить несогласованность действий и споры между участниками команды прямо за переговорным столом.
Подводя итог, вот какая команда способна достичь впечатляющих результатов в сравнении с переговорами «один на один»:
- Хорошо подготовленная
- Слаженная в действиях
- Опирающаяся на лидерство главного переговорщика
- Действующая «по ролям» и по заранее оговоренным сценариям
Пробуйте, формируйте эффективные команды и достигайте целей в самых ответственных переговорах!
Если вам нужна помощь в решении задач бизнеса, обращайтесь в BusinessTools. Мы работаем онлайн и офлайн в РБ, РФ, ЕС, СНГ.