Система 5С и визуализация в офисе

Многие компании строят свою производственную систему, внедряют и адаптируют методы повышения эффективности процессов, ищут пути улучшения качества продукции и создания безопасных условий труда.

И каждый раз внедрение начинается с освоения системы рациональной организации рабочих мест 5С.

Некоторые сотрудники административных подразделений считают, что система 5С нужна только на производстве или складе.

Это мнение ошибочно.

В данной статье я описала систему 5С применительно к офисным процессам, а также отразила роль коммуникации и договоренности при внедрении 5С в коллективах офисных сотрудников.

Вот несколько областей применения 5С в офисе:

● Рабочее место (стол, стул, стеллаж, тумба, оргтехника, канцелярия и пр.) ;

● Электронная информация (на локальном диске, на сервере, флеш-накопителях) ;

● Архивы, документация на бумажных носителях;

● Общее пространство и техника (МФУ на несколько офисов, кофемашина, место хранения верхней одежды, запасы канцтоваров)

Благодаря 5С можно:

- сократить затраты времени на поиск документов;

- устранить захламленность в офисе;

- удобно организовать рабочее пространство;

- сократить периодичность поломок оборудования и многих других раздражающих мелких проблем, которые портят настрой и тормозят работу в самый неподходящий момент.

Какие выгоды от применения системы 5С для сотрудников?

▪ Экономия времени и энергии за счет устранения непродуктивных действий;

▪ Развитие лидерства и коммуникаций в своей команде;

▪ Тренировка навыков самоорганизации;

▪ Быстрая и наглядная демонстрация результатов своего труда.

1. Регулярное определение и удаление из производственного или управленческого процесса ненужных предметов

Критерий «нужности» — частота использования предметов

Принципы сортировки

1. Предметы, которые не используются в течение последнего года-

2. Предметы, которые использовались один раз в течение последних 6-12 месяцев-

3. Предметы, необходимые для выполнения рабочих функций, периодичность использования которых не прогнозируется -

4. Неисправная мебель и оборудование -

5. Предметы, которые использовались не реже 1 раза в месяц - хранить в пределах рабочей зоны

6. Предметы, которые используются еженедельно, ежедневно, ежечасно -

Если сортировка проводится впервые и трудно классифицировать предмет, нужно ввести зону «карантина». Предметы, которые никто не забрал в течение 30 дней, подлежат передаче на склад или удалению.

Не следует выбрасывать вещи, к которым люди привязаны эмоционально.

В таких случаях, чтобы избавиться от вещи, требуется добровольное согласие хозяина (например, он может забрать домой любимый сувенир) .

Также есть имиджевые предметы (например, подарки клиентов, призы) – их можно разместить в специально выделенном месте.

Рациональное размещение предметов может быть облегчено при соблюдении четырех важных действий:

- Определение места хранения предметов

- Организация мест хранения

- Визуализация мест хранения.

- Выполнение правил размещения

Рассмотрим их детальнее.

Определение места хранения предметов.

Задайте себе вопрос − Где разместить предметы, информацию и оргтехнику?

Возможные критерии: функциональное назначение, периодичность использования.

При выборе мест размещения оргтехники для общего пользования полезно сделать Диаграмму Спагетти

Для определения мест расположения оргтехники и оборудования зон общего пользования рекомендуется привлекать всех сотрудников. Если согласие не достигнуто, следует выслушать аргументы «против». Возможно, есть важные причины, которые были упущены из виду. Затем, сотрудники договариваются о правилах принятий решения (голосование, решение за руководителем) ,

Организация мест хранения.

- Как обеспечить удобство и быстрый доступ к предметам, информации, оргтехники?

Предметы должны быть расположены так, чтобы их можно было легко найти и достать.

Визуализация мест хранения.

Визуализация производится одним из следующих способов:

− выделение контрастным цветом

− выделение отдельных предметов и зон табличками с названиями;− указание правил использования предмета, в случае, когда такие правила не очевидны;− способы, установленные законодательством (ГОСТы, ДСТУ) , стандартами предприятия и другими документами ИСМ;− иными способами, обеспечивающими возможность определения вида и назначения предмета любым незаинтересованным лицом.

