Как не утонуть в рабочих задачах и быть в курсе дел компании
Бывают проекты, которые выжимают все соки и влекут за собой кучу косяков, негатива и желание пропасть с радаров. Заказчики названивают и спрашивают, как дела. Сотрудники не понимают, что, когда и как делать. Владелец компании не знает, что вообще происходит с проектом и почему все сроки горят.
Чаще всего дело не в том, что команда плохо работает или заказчик неадекватный, а в том, что работа неправильно спланирована и никак не контролируется. Хотя с помощью разных инструментов можно контролировать даже самые сложные проекты. В статье расскажем про один из них — диаграмму Ганта.
Мы пообщались с проджект-менеджером, который строит такие диаграммы, и с владельцем агентства, которое по таким диаграммам работает. В итоге получился громадный и местами нудный лонгрид, который спасёт вас и ваш бизнес от потери клиентов из-за сорванных обязательств.
А чтобы было понятнее, мы рассмотрим преимущества диаграмм Ганта на примере Томы, которая в этот раз управляет своим агентством по организации различных праздничных мероприятий.
Ситуация
Организация мероприятий — это вечная суматоха. Сначала нужно найти клиентов, согласовать с ними время и место проведения, записать все пожелания. Затем ездить по выбранным заведениям и договариваться обо всём с их представителями.
Когда дело касается свадьбы на 20 гостей — задачи можно поместить в блокнот, и ничего не потеряется.
А вот когда нужно организовать крупный концерт или фестиваль на сотни и тысячи людей, одного блокнота точно не хватит. Заметки в телефоне сильно не помогут: со временем просто запутаешься в бесконечном списке. Особенно, если у каждой задачи много подзадач и есть чёткая зависимость. Например, пока дизайнер не сделает баннеры, в типографии их не напечатают. Пока типография не напечатает баннеры, организатор не сможет их повесить.
Проблема здесь не в забывчивости и медлительности работников, а в бесконечном количестве задач. А ещё — в отсутствии инструментов, которые помогают отслеживать работу по проекту. Одним из таких инструментов планирования и является диаграмма Ганта. С её помощью можно разбивать крупную задачу на маленькие подзадачи, определяться с последовательностью и длительностью работ.
Зачем планировать
Диаграмма Ганта помогает командам планировать работу с учётом сроков и правильно распределять ресурсы. Кроме того, она позволяет визуализировать план проектов, структурировать их выполнение и видеть общую картину задач. Как личных, так и организации.
Такое планирование помогает разбить работу на этапы, что даёт понять, сколько времени нужно закладывать на каждый шаг, сколько людей привлекать и в каком порядке решать задачи. Также она показывает:
- задачи, включённые в проект;
- их продолжительность;
- даты начала и окончания проекта;
- время, которое занимает каждая задача;
- исполнителей, работающих над задачами;
- способы объединения задач.
О том, когда без диаграммы Ганта не обойтись, рассказывает проджект-менеджер Сергей Водянов. Он с компанией уже несколько лет разрабатывает инженерные проекты, доставляет продукты с минимальными задержками и объединяет работу нескольких команд из разных офисов и стран. И всё это — через диаграммы:
Я считаю, что диаграмму Ганта нужно внедрять в нескольких случаях:
1. Компания живёт разными проектами.
2. В работу над одним проектом вовлечены несколько отделов: инженеры, логисты, отдел закупок.
3. Клиент ставит жёсткие временные рамки.
Если хоть один из пунктов есть в компании, то она не может существовать без этого инструмента. Ведь при правильном построении диаграмма показывает слабые места проекта, критические пути разработки, приблизительные временные и ресурсные затраты. И учёт этих данных может не только улучшить процесс разработки проекта, но и спасти от полного краха.
Также своим мнением о том, зачем планировать задачи с помощью Ганта, поделилась Наталья Фёдорова:
Какие-то новые инструменты стоит внедрять тогда, когда есть проблемы в процессе. Вот несколько примеров:
— непонятно, как отслеживать задачи в проекте;
— непонятно, как переходить от одной задачи к другой и выявить зависимость процессов друг от друга;
— хочется наглядно увидеть процесс выполнения какой-то сложной задачи;
— есть сложности в этапности или параллельности выполнения задач.
В этих случаях можно внедрять диаграмму Ганта. Так команда сможет увидеть, как задачи идут друг за другом, а руководитель — отследить выполнение этих самых задач.
