«1 клик» и «1 инструмент» в планировании дня

Привет! Меня зовут Анна Ященко, и я много лет занимаюсь исследованиями в плане продуктивности, личной эффективности, которые выдаю в своем проекте «Энергия и время» в самых разных форматах.

К этим концепциям в работе за компьютером я пришла лично для себя на текущий момент. Это удобно, и я нигде не видела подобного, сама до всего доходила. Поэтому, возможно, кому-то тоже будет полезно.

Кстати, у меня есть и такая концепция в работе, как «инструменты замыливаются» - всякое бывает.

То есть, мало того, что у разных людей разный опыт, все сделали на данный момент какой-то свой добровольный выбор, затачивают все под себя, и так далее - это все понятно. Но даже у одного человека какие-то инструменты будут регулярно «вылетать». И одним из важнейших навыков является – сразу отследить этот момент «замыливания», и не ждать, что все когда-нибудь как-нибудь «само» вернется в работу.

Поэтому, естественно, я не говорю – что это лучшая и единственная концепция на свете. И объясню, почему «один клик, один инструмент».

Некоторые авторы предлагают иметь несколько разных инструментов для разного рода списков.

Для хранения списков книг - один сервис или софт, для покупок - другой, для целей и задач - третий, для архивов - четвертый, для конспектов - пятый, для чего-то еще - еще один. Я видела достаточно много таких рекомендаций.

За более 20 лет лично я пробовала разное, всевозможные связки и инструменты. И выяснилось, что реально ежедневно пользуюсь только ОДНИМ инструментом для задач, календаря и любых других моментов планирования, и всего.

И теперь, когда я делаю это осознанно, то могу доверять своей системе планирования дня.

Мне не сложно слазить в одну заметку лишний раз. Я делаю это очень часто. И это - именно то, что мне и нужно.

Сегодня у всех людей серьезнейший перегруз. Также, с возрастом, физического ресурса и ресурса префронтальной коры все меньше, других задач все больше (дети, внуки, здоровье, бизнес, что-то еще).

И это - одна из причин, почему у многих сегодня нет системы планирования.

Люди сначала пытаются ее построить в неудобном для них виде, не учитывая все эти моменты, свои ограничения, не затачивая под себя. Потом отказываются, когда система получается слишком громоздкой.

Я последние 15 лет использовала в основном 1 инструмент для всего – Essential PIM. Недавно добавила еще Обсидиан + приватные Телеграм-каналы.

У меня есть своя специфика. Нет большой команды, например. Да и вообще, сейчас я говорю про личное планирование. Еще принципиально минимально использую телефон, поэтому не ставлю в него лишних программ, и не переношу туда полноценное планирование. Поэтому на телефоне мне достаточно «перевалочных пунктов» - приватных Телеграм-каналов. Вся империя строится на компьютере и в основном только в программе Essential PIM – из разряда, что я называю, «многоуровневых заметочников». Это программы, где можно создать неограниченную по вложенности иерархию заметок.

Многоуровневость вложенности заметок позволяет все разделить, создать аналог множества сервисов в одном.

Essential PIM очень удобен тем, что он простой, и в нем есть все необходимое, чтобы быстро и удобно заводить заметки внутри заметок, вести там любые планы, работать с текстом.

Но он становится тяжелым, если его использовать еще и как большое хранилище информации, с фотографиями. Я уже сталкивалась с тем, что приходилось чистить, когда набирается 1-2 тыс заметок. А уж, если нечаянно скопируешь туда из интернета фотографию на 2 гига, так и вообще. Учитывая, что хранилищем информации я пользуюсь гораздо реже, и есть хороший «летающий» (легкий) инструмент – Обсидиан – я перенесла базу знаний в него. В Обсидиане есть ряд своих минусов - и работа с текстом, изображениями сама по себе (не в плане легкости и хранения, а в плане оформления, копирования), и то, что, например, заметки тут вкладываются в папки (а в Essential PIM заметка - в заметку).

Телеграм удобен, как «перевалочный пункт», когда ты не за компьютером, плюс в приватном канале можно удобно прописывать, форматировать тексты, которые потом раскидываешь куда-то по соцсетям. Одним кликом и со всеми эмоджи. Тут же я храню неопубликованные черновики для моих русских и английских соцсетей.

