Переходим от хаоса к порядку.
Часть 1.
Я пока собирала для вас инструменты для систематизации проекта, поняла, что в один пост это все не впихнуть, потому буду делать некий сериал по наведению порядка)
Сегодня разберем с вами достаточно простую, но максимально важную тему — работа с документами.
Порядок в документах поможет вам:
1. Сэкономить примерно миллион часов на поиске этих документов и примерно столько же нервов
2. Повысить эффективность вашей команды, ибо они не будут уже бегать к вам с вопросами о том, где что лежит, или как что-то делать (если это уже описано)
3. Сделает вас сильно привлекательным работодателем или партнёром для будущих сотрудников или подрядчиков, т. к. никто не хочет разбирать в хаосе — система и порядок произведет хорошее впечатление и продаст вашу компанию сильному специалисту
4. Ну и поможет всем новым специалистам в вашем проекте быстрее адаптироваться, а соответственно быстрее делать ожидаемый от них результат и окупать себя
Как правильно работать с документами:
1. Первое, что вам поможет быстро находить нужный документ и правильно его классифицировать, — это понятное, отражающее суть название.
В идеале, если вы придумаете себе формат названий и вы, и ваша команда все документы будет называть в одном стиле и формат.
2. Далее важно произвести сортировку всех документов по папкам.
Папки можно создавать по отделам, которые есть у вас в проекте или основным бизнес процессам, например:
00. Команда
01. Маркетинг
02. Продажи
03. Продукт
04. Финучет
05. Юридический
Внутри каждого направления также удобно делать классификацию по формату самих документов, например:
02. Продажи
∟ Отчетность
∟ Рабочие документы
∟ Регламенты
∟ Архив
Такая классификация подходит практически для всех направлений, т.к. во всех процессах есть:
✓ Отчётность по показателям, планы и декомпозиции
✓ Рабочие документы, которые помогают реализовывать команде задачи по этому процессу, продажах это например скрипты продаж
✓ Регламенты и инструкции, где вы прописываете то КАК выполняются все основные задачи и процессы
✓ Архив для хранения документов, которые потеряли свою актуальность
Создавать сами документы и папки соответственно можно на любом облачном диске, например на Гугл.диске или Яндекс.диске.
3. И вишенкой на торте может быть пространство, которое поможет более удобно для использования разместить все самые важные документы под рукой — некая база самых важных документов.
Или другими словами таблица с таблицами 😅
Такую таблицу иногда называют управленческой или просто базой, вот примеры шаблонов, которые можете использовать для себя:
__________________________
Больше информации про порядок и систематизацию в нашем телеграм канале: https://t.me/allasystem