Объясню на примере нашего агентства. Мы занимаемся маркетинговыми исследованиями. Допустим, нам нужно сделать исследование потребителей методом глубинных интервью. В таком случае это исследование делится на несколько этапов, некоторые из которых идут параллельно, а некоторые — строго друг за другом.
Сначала мы даём бриф клиенту, понимаем его цели и задачи — это одно действие. После брифа мы готовим вопросы для интервью и определяемся с критериями респондентов. Эти процессы идут последовательно. И как только мы согласовываем их все, начинаются параллельные задачи вроде отбора респондентов, их опроса и расшифровки интервью.
Все эти процессы мы размещаем на диаграмме Ганта. И благодаря ей раскладываем процессы, отслеживаем каждый этап и сроки. Так мы видим, что за чем идёт. И если какой-то этап задерживается — двигаем весь процесс.
У Томы наконец-то получилось найти первого крупного заказчика — это региональный завод, который спонсирует ежегодный фестиваль музыки в городе. Но задач при подготовке много, и все они связаны между собой. Если она не отобразит их в диаграмме Ганта, то прогорит по срокам, подведёт клиента и потеряет репутацию. В итоге люди с крупными заказами к ней больше не придут.
Разберёмся, как Томе всё распланировать так, чтобы ничего не упустить.
Как планировать и строить
По сути, диаграмма Ганта — это таблица, в которой есть две оси:
- Вертикальная. Это список задач. В неё входят даты начала и продолжительность задач, сами задачи, ответственные за их выполнение и вехи (даты и контрольные точки, обозначающие завершение больших частей работы).
- Горизонтальная. Это временная шкала проекта.
Чтобы её построить, нужно две вещи.
Определиться с софтом
Строить таблицу можно самостоятельно, а можно — в Excel, Гугл-таблицах. Либо в специальных программах вроде MS Project, GanttPRO или Wrike.
Выбрать можно любой вариант, но разобраться в специальных программах будет проще: они заточены под диаграммы, в них есть туториалы и поддержка. Например, в интерфейсе GanttPro удобно добавлять задачи и контрольные точки, настраивать фильтры и т. д.
А в Excel и Гугл-таблицах проще подогнать диаграмму под ваши желания и требования, но строить всё придётся буквально с чистого листа.
Вот так выглядит шаблон диаграммы Ганта в Excel: все ячейки нужно заполнять самостоятельно, никакого удобного интерфейса и подсказок.
Выберите метод управления проектом
Когда определитесь, где строить диаграмму, следующий этап — сориентироваться с методом управления проектом. Это даст понять, можно ли наложить одну задачу на другую. Получится ли вообще выполнить проект, если одна из задач выпадет.
Методов управления три:
- каскадный (waterfall);
- гибкий (agile);
- комбинированный.
Каскадный, или водопадный, означает, что проект всегда идёт в одном направлении и в нём нельзя откатиться назад. При этом следующий этап нельзя начать, пока не завершится предыдущий. Такой метод управления подходит компаниям с жёсткой последовательностью в этапах. Например, исследовательским центрам или строительным компаниям.
Пример. Строительная компания выиграла тендер на застройку жилого квартала. Чтобы успеть по срокам и сдать квартиры вовремя, ей нужен чёткий план с жёсткой последовательностью: оформить документы после победы в тендере → опубликовать дизайн-проект будущего дома на лендинге → запустить рекламу → начать само строительство.
Гибкий подразумевает, что в команде нет жёсткой этапности. Главное, чтобы проект был завершён в срок. Поэтому несколько задач могут решаться одновременно. Такой метод управления используют в компаниях, которые реализуют несколько проектов одновременно или должны быстро подстраиваться под желания клиента и изменять дедлайны.
Пример. Агентство Томы приступило к подготовке мероприятия и для работы над задачами выбрало гибкий метод управления проектами. Поэтому одни сотрудники могут договариваться с площадками для организации мероприятия. А другие — печатать баннеры и одновременно придумывать украшения для зала, разрабатывать дизайн пригласительных для особых гостей и т. д.
Использовать каскадный механизм в этом случае было бы нелогично: баннеры и украшения не зависят друг от друга. Поэтому нет смысла ждать, пока на связь выйдет компания с украшениями, — можно параллельно печатать баннеры.
Комбинированный метод сочетает два предыдущих. Здесь диаграмма Ганта помогает отслеживать критически важные задачи и держать на контроле ещё несколько мелких задач, которые могут выполняться параллельно.