Но из всех инструментов 90% времени я провожу в Essential PIM, работая со своим днем в рабочем поле главной заметки «Планы на день». У заметочников вообще много плюсов перед задачниками, но это отдельная тема. Я провожу в программе оба блока - Сильное время дня №1 и №2, записываю ряд бытовых дел, событий, чтобы проще было сделать отчет за день и обрабатывать происходящее.

Конечно, можно все вести и только в одном Обсидиане, например. Тогда будет 1 инструмент.

Вроде лучше, по моим же концепциям?

Но нет. Тогда будет больше кликов туда-сюда.

Пока я оставляю 2 инструмента (Essential PIM + Obsidian) вот по какой причине:

Я отследила, что наша префронтальная кора любит МИНИМУМ КЛИКОВ. Особенно все это стало ощущаться после 40 лет. Мне уже сильно обломно делать по 2-3 клика, чтобы создать задачу или куда-то переключаться лишний раз. Я не буду этого делать.

Именно поэтому я:

1. Имею открытую на компьютере программу Essential PIM, в которой обычно открыта 1 заметка «Планы на день» + остальные самые частоиспользуемые заметки находятся тоже в одном экране (не нужно скроллить вниз).

То есть, перейти в текущие дела дня у меня занимает 1 клик (это клик по иконке программы Essential PIM на панели задач). А заметка уже открыта.

В чем плюс по сравнению с другими вариантами:

Если бы я работала в каком-то онлайн-сервисе типа Тудуиста, мне было бы нужно:

• зайти в браузер
• перейти в нужную закладку браузера

Это 2 клика, чтобы только добраться до нужного места.

Если я работаю только в одном софте (только в Обсидиане, например) – если использую его и как базу знаний, и как планы на день, то мне нужно:

• зайти в данный софт
• кликнуть, чтобы раскрылась нужная папка, переместиться в нужную заметку с делами дня

Это 2-3 клика.

А ведь я пользуюсь заметкой «Планы на день» очень много раз за день.

Поэтому так я экономлю себе много кликов и много ресурса префронтальной коры. А главное – так мне ничто не мешает «пастись» в нужной заметке. Я не начинаю это «забывать» делать или избегать ее, потому что напряжно, лучше попытаюсь держать в голове. Нет, моя голова всегда выгружена и чиста, она занята другими делами.

2. В итоге я отказалась от модуля «Календарь».

Начать создавать событие в календаре - 1 клик. Нажать кнопку «Ок» - еще 1 клик. Итого мне нужно минимум 2 клика на каждое событие дня. А если их несколько?

В нарисованной табличке же, чтобы записать несколько событий дня в одной ячейке, дополнительных кликов не требуется вообще.

Итого - только 1 клик, чтобы перейти в нужную тебе ячейку, и там в столбик пиши, что хочешь, любые дела, выделяй жирным, красным, как угодно.

Поэтому я просто начертила в одной из заметок Essential PIM табличку на месяц.

У меня есть привычка заглядывать в таблицу ежедневно, поэтому напоминания мне не нужны. Но если нужно будет создать какое-то сильно отсроченное или сильно важное событие - я могу создать его в модуле «Календарь», и поставить там напоминание.

3. Не пользуюсь модулем «Дела» (Task).

Отошла от всех задачников давно, потому что это требует двух кликов, чтобы создать одно дело. У меня нет столько ресурсов и времени, чтобы этим заниматься. Я просто перестану записывать ВСЕ дела. Я начну записывать самые важные, а остальное держать в голове - ЭТО ПЛОХО!

Поэтому у меня есть просто заметка «Планы на день».

Там столбиком, по приоритетности я дела постоянно в течение дня перетасовываю, дописываю, вычеркиваю, удаляю, передвигаю ниже (вне поля видимости) и так далее.

Кроме планов на день, есть заметки с планами на неделю, месяц, квартал, год.

Итого, я работаю только в многоуровневых заметках.

Эта система не является эталоном. Я просто делюсь своими наработками за много лет тестов.

Если вам удобно Эксель + Гугл таблицы + Тудуист + что-то еще - прекрасно, если все работает, и все выгружено из головы. Лишь бы работало!

Если вам интересны такие темы, подписывайтесь на мой Телеграм-канал - рассказываю о разных аспектах личной эффективности. В шапке канала есть чек-лист "100 каналов утечки энергии и времени".