Мы уверены, что вы управляете проектами, даже если вы это так не называете. Планирование отпуска, постройка дома, написание книги — это все проекты, только цели и конечные результаты у всех разные. А раз вы все равно ими управляете, почему бы не сделать это управление легче и понятней. В этой статье разберем, как отличить проект от «непроекта», как определить цели и задачи и построить структурированный план действий.
Что такое проект
Проект — это временное и организованное мероприятие с конкретной целью, обычно включающее в себя ряд задач, действий и ресурсов, предпринимаемых для создания уникального продукта, услуги или результата.
Как утверждает PMBoK, профессиональный свод знаний по управлению проектами, все проекты характеризуются четко определенными целями, заранее определенным объемом и четкими датами начала и окончания. Для успешного завершения они часто требуют координации различных элементов: времени, бюджета и ресурсов.
Важно то, что результаты у проектов могут быть как материальными, так и нематериальными.
Примеры проектов из обычной жизни
Итак, вы прочитали первый блок и все равно думаете, что проекты это не про вас, но это не так. Вы наверняка когда-нибудь организовывали семейный праздник или планировали отпуск, чем это не проекты, давайте разберем подробно один из примеров.
Почему отпуск это проект? Потому что у него есть ✅четкие временные рамки, ✅цель, ✅ ресурсы и ✅ожидаемый конечный результат.
Временные рамки: с 1 по 28 июня.
Цель вашего проекта: организовать отпуск так, чтобы качественно отдохнуть.
Ресурсы: 40 000 рублей, силы вас и вашей семьи и так далее.
Предполагаемый результат - вы, отдохнувший и полный сил.
Примерные задачи:
- Взять отпуск на работе
- Выбрать место отдыха
- Забронировать жилье
- Купить билеты
- Собрать вещи
- Организовать поездку
- Качественно отдохнуть
Может показаться, что тогда все можно превратить в проект, а вот и нет. Многие путают понятие проекта с понятием процесса или с управлением продуктом, а это две абсолютно разные вещи. Если мы выполняем работу, в результате которой получается нестандартный продукт, есть ограничение во времени и ресурсах – это проект. А вот, если результат процесса предсказуем, и из раза в раз мы получаем один и тот же продукт с одними и теми же свойствами – это процесс.
К примеру, производство стикеров это процесс, а вот разработка дизайна для них это проект. Покраска стен - процесс, ремонт дома - проект. По сути, процесс - часть проекта. Думаем, что теперь стало понятнее.
Как ставить цели
Теперь нужно понять, как же все таки ставить цели в ваших проектах, ради которых вы все делаете. Для это вам необходимо ответить на ряд вопросов. Давайте разберем их на примере организации семейного праздника, например, юбилея вашего дедушки.
- Какой на самом деле результат вы хотите получить от праздника?
- Что создаст ценность этого дня?
- Что вы ждете от мероприятия?
Как только у вашей цели появляются какие то характеристики, появляются границы, и ваше действие приобретает целевой залог, все остальные ваши действия становятся для вас применимым.
Вот еще что важно, когда мы обсуждаем цели праздника, важно помнить, что они есть не только в нашей голове, но еще в голове других участников, и они могут быть разные! В проектном управлении, заинтересованных участников называют стейкхолдерами.
Стейкхолдеры это люди, группы или организации, которые каким-то образом затронуты вашим проектом, деятельностью или решением. Они могут влиять на проект или быть под влиянием его результатов. Очень важно понимать, кто является стейкхолдером в вашем проекте, так вы сможете управлять проектом эффективно, так как вы будете учитывать их интересы и ожидания.
На примере юбилея дедушки вот кто ваши потенциальные стейкхолдеры. Ваша семья: родители, дети, супруги, братья и сестры. Разные поставщики услуг, если вы заказываете еду или идете в ресторан.
А теперь обсудите ваше мероприятие со своими стейкхолдерами, послушайте, чего бы им хотелось, поделитесь своими ожиданиями. Будьте готовы к тому, что ожидания у всех разные. Например, если кто то из семьи предпочитает тихий вечер дома, а кто-то ужин с размахом в ресторане. Тут нужно искать баланс, обсудить бюджет, время и прийти к общей цели, чтобы получить положительный результат.
О чем еще не сказали
Помните, что у проектов есть ограничение по времени, но это не значит, что он должен быть рассчитан только на неделю или месяц. Проект может реализовывать и в течение нескольких лет. Главное, чтобы у него были четко поставленные начало и конец выполнения. А иначе будет соблазн их нарушить, и будет это уже не проект, а непонятно что.
На самом деле, мы еще о многом не рассказали, оставайтесь с нами, чтобы не пропустить следующие тексты!