Пример. Агентство по видеосъёмке получило заказ на создание рекламного ролика для ТВ. Чтобы подготовить материал, агентство сначала придумывает идеи будущего ролика и обсуждает концепции, создаёт сценарий и декорации одновременно. А потом всё снимает и вносит правки.
Своим небольшим чек-листом по работе с диаграммой Ганта поделилась Наталья Фёдорова.
Когда я начинаю решать какую-то задачу, то сначала рисую архитектуру процесса, обычно в Miro. Там я разбиваю весь проект на задачи, а затем созваниваюсь с командой, которая будет работать над проектом, и обсуждаю задачи с ними. Они вносят какие-то коррективы, дают обратную связь по проекту и по количеству задач. А после этого мы переносим всю информацию в саму диаграмму. Здесь могут возникнуть ещё два вопроса:
— как определиться со временем на задачу;
— как поставить задачу специалисту.
Как определиться со временем. Очень просто: спросить у сотрудников, сколько времени им понадобится на выполнение задачи. Также можно определять время с помощью разных трекеров, такие есть в Битрикс24. Через них можно посмотреть, сколько на решение задачи тратил сотрудник в прошлом, и предположить, сколько уйдёт времени на такую же задачу в будущем.
Как поставить задачу. На самом деле всё зависит от уровня специалиста, которому ставится задача. Допустим, новичку нужно подробно расписать задание, приложить референсы и постоянно следить за ходом работы. А иногда просто дать конкретную инструкцию к действию. Специалисту более высокого уровня можно описать проблему, которую нужно решить. Дальше человек сам поставит дедлайны и пойдёт решать задачу.
Как внедрить диаграмму Ганта в компанию
Осталось разобраться с последней и самой важной задачей — заполнить диаграмму. Вот что для этого нужно делать.
Определитесь со временем жизни проекта. Подсчитайте, сколько времени нужно на весь процесс: от общения с клиентом и заполнения брифов до сдачи.
У каждого проекта должен быть жёсткий дедлайн. Но при этом высока вероятность того, что клиент поставит перед вами какие-то дополнительные задачи в будущем. Чтобы быть к этому готовым, нужно заложить ещё несколько дней на доработку проекта после сдачи финальной задачи. Ведь форс-мажоры случаются всегда, и редко бывают проекты, в которых всё идёт по плану.
Продумайте задачи на команду. Распишите, кто и что будет делать в вашей команде. Вместе с сотрудниками определитесь, сколько времени придётся решать каждую задачу по отдельности.
Разберитесь, как задачи зависят друг от друга. И в зависимости от этого расставьте их на горизонтальной оси. Например, вот как это может выглядеть для организации концертов: найти площадку и подписать договоры об аренде → найти исполнителей → согласовать гонорары → найти подрядчиков для оформления локации.
Добавьте контрольные точки (вехи). Когда будет приходить время контрольных точек, команда будет собираться и делиться результатами. Например, удалось ли найти исполнителей или подрядчиков для оформления сцены.
Обновляйте статусы работы. В процессе часто бывает, что сроки работ сдвигаются, появляются новые задачи или меняются старые. Поэтому важно всегда обновлять диаграмму, чтобы контролировать и текущие задачи, и предстоящие.
Всё, что мы проговорили, хорошо подытожил Сергей Водянов.
Чтобы правильно планировать с помощью диаграмм Ганта, желательно следовать небольшому набору шагов.
Создавать иерархическую структуру. То есть разбивать весь проект на небольшие задачи и определять, как одна задача зависит от другой.
Декомпозировать этапы. Нужно описать все задачи по каждому этапу проекта. А также определить общие сроки проекта. Так вы поймёте, сколько всего времени уйдёт на решение задач. И здесь важно найти баланс — не дробить задачи на много подзадач, но и не делать их слишком крупными.
Расставить последовательность действий. Здесь нужно связать каждую задачу с одной или несколькими другими. При этом каждая задача, кроме первой и последней, должна быть связана с предыдущей и последующей. То есть должна быть определённая последовательность действий в правильном порядке.
Оценить длительность решения. Фактически нужно определить, сколько людей понадобится для выполнения задачи и сколько времени на это уйдёт. А затем убедиться, что определили задачу грамотно. Допустим, если вам нужно разработать дизайн за 2 недели, но ваш дизайнер справится только за 3 — нужно найти ему помощника или продлить дедлайн.
