Офис или удаленка? Простые шаги для эффективности удаленных команд

Риторика управленцев об удаленке последние три года сильно меняется.

Сначала нам "продавали" удаленный формат работы как возможности (время с семьей, экономия времени на дорогу, возможность работать в удобное для нас время). Теперь же вводится принудительное посещение офиса и грозят штрафами и увольнением. И считается супер гибкостью бизнеса гибридный формат работы, когда сотрудник обязан работать из офиса несколько раз в неделю.

Бизнес видит снижение прозрачности процессов, эффективность падает и первое, что хочется сделать - "выгнать" всех в офис (и это понятно и выглядит логичным).

Предлагаю разобраться так ли плоха и неэффективна удаленная работа сотрудников и какие действия можно сделать уже завтра (или начать с понедельника), чтобы повысить эффективность удаленных команд.

Я работаю в удаленном формате более 8 лет и, когда все переходили в пандемию "на удаленку", не понимала, почему для кого-то это сложно. Уже позднее, начав работать над эффективностью команд как agile эксперт для бизнеса, я поняла в чем дело.

Когда мы говорим об удаленной команде, то для всех очевидно и понятно - работаем из разных мест, вместе созваниваемся, есть чат для оперативного решения срочных вопросов. Это так похоже на нашу стандартную привычную цифровую жизнь, что действительно можно решить, что удаленная работа проста. Тогда почему часто в работе вне офиса сотрудники показывают неэффективность?

В ТГ канале Agile в бизнесе мы запустили опрос какие проблемы возникают на удаленной работе. Все эти проблемы, в том числе, возникают из-за того, что 9 из 10 команд нарушают и не делают базовые вещи.

Ниже базовые моменты, тот самый фундамент для удаленной команды, без которого не получится эффективная. Реализуете, значит офис не обязателен.

Предлагаю обсудить простые первые шаги что можно сделать для эффективных встреч в удаленных командах.

Возможно, у вас уже это реализовано и тогда вам нужно переходить на следующий уровень, например, внедрять элементы фасилитации. Я немного раскрывала тему фасилитации и эффективных мероприятий в группе Agile в бизнесе вот в этом посте , там же есть рекомендации по книгам.

Очевидный факт, да? Мы вживую видели друг друга. Онлайн нужно сохранить эту же логику.

А вы знаете, что эффективность встреч повышается на 40%, если встреча проводится с камерами? Возрастает вовлеченность сотрудников.

Видео на встрече помогает членам команды видеть друг друга и общаться в реальном времени. И нет вот этого «Я прослушал, повторите вопрос».

Дополнительная выгода - улучшается понимание друг друга. Невербалика - часть речевого общения и в удаленных командах недопонимание возникает чаще всего из-за того, что мы «ошибочно» считываем не ту интонацию.

Использовать инструменты для совместной работы, чтобы члены команды могли работать над документами вместе и обсуждать изменения в режиме реального времени.

Я помню те времена, когда каждый заполнял свою часть в отчетах, а потом координатор их сводила. Если вы работаете в таком формате, то знайте - можно иначе.

Посчитаем: Каждый сотрудник заполняет отчет 30 минут. В команде 10 человек. Каждый блок, чтобы свести нужно 5 минут. Это 50 минут. Плюс проверить. Один отчет - это минимум экономия часа работы. А если руководитель хочет видеть все через час? При классическом формате работы он увидит отчет через 1-2 рабочих дня. А если нужно правки внести? Заходим на второй круг? Это очень долго и дорого для бизнеса!

Самое простое решение: совместный доступ к файлам, чтобы видеть картину целиком не только руководителю, но и всей команде в моменте. Чтобы вовлекать в процесс достижения целей всех сотрудников. Для кого-то соревнование может быть мотивацией. Кроме того, дух командности в том числе в том, что мы видим не только свой кусок работы, а целиком что делает вся команда.

То же самое касается и задач.

Используйте совместный трекер с задачами, чтобы была максимальная прозрачность.

Но в онлайн собрать всех проще, чем мы часто злоупотребляем. Поэтому наши календари забиты параллельными встречами. И мало кого волнует, что данный слот уже может быть занят. Срочно и важно быть - и точка. И ты сидишь с телефона на одном звонке, с компьютера - на втором. А вообще ты в машине, потому что поехал к клиенту на переговоры. И ты опаздываешь на эти переговоры. В итоге эффективности 0, недовольство на 10 у всех.

Также в онлайн возрастает возможность ошибочно пригласить того, кто на встрече не нужен.

Знаем и это, скажете вы. Но, как правило, практикуем классические ужаснейшие встречи. Час (а то и два) все по очереди отчитываются, остальные (без камер) что-то делают. Нет обмена опытом, нет вовлеченности.

Нет, так команда не будет в курсе событий. Но можно обеспечить более эффективное общение.

Как?

Как показывают исследования: принудительное возвращение в офисы приводит к оттоку кадров.

Попробовав новую модель жизни и работы, люди больше не хотят возвращаться в офис. Деловое издание Fortune проводило исследование: люди готовы на сокращение зарплаты лишь бы остаться на удаленке.

Для многих удаленка является бОльшим приоритетом, чем зарплата. Только в наших с вами руках сделать эту удаленку эффективной для бизнеса, если мы хотим чтобы удаленка осталась как формат работы.

Делитесь своими лайфхаками в удаленных командах в комментариях.