Как СММ-агентству навести порядок в команде и разгрузить проджект-менеджера
Знакомьтесь, Хлоя и Настасья — СЕО коммуникационного агентства Ångstrem.
Вот их соцсети: @nastasy_bond @chloe_acv
Мы познакомились с Хлоей на оффлайн-мероприятии. А через неделю нам в Директ написала Настасья с таким запросом:
Стало понятно, что работать нужно над системной организацией задач и созданием единого инфопространства, которое придаст прозрачность работе как для сотрудников, так и для клиентов ✨
В агентстве уже была проджект-менеджер Гузель, которая увязла по горло в административных делах: постоянно контролировала сроки, задачи, все-все чаты, а это:
- чат команды проекта * 4 проекта
- чат команды проекта с клиентом * 4 проекта
- чат всего агентства
- чат с фотографом
Итого минимум 10 групповых чатов + бесконечные личные диалоги!😱
Девушки также пробовали использовать Google-таблицы и Trello в качестве инструментов, которые объединят и систематизируют информацию по каждому проекту.
Но и в этом случае
🙅🏻♀ негде записывать KPI, которые должны выполнять сотрудники,
🙅🏻♀ негде посмотреть список задач по исполнителю,
🙅🏻♀ нет календаря встреч/планёрок/значимых дат по проектам,
🙅🏻♀ руководителю невозможно увидеть полный срез ситуации по каждому проекту,
🙅🏻♀ негде записывать инфу по клиентским кейсам (как то, что вы сейчас читаете),
🙅🏻♀ и наконец негде записывать дни рождения, которые ребята отмечают всем агентством... 🎂
Наше решение — провести анализ бизнес-процессов и внедрить “онлайн-офис”.
Шаг 1. Анализ бизнес-процессов
На этом этапе мы созваниваемся с руководителями — теми, кто имеет ПОЛНОЕ представление обо всех процессах агентства. В течение 1-2 часов:
Расписываем сценарии работы.
(как происходит коммуникация с их клиентами, когда подключаются сотрудники, что обсуждается на планёрках, как происходит процесс найма сотрудников и т.д.)
Смотрим, какие шаги из этих сценариев можно подсоединить к Notion. Определяем точки касания с системой.
- Определяем разделы будущей системы в Notion.
В итоге получаем такой документ...
Шаг 2. Создание системы в Notion
... по которому в итоге мы создали тот самый ОНЛАЙН-ОФИС СММ-агентства ⏩
[ниже приведены тестовые данные]
- ⏩ со страницей только для админов (Хлои, Настасьи и Гузель)
- ⏩ с базой клиентов, аналогом CRM для небольших компаний
- ⏩ с персональной информацией по сотрудникам
- ⏩ со срезом задач по сотрудникам и проектам, необходимым для руководителей
- ⏩ со страницей для всей команды
- ⏩ с личными кабинетами для каждого сотрудника
- ⏩ с календарём ключевых дат по проектам и встречами
- ⏩ с базой проектов
- ⏩ с задачами, медиа-материалами и необходимыми ссылками по каждому проекту
Шаг 3. Обкатка и использование системы
👩🏻💻 Результат:
- Разгруженный проджект-менеджер, у которого больше не дымится голова от необходимости запоминать каждую мелочь
- Чаты остались лишь для живого общения, больше никакой постановки и контроля задач в мессенджерах
- Руководители имеют 24/7 доступ к текущему состоянию проектов без необходимости вытягивать информацию из сотрудника
- Виртуальный офис для команды, которая объединена общим делом, но разбросана по всей России
- Система Notion полностью заменила Trello и часть Google-таблиц (в GT остались лишь финансовые модели)
Резюмируем:
💡 Пока ваши масштабы ещё не выросли до большой компании, а количество проджектов не больше 1 — не спешите расширять штат и нанимать всё новых и новых менеджеров.
Ещё не поздно выстроить такую систему, которая будет работать как конвейер. Самостоятельно. А вам или менеджеру нужно будет лишь поддерживать её, занося нужную информацию в нужные страницы.
Если не хотите тратить кучу времени на попытки организации работы вашей команды, мы проведём для вас бесплатную диагностическую консультацию.
Мы расскажем, как именно в вашем случае виртуальное пространство в Notion поможет сэкономить минимум 1 час/день вам или вашему проджекту 😊
Для этого напишите нам в Телеграм:
"Здравствуйте, я к вам за консультацией по Notion"