С чего начинать строить внутренние коммуникации в компании?

Программа минимум.

Поднимите руку, кто знает, чем занимается менеджер по внутренним коммуникациям. Хотя это направление развивается с каждым годом все интенсивнее, специалистам до сих пор приходится объяснять, что же они делают.

Cтоит отметить положительную тенденцию – все больше компаний приходят к созданию внутри специального подразделения по ВК (не путать с VK) . Очень здорово, когда при этом еще и бюджет выделяется 🙂

Если вы тоже задумались над тем, чтобы вывести ВК в отдельную функцию – спешим на помощь. Собрали программу минимум для тех, кто готов действовать. А также подготовили чек-лист в конце материала.

Скажи зачем: определите цель

Начнем с главного. Если вы задумались о внутрикоме, значит это кому-нибудь нужно. Но кому? И зачем? Если вы не самурай, то вам нужна цель. Обычно называют следующие:

Растерялись? Давайте облегчим вам задачу. У вашей компании есть стратегия? Если да, то вам нужен внутриком – донести, разъяснить и добиться того, чтобы все сотрудники вместе шли к общей цели.

Если внутриком вам нужен только для того, чтобы делать рассылки и организовывать корпоративы – ну такое. Ваше право, конечно, но вы многое теряете. Благодаря эффективным коммуникациям с людьми можно открыть любые двери.

О чем твоя работа: какие задачи стоят перед внутрикомом

Зачем нужен внутриком мы уже выяснили – теперь надо определиться с задачами. Какие функции будут выполнять сотрудники и на чем делать акцент? Менеджеры по коммуникациям – они больше организаторы вечеринок или рупор, который несет в массы позицию руководства? Сколько людей вам потребуется?

Не будем тут надолго останавливаться, скажем главное – все задачи вытекают напрямую из целей. Если вы точно знаете, что вам нужно – добивайтесь этого с помощью набора доступных инструментов.

К вам едет ревизор: проведите аудит

Если нет выстроенной системы внутренних коммуникаций, то это совершенно не значит, что люди сидят в информационном вакууме и вообще ничего не знают ни про компанию, ни про цели. Откуда они получают информацию? Это вам и предстоит выяснить. Проведите аудит и поймите, как сейчас все устроено. А вдруг система уже работает и не надо изобретать велосипед – достаточно лишь усовершенствовать.

Соберите фокус-группу, проведите общий опрос (совет: лучше и то, и другое) – чем больше информации, тем лучше. Проанализировав все, вы сможете составить план следующих шагов.

Для кого эти коммуникации: изучите свою ЦА

Еще один важный момент – изучите свою целевую аудиторию. Вы должны знать, для кого вы пишите/говорите/снимаете видео или проводите конкурсы.

Вам важно понимать:

Все это и многое другое очень влияет на эффективность внутренних коммуникаций. Еслиу человек работает из дома, то каким бы прекрасным и ярким ни был ваш плакат – до него он не докричится. И наоборот – если у сотрудника нет доступа в интернет в течение дня, то все даже самые “call to action” сообщения останутся незамеченными.

Не рассылкой единой: определите самые эффективные каналы

Если на заре внутрикома одним из главных каналов взаимодействия с коллегами была стенгазета (да-да, настоящий ватман с новостями), то сейчас каналов масса: корпоративные медиа, email-рассылки, корп. тв, каналы в тг, сообщества в соцсетях, тематические комьюнити, корпоративный портал и тд.

Выберите самые эффективные именно для вас. Старайтесь предугадать, где какая новость лучше зайдет. И какой и где использовать tone of voice.

Даже самый эффективный коммуникационный инструмент не даст результата без вовлекающего контента. Не забывайте давать людям возможность писать комментарии или любым другим способом оставлять обратную связь – и вам полезно, и им приятно.

Совет редакции: используйте разные инструменты и каналы, не стесняйтесь напоминать (в меру, конечно). Фраза “а нам не говорили” вызывает тик почти у каждого внутрикомовцев, ваша задача – минимизировать шансы услышать это.

Все идет как надо: составьте контент-план

Зная все то, что вы уже знаете, а именно: стратегию компании, свою ЦА, рабочие инструменты и каналы – вы можете и должны писать свою собственную стратегию.

Начните с составления контент-плана. Без него правда никуда. Конечно, не все инфоповоды мы можем предсказать, но общую канву коммуникаций выстроить реально.

Составьте список регулярных тем и активностей, раскидайте их равномерно. Учитывайте многоканальность коммуникаций и хорошо продумайте сроки.

Если у вас крупный проект – убедитесь, что он не пересекается с другими корпоративными инициативами. Не ставьте активности, требующие больших временных затрат от коллег, на конец года или горячий период. Ну, смысл вы поняли. Планируйте, но оставляйте слоты для срочных новостей.

Какой ты внутриком: следуйте корпоративной культуре

Внутренние коммуникации – это отражение корпоративной культуры компании. Как у вас принято обращаться к друг другу – на ты или на Вы? Какая царит атмосфера в офисе, как проходят совещания, как руководство общается с подчиненными? Все это влияет на стратегию коммуникаций.

Не общайтесь с коллегами в отрыве от реальности. Согласитесь, странно, когда в коридорах слышны дружеские беседы, а официальные коммуникации кишат канцеляритами. С людьми надо разговаривать на понятном им языке.

Ужас внутрикома: как не попасть в спам

Все выпускаемые коммуникации должны быть полезными и вовлекающими. Если вы просите коллег что-то сделать, например, пройти опрос, всегда делитесь результатами и давайте обратную связь.

Не создавайте контент ради контента. Если вы будете поздравлять коллег с днем огурца или ежедневно закидывать пульс-опросами, вы рискуете их потерять. Все корпоративные письма будут или сразу уходить в спам, или у коллег разовьется своего рода ”баннерная слепота” на корпоративные новости.

Подумайте, что вы можете усовершенствовать вместо того, чтобы запускать никому не нужный конкурс в период аврала.

Успех неизбежен: как оценивать эффективность

Перейдем к цифрам. Все, что делают внутрикомы, они делают для людей. Но как же понять, что работа приносит результат? Первый вопрос, который вам задаст руководство при презентации любого проекта: “А в чем здесь польза для бизнеса?”. Кроме того, всегда важно оценивать, что заходит коллегам, а что нет. Зачем работать в стол, если можно отвечать на запросы сотрудников и делать их счастливее?

Какие показатели важно отслеживать:

Внутренние коммуникации необходимы для здоровья организации. Потому что в ней есть люди. И вам нужно открыто и регулярно с ними общаться. Главное – не молчать. Все тайное становится явным. И чем быстрее и лучше вы объясните, тем меньше будет сплетен и недопонимания.