Тайм-менеджмент: инструменты расстановки приоритетов

«Никто не бывает слишком занят, это лишь вопрос приоритетов» неизвестный автор

Чаще всего в вопросах тайм-менеджмента меня просят раскрыть аспект, связанный с определением приоритетов, так как современному человеку становится все тяжелее и тяжелее разбираться с этим в потоке быстро меняющихся задач. Для того, что раскрыть данную тему в личном и бизнес-планировании необходимо сначала разобрать две основные характеристики приоритетности задач:срочные дела - требуют максимально оперативного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела;

важные дела - подразумевают проактивный подход. Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

В моих курсах по тайм-менеджменту я часто раскрывал два наиболее популярных инструмента: квадранты Кови и матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем. Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови. Два великих человека. Два названия. Один метод.

Метод Кови: матрица структуры дел.

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

Как делятся задачи по матрице Эйзенхауэра?

1. Блок А – важное/срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения. Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.

2. Блок B – важное/несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно привести чтение специализированной литературы, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.

3. Блок С – неважное/срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные таймкиллеры: звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач. То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.

4. Блок D – неважное/несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.

Если посмотреть на структуру каждого блока, то видны особенности каждого квадранта:

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадрантов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы. И вместе с тем, если присмотреться к этим матрицам, то нужно признать, что при всей своей элегантности, они вовсе не содержат абсолютной истины по поводу расстановки приоритетов. По истечению долгого времени использования этих инструментов я сделал ряд выводов, с которыми хочу с вами поделиться.Матрица Эйзенхауэра и Квадранты Кови – не такие уж удобные помощники на каждый день. Само слово матрица в названии, говорит о том, что вам придется пользоваться навыками высшей математики для решения насущных проблем. Возможно, для кого-то такие подсчеты уместны, но большинству в повседневной жизни нужны более простые способы оценки этих двух показателей (важность/срочность) и в соответствии с полученными результатами определять списки задач в своем календаре.

Я предлагаю простую таблицу, в которой можно легко сделать нужные расчеты, она позволяет быстро и, самое важное, максимально объективно расставить задачи в порядке приоритетов, не затрачивая время и силы на подсчеты в матричных версиях Кови и Эйзенхауэра.

Пример:

После достаточно расставить порядок задач в соответствии с расчетами:

Безусловно, очень важно учиться правильно, выставлять оценки по предложенной 10-балльной шкале. После того как вы определились с приоритетами своих задач, я рекомендую определиться с тем, какие из них лучше делегировать, а над какими поработать самому.

Важно помнить и понимать, что задача планирования времени – это не самобичевание планированием, а непосредственная реализация запланированного!