Как снизить затраты на адаптацию сотрудника в информационной системе?
Компания Смартиус уже 5 лет организует обучение сотрудников в информационных системах. В этой статье мы проанализировали сколько временных ресурсов можно сэкономить при адаптации новых сотрудников при использовании интерактивных виджетов. Кстати, наш кейс автоматизированной адаптации вы можете найти здесь.
Представим, что сотрудник приходит на новое место работы, его встречают новый руководитель, новые задачи и новая корпоративная культура. В рамках общей адаптации ему нужно разобраться во всех процессах компании и освоить работу в информационных системах.
При этом мы понимаем, что за короткий период времени сотруднику нужно освоить большой объем информации. А на фоне волнения сделать это становится очень сложно.
С чем сталкивается новый сотрудник
Адаптация сотрудника складывается из периода обучения и самостоятельной практики. В идеальной ситуации на начальном этапе с ним плотно работают руководитель и опытные коллеги, а затем отпускают его в свободное плавание.
Но так может быть не всегда. Высокая занятость руководства и коллег, текучесть кадров, частые обновления законодательства или процессов. В итоге новый сотрудник может остаться наедине со своими вопросами и задачами.
На портале компании нужно заполнить личный профиль, разобраться как фиксировать результаты своей работы в трекере задач, запомнить, где находятся необходимые службы и сервисы. В интерфейсе профессиональной системы, в которой нужно будет выполнять основную деятельность, необходимо разобраться с основными бизнес-процессами.
И хорошо, если найдется свободный опытный специалист, который объяснит ему основные возможности рабочей среды, поможет завести учетные записи и покажет, как заносить свои задачи в таск менеджер.
Но затем наш сотрудник все равно приступает к решению рабочих задач самостоятельно и сталкивается с новыми челленджами. Попросить о помощи ему неловко, ведь тем самым он может показать свою низкую квалификацию. Отвлекать других сотрудников неудобно, ведь те заняты своими задачами и не всегда могут быть на рабочем месте в эпоху удаленного формата работы. Поэтому приходиться разбираться самому. В итоге наш сотрудник читает служебные инструкции, ищет информацию в интернете и тратит на это много рабочего времени. В такой момент его энтузиазм падает вместе с его эффективностью в работе.
Затраты компании на обучение нового сотрудника
Зачастую компании запускают программы стажировок и наставничества, вкладывая время и деньги в неопытных сотрудников. Сначала время руководителя тратится на подбор релевантного кандидата, затем время эксперта уходит на вовлечение в процесс работы, а затем подключаются платные курсы для обучения техническим инструментам. И все эти средства тратятся на одного человека!
Но в итоге, по независящим от работодателя причинам сотрудник может уйти из компании. И все ресурсы, которые были в него вложены, уходят вместе с ним.
В итоге мы можем столкнуться с несколькими ситуациями:
- Новый сотрудник находится в растерянности и процесс адаптации затягивается.
- Эксперт отвечает на вопросы новичков и не выполняет свои задачи.
- Эксперт работает в удаленном формате (в другом регионе или на другом языке) и не может быстро ответить на вопрос.
- Работодатель тратит много ресурсов на поиски и адаптацию кандидата, которые в дальнейшем может легко уйти.
Совсем избежать этих ситуаций компания не может, но можно автоматизировать процессы и снизить затраты на адаптацию вновь пришедших сотрудников.
Как оптимизировать затраты на обучение сотрудника
Для выстраивания понятных коммуникаций между руководителем, опытными коллегами и новым сотрудником безусловно нужно базовое знакомство, где рассказывают о задачах и целях совместной работы. Но решение рутинных задач и часто встречающихся вопросов на рабочем месте лучше передать центру интерактивной поддержки.
Центр интерактивной поддержки – это совокупность необходимых инструментов для комфортной и эффективной адаптации персонала, которая подключается к любому веб-ресурсу. Для пользователей этот инструмент будет представлен как виртуальный ассистент, который будет сопровождать его во время рабочего процесса в интерфейсе системы. Стоит руководству начать выстраивать процесс адаптации, как в дальнейшем сами сотрудники будут легко дополнять и актуализировать имеющиеся там материалы, общаться и обмениваться опытом.
Есть множество сервисов интерактивной поддержки, которые подключаются к веб-ресурсу в виде виджета или виртуального ассистента. Они могут реализовывать одну или несколько функций. В продукте Smartius Guide собраны все возможные функции в едином окне:
База знаний объединяет все тексто-графические инструкции для пользователей, они сгруппированы по темам, а поиск осуществляется по ключевым словам.
Чат-бот помогает решать часто встречающиеся вопросы и позволяет найти необходимые материалы.
К элементам интерфейса привязаны интерактивные подсказки, которые дают краткую справку или ссылку к инструкции из базы знаний.
Опросы собирают обратную связь по работе с веб-ресурсом.
Уведомления оповещают всех сотрудников об изменениях в веб-ресурсе.
Встроенная техническая поддержка передает заявки прямо из виджета в систему обработку заявок.
Модуль отчетов и аналитики показывает, как идет взаимодействие сотрудников с виджетом, какие инструкции оказались полезными и какие вопросы задают в чат-боте.
- В административной панели происходит настройка виджета и его модулей.
Таким образом, после внедрения виджета, ресурсы компании и время специалистов экономятся в разы, а новый сотрудник получает дружелюбного виртуального помощника.
Коллеги могут сами «навесить» подсказки на элементы веб-ресурса и написать краткие инструкции в удобной административной панели. Руководителю останется только провести вводный разговор с новичком и дать доступ к центру интерактивной поддержки, а затем снять живую обратную связь в конце адаптационного периода.
Вопросы, которые будут возникать во время работы, можно будет ситуативно решить с помощью чат-бота и встроенной техподдержки. Обратную связь и эффективность виджета позволят оценить данные опросов и аналитической панели.
В итоге затраты руководителя и опытного специалиста снизятся, а эффективность самостоятельной работы существенно вырастет.
Используйте современные технологичные решения для адаптации сотрудников на веб-ресурсах. С возможностями Smartius Guide можно подробнее ознакомиться на сайте. Будем рады новому сотрудничеству.
И тем не менее, крупные компании, заинтересованные в новом сотруднике, не жалеют средств на его адаптацию и быстрое обучение. Это же с лихвой окупается в ближайшем будущем. Перспективными кадрами разбрасываться нельзя ни в какой сфере деятельности, в том числе и в информационной системе. Именно там спецы высокого качества ценятся больше всего.