- все закрытые места хранения, если не очевидно, что внутри, должны быть подписаны (например, на дверце шкафа – список) , на папки с документами приклеены стикеры с обозначениями. Надписи временные, поскольку на этапе систематизации места хранения могут несколько раз поменяться (сотрудники пробуют, если не удобно, делают перестановки)

Выполнение правил размещения – возвращать предмет на место после использования.

В то же время чтобы исключить нехватку каких-то материалов для работы важно не забывать об управлении запасами (установление норм хранения) . При решении вопроса о том, сколько тех или иных расходных материалов следует иметь на рабочем месте, важным фактором является то, насколько легко пополнить запасы. Если сотрудник в любое время может быстро получить нужные предметы, нет смысла иметь их много. Если же для получения нужного предмета требуется много времени, разумно будет иметь запас.

Включает в себя ежедневный контроль чистоты и порядка, распределение ответственности

Ответственность Службы чистоты. Согласовать: объем работ, например, ввести чек-лист, определить периодичность уборки.

Ответственность каждого сотрудника. Очищать свой стол, оргтехнику, уничтожение ненужных документов. Если поручить работникам клининга, есть риск нарушения установленного порядка, отключения сетевых соединений, утраты документов.

Согласовать график уборки зон общего пользования.

Стандартизация – это закрепление эффективных решений в формате короткого документа (не более 1 страницы) , введение правил и норм расположения предметов, документов, оргтехники.

Невозможно разработать и применять единственные правила для всех подразделений и сотрудников. Поэтому одна часть правил, идентичная для всех подразделений, должна регламентироваться корпоративными стандартами. Другая часть, соответствующая специфике каждого подразделения, может определяться правилами, выработанными его сотрудниками.

Стандартизация также нужна для быстрого и простого визуального контроля производственной/ офисной среды и рабочего процесса.

Для того, чтобы уйти от лозунгов и добиться конкретных результатов, а также выработать полезные привычки наведения порядка:

Ведение мониторинга внедрения системы 5С — визуального, наглядного

Проведение самоаудитов по 5С и перекрестных аудитов, соревнований команд

Еженедельно обсуждайте достижения команды и новые идеи по улучшению условий труда, обменивайтесь лайфхаками по оптимизации затрат времени на выполнение задач. Для этого потребуется 10-15 мин.

В работе с информацией также применима система 5С:

Фокус внимания:

▪ Электронная почта;

▪ Общие папки подразделения на сервере компании;

▪ Личные папки на локальном диске компьютера

Электронный документооборот обычно сильно регламентирован и не требует усилий по структурированию и сохранению информации

● Отпишитесь от рассылок, которые не читаете

● Храните промежуточные версии документа во временной папке, которую после завершения работы, удаляйте

● При получении важных документов на электронную почту введите правило сохранять на диск – для предотвращения случайного удаления

2. Систематизация

● Определите в своей команде основное место работы всех сотрудников – на сервере (общие папки) или в локальном компьютере

● Для совместной работы на сервере компании в общих папках договоритесь об общих правилах, структуре папок

● Если документ хранится на диске – введите понятную систему наименований. Хорошая практика - использование нумерации. Папки с номерами выпадают первыми, они используются чаще других, и не нужно тратить время на поиск

● В электронной почте настройте папку входящих документов (подпапки, правила разделения входящего потока информации)

Пример: Подпапки «В работе», «Протоколы», «Пароли»

● Убедитесь, что ИТ служба делает резервное копирование. При необходимости дублируйте важную информацию на накопитель.

● Создавайте быстрый доступ к папкам через «Избранное – Добавить текущее расположение в Избранное

3. Соблюдение чистоты

● Регулярно очищайте «корзину», кэш, электронный почтовый ящик от ненужных документов.

4. Стандартизация

● Каталог в общих папках на сервере. В каталоге описано содержание папок (названия подпапок)

● Используйте для быстрого поиска по папкам «Проводник»

● Изучайте опыт коллег, полезные улучшения по работе с электронными документами

● Еженедельно удаляйте лишнюю информацию

● Не реже раза в год архивируйте невостребованные документы

5С стала философией, которой люди руководствуются не только в рабочей обстановке, но и в личной жизни:

▪ Наведен порядок по 5 С в гараже;

▪ Отсортированы вещи в шкафу;

▪ Разобраны дела и обязательства;

▪ Наведен порядок в соцсетях

Это база для развития результативной культуры, которая отторгает безразличие, попустительство, беспорядок и расточительство в отношении материальных ценностей, человеческой энергии и времени.