Утвердить расписание. Ещё раз проверьте, сколько времени вы выделили на решение каждой задачи. И чтобы точно не прогореть по срокам, добавьте запасного времени к каждой задаче. Количество запасного времени зависит от проекта, и точного числа здесь нет. Например, к закупке компонентов у поставщиков мы закладывали дополнительный месяц — и всё равно не уложились по срокам. А при разработке сайтов заложили неделю для тестирования — и сдали всё в срок.
Какие проблемы могут возникнуть с диаграммой Ганта
Проблемы могут быть разными: от долгого внедрения до сознательного саботажа со стороны команды. Сложности будут в любом случае, поэтому их нужно знать в лицо.
Иногда нужно много времени на настройку
Если компания работает с диаграммой впервые, ей придётся долго вносить задачи по проектам, определяться со временем, добавлять вехи и т. д. Долго заполнять диаграмму придётся и тем, кто работает с большими проектами или привлекает большие команды: слишком много моментов придётся учесть.
Иногда нужно часто вносить правки и сдвигать сроки
Если по ходу работы всплывают новые задачи, которые компания не учла на этапе создания диаграммы, придётся часто обновлять сроки и сдвигать задачи. Это особенно неудобно, если компания работает по каскадному методу управления проектом и не может начать новую задачу, пока не разобралась с предыдущей.
Если проектов много, вести их в нескольких диаграммах может быть трудно
Здесь разобраться будет проще на примере компании Томы. Её агентство многопрофильное, оно организует по несколько мероприятий в месяц. Поэтому вести всё в одной таблице неудобно: заказчики разные, пожелания, сроки и задачи — тоже.
Чтобы не запутаться, Томе придётся создавать несколько таблиц и постоянно переключаться между ними. И минус в том, что в этих таблицах можно запутаться, внести информацию не туда, потерять что-то или вовсе забыть отобразить в диаграмме.
Саботаж со стороны команды
Любые нововведения — это всегда трудности с принятием их в компании. И здесь может быть несколько причин:
- Нежелание использовать новый инструмент. Из-за того, что сотрудники привыкли работать по-другому, например, держать всё в заметках на телефоне, некоторые из них могут продолжать это делать. Поэтому часть задач будет отображаться в диаграмме, а часть так и останется где-то в заметках. В итоге полноценную картину по проекту увидеть будет сложно, а следить за работой команды — ещё сложнее.
- Игнорирование сроков. Команда может не учитывать сроки в диаграмме Ганта и работать дальше по своему графику. Так сроки по проекту будут постоянно срываться.
- Неправильное заполнение диаграммы. По незнанию команда может вносить не все задачи в диаграмму или добавлять их в неправильном порядке. Из-за этого проект будет неправильно спланирован, а сроки не соблюдены.
Вот что по этому поводу думает Наталья Фёдорова.
Одна из главных проблем при запуске диаграмм Ганта — это отторжение команды. То есть руководство что-то внедряет, а сотрудники это не используют. Чтобы решить эту проблему, нужно пообщаться с командой и выяснить, насколько им комфортно работать через диаграммы Ганта и отслеживать там все рабочие задачи.
Главное, чтобы компания внедряла диаграммы Ганта не потому, что узнала о них, а потому что они действительно необходимы для работы. Например, если в команде есть сложности с соблюдением сроков или этапности, параллельности задач, то диаграммы Ганта пригодятся. А если компания просто услышала о новом инструменте и решила его внедрить, то он вряд ли пойдёт на пользу.
Я рекомендую погрузиться в работу с диаграммами и руководителю проекта, чтобы пройти все этапы вместе с командой. Так он на практике сможет понять, как устроена работа в компании. Потому что часто диаграммы Ганта вроде бы и используются, но на деле не помогают сотрудникам из-за каких-то других внутренних проблем.
Похожего мнения и Сергей Водянов.
Так или иначе каждая компания уже работает по какой-либо методологии, предполагающей поэтапную разработку проекта. Поэтому внедрение диаграммы Ганта сотрудники, скорее всего, воспримут положительно.
Но если компания внедряет данный инструмент в свои уже устаканившиеся процессы, появляется несколько рисков:
— выявление всевозможных конфликтов в этих самых процессах;
— выявление недостаточной коммуникации между отделами;
— недостаток / переизбыток ресурсов на определённых этапах.
Кроме того, прозрачность мониторинга может кому-то всё портить. Ведь менеджмент сможет понять, что конкретный сотрудник не загружен или же просто где-то халтурит.
Тестируйте, пробуйте, всё получится.