Руководитель проектов и его коммуникации (памятка Руководителя проектов)

РПшнику надо много коммуницировать. С заказчиком, с командой, со своим руководством, с руководством заказчика, с руководителями команды (практически всегда у РП нет прямых механизмов влияния на команду). Ну и много с кем еще. Вообще, работа РП - одна из самых коммуникативно нагруженных: вы являетесь мостиком между бизнесом и разработкой, трахают вас с обеих сторон, а рычагов влияния, кажется, почти и нет.

Иногда по работе мне казалось, что я превращаюсь в одну гигантскую говорящую голову, которая к концу дня распухает от разговоров.

РП важно много общаться, это всем ясно, и это все знают. Но почему тогда, раз за разом задавая РП вопрос: "Ты решил вопрос, ты позвонил..?", я получаю немного смущенное: "Я написал (и мне обязательно ответят)..."?!

Знай, Начинающий РП. Когда ты так отвечаешь своему руководителю, он хочет тебя... Ну, он хочет причинить тебе страдания, аналогичные тем, что причиняешь ему ты своим ответом.

Дело в том, что на письма никто и никогда не отвечает. Если вам отвечают - это чудо и не ждите, что это будет вечно.

Письмо нужно только и исключительно для фиксации договоренности или факта того, что по другим каналам до абонента достучаться не вышло.

А какие другие каналы есть и как правильно коммуницировать?

Я разделяю следующие каналы, по убыванию количества информации, передаваемой и получаемой при общении:

Личное общение лицом к лицу. Вы не просто можете все проговорить, вы видите невербальную реакцию: вашему собеседнику интересно или нет, его настроение. Отказывать, глядя в глаза, тоже труднее - все хотят быть хорошими. Отдельно, вы демонстрируете максимальное уважение к человеку, придя к нему лично.
Общение по видео. Это гибрид между очным и общением по телефону: хуже первого, но лучше второго. Есть личный контакт, хотя уже намного слабее.
Общение по телефону. Тут тоже можно быстро все решить, но у вашего визави уже есть возможность не брать трубку, вы не увидите его реальной реакции и придется ориентироваться только на тон и интонации. Но в целом, для срочных вопросов - лучший вариант. Просто взял и позвонил. Если собеседник отвечает - обсудили, решили, попрощались. Если не отвечает - можно перезвонить. И отправить смс вида "вопрос важный, касается того,то, скажите, когда сможете обсудить". Мое любимое правили "4 звонка и одна смс" творит реальные чудеса, отвечают даже те, кто вообще не хочет отвечать.
Телеконфы. Почти тоже самое, что и телефон, но у собеседника больше возможностей открутиться от разговора (не увидел, некогда и тп). В остальном - идентично телефону.
Мессенджеры. Это сейчас все любят. И это неплохой способ, надо просто понимать, что, общаясь по мессенджеру, вы не видите человека, вы не понимаете его эмоциональной реакции, и это может внести в переписку ненужный драматизм или недопонимание. Я много раз был свидетелем неудачного решения конфликтов в мессенджерах, зато эти конфликты решались одним звонком на 15 минут.
НАПИСАТЬ ПИСЬМО. И это самый последний, самый слабый канал коммуникации. Вы не видите собеседника, вы не знаете, прочитал он письмо или нет, какая у него реакция, ответит он или нет. "Написать письмо" - это самое худшее, что вы можете сделать для решения проблемы :)

Значит ли это, что теперь надо со всеми встречаться лично, даже если они этого не хотят, а письма перестать писать вообще? Конечно нет. Надо понимать, когда и какой канал надо применять. Если все время применять широкий канал, ваш собеседник от вас устанет, вас станет слишком много, а разработчики вообще могут воспринимать ваш звонок по телефону, как нарушение личных границ. Вообще не писать писем = не фиксировать договоренности. Это тоже кончится очень плохо.

Поэтому рекомендация такая:

Для решения критичных бизнес вопросов, в порядке убывания: очная встреча, звонок или конф. Чем важнее вопрос, тем более широкий канал должен быть выбран. Решили вопрос, а далее фиксируем (п3 ниже).
Для решения ежедневной рутины - мессенджеры.
Для фиксации - мыло: "как проговорили по телефону, делаем так-то и так-то". И желательно, чтобы на письмо пришел ОК в ответ. Нет ОК, а вопрос критичный - снова см п1.

И больше никогда на вопрос "Ты позвонил?" не отвечайте "Я написал" :)