Чтобы всё прошло гладко. Кто такие ClickUp-кураторы и где их искать

Размышляли об автоматизации, но при этом не раз задавали себе вопрос: “а кто за этим новым хозяйством будет следить?”?

В статье мы подробно описываем как должен выглядеть/дышать/пахнуть тот человек, которому вы доверите управлять новой ИТ-системой.

Выстроенной, конечно же, на базе ClickUp: )

Куратор ClickUp – это ваш сотрудник, который отвечает за работу ClickUp (в широком смысле этого слова).

Он отвечает за:

Обычно кураторы ClickUp уже имеют какой-то опыт управления проектами, общее представление о процессах агентства, а также понимание о сроках.

Независимо от используемой платформы, у вас должен быть внутренний ответственный — Clickup-куратор, Битрикс24-куратор, Trello-куратор и т. д.

Итак, если вдруг что-то из этого у вас отзывается:

Самые успешные ClickUp-кураторы глубоко понимают клиентов и чувствуют членов команды. При этом они являются организованными и в целом структурированными личностями:

Они связующее звено между заказчиком и командой исполнителя. И будучи этим звеном, а также оптимизируя этот процесс в ClickUp, они гарантируют надежную работу единственного полноценный источник информации в агентстве.

Хотя это и не требуется, и куратору нет необходимости проходить сертификацию, он должен хорошо разбираться в оценках и дедлайнах.

ClickUp-куратора нужен, чтобы кто-то следил за всеми нюансами коммуникаций. Поэтому этот человек по определению должен быть внимателен к деталям.

Им понадобиться чутьё на:

Куратор должен ясно представлять, что чувствуют клиенты:

Эта информация поможет ClickUp-куратору управлять графиками, расставлять приоритеты и более гибко разруливать конфликты.

Куратор должен сопереживать и не может быть просто надсмотрщиком. Чтобы хорошо работать с внутренней командой и клиентами, у него должны быть навыки общения с людьми.

Этот критерий обязателен.

Мы слишком много раз были свидетелями неудавшихся внедрений. Владелец или директор, как правило, начинают с большим с энтузиазмом, но как только дело доходит до рутинных стычек на передовой, всё летит в тартарары.

Это роль с большим количеством монотонных и повторяющихся задач. Надо проверять, тестировать и вносить какие-то мелкие корректировки в систему практически каждый день, – такая работа подходит не всем.

ClickUp-куратор должен иметь полномочия для высказываний претензий, когда сотрудники нарушают утвержденные правила коммуникаций.

Другими словами, ClickUp-куратор должен легко переносить «тяготы и лишения службы», потому что такого рода здоровых конфликтов у него будет предостаточно.

ClickUp-куратор должен спокойно и без лишних эмоций настаивать на несоблюдении правил и руководителями компании.

По-другому команда просто не поведется на все эти новые внедрения, если менеджмент не будет сам следовать правилам.

У них должно быть общее представление о том, как происходит работа в командах над проектами компании.

Им нужно также понимать внутренние механизмы за протекающими процессами.

Ответы на эти вопросы и понимание процессов в целом даст им цельную картинку и сделает их полноценным связующим звеном.

Иногда роль ClickUp-куратора может занимать и полный рабочий день, но в большинстве случаев будет хватать 20-30% времени аккаунта или проектного менеджера. Важно, что этим человеком не должен стать уже перегруженный сотрудник, – для ежедневных, еженедельных и ежемесячных сводок требуется время.

У ClickUp-куратора должен быть аналитический склад ума. Комфортно ли он себя чувствует с электронными таблицами и множеством данных?

При том, что не нужно быть мастерами Excel, – достаточно иметь навык смотреть на данные и уметь делать выводы.

Им не нужен многолетний опыт, – важно, чтобы они быстро обучались, когда дело доходит до ИТ-систем.

Это огромный бонус, когда у вас есть ClickUp-куратор, который постоянно вносит рацпредложения и оптимизирует уже и так неплохо работающие инструменты и процессы.

Они уважают существующий процесс, но при этом бросают ему вызов, пытаясь доказать что и его можно улучшить.

После того как система будет внедрена и запущена, ClickUp-куратор сосредоточится на четырех периодических задачах — ежедневных, еженедельных, месячных и квартальных.

Все эти задачи нужны, чтобы научиться принимать более эффективные бизнес-решения на основе собранных из ClickUp.

Соблюдают ли люди правила взаимодействия, которые мы совместно сформировали и установили?

Если нет, – надо связываться с конкретными членами команды и привлечь их к ответственности.

Поддержка команды.

«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Давай может помогу вспомнить как это делать?»

Привлечение к ответственности.

«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Ты же знаешь, как это делать и просто решил сэкономить время на этом, верно? Так не пойдёт».

Тут мы в основном концентрируемся на тенденциях в планировании и управлении проектами.

Ежемесячно ClickUp-куратор оценивает прибыльность по клиентам, проектам, отделам, услугам и т. д.

При этом собираются все еженедельные отчеты, фиксируются общие тематики, формируются выводы, которые дальше уходят вместе с идеями и предложениями руководству.

После чего эти данные обязательно должны быть проанализированы руководством.

По мере того как ClickUp-куратор делает выборочные проверки, формирует сводки и отчеты, он также должен:

Управлять вовлечением пользователей

ClickUp-куратор поощряет, обучает, исправляет, а также инструктирует команду по вопросам взаимодействия с системой.

Мониторинг системы

Использование сконфигурированных представлений или информационных панелей (dashboard’ов) для:

Обслуживание системы

Во время мониторинга системы ClickUp-куратор:

Общая база знаний

ClickUpClickUp-куратором будет человек, который лучше всех разбирается в ClickUp, понимает общую функциональность и знает, как и где получить ответы. Это будут люди, к которым другие обращаются с вопросами по работе ClickUp.

Они будут в курсе обновлений ClickUpdates, улучшений платформы и случайных изменений.

Они любопытны, заинтересованы и всегда видят, где можно улучшить систему.

Это рекламная презентация, позволяющая привлечь к вам высококвалифицированных кандидатов. Продайте свою компанию и продайте эту интересную роль.

Не забудьте включить информацию:

У них должен быть существенных опыт в проектном управлении, при этом описание вакансии должно включать опыт работы с ClickUp. Лучше найти того, кто:

Когда уже есть группа кандидатов и вы готовы начать собеседование, лучше всего первым делом проверить их навыки и понять, как они мыслят.

Дайте такое задание: попросите задокументировать процесс, который они используют в своей реальной жизни, и пусть научат вас тому, как они это делают.

Во время этого упражнения обратите внимание на две вещи:

Каждому агентству с платформой управления проектами нужен внутренний куратор. Эти люди как клей, который крепко держит все детали конструкции вместе.