Как правильно выбрать систему автоматизации рекрутинга: 13 советов от профессионала

В мире HR-технологий постоянно появляются новые инструменты, помогающие рекрутерам эффективнее выполнять свою работу. Однако выбор подходящей системы автоматизации рекрутинга может стать непростым заданием даже для опытного специалиста.

Если вы устали от количества повторяющихся действий в рекрутменте, но не знаете, какую CRM-систему подобрать, этот материал для вас. Мы поделимся топ-5 правилами, которые помогут сделать правильный выбор и оптимизировать процесс подбора персонала в компании.

Наша компания автоматизировала 53 HR-отдела. Мы видели многое. Я собственноручно тестировал все топовые CRM по HR. Именно поэтому в статье я поделился большим личным опытом и наблюдением, что и как не нужно делать, чтобы не насобирать ошибок.

Для начала давайте определимся, что означает термин «автоматизация». Это подход к управлению процессами, основанный на использовании информационных технологий. Иными словами, участие человека в рабочем процессе частично или полностью замещается.

Если нужды компании ограничиваются одной вакансией в месяц, то, скорее всего, вы отлично справитесь с помощью подручных средств. Вы не увидите ценности в наличии CRM, так как не тратите много времени на подбор персонала и не работаете с объемным трафиком кандидатов.

Это главная и единственная причина, почему в автоматизации нет смысла.

1. Согласование заявки на подбор

До: Раньше, прежде чем запустить вакансию в работу, нужно было ходить по кабинетам и получать согласование и подпись участников процесса. Потом, правда, стало чуть лучше. Согласование стало проходить с помощью электронных писем. Но и тут возникают проблемы: письма теряются или коллеги забывают написать «Ок» — и весь процесс подвисает. По сути, простой — это тоже рабочий процесс, но из-за ручного труда и человеческого фактора заявка на подбор может согласовываться от 3 до 5 дней. Это много.

После: Вам автоматически на почту и в CRM приходят уведомления по согласованию. Вы видите, на каком этапе заявка застряла. При таком подходе сроки согласования можно сократить до одного дня. Параллельно вы спокойно занимаетесь выполнением своих функций и экономите рабочее время.

2. Пополнение базы резюме

До: С поисковых сайтов необходимо скачать резюме и сохранить в определенной папке, чтобы потом было удобно искать. Затем нужно открыть Excel-файл и внести данные по кандидату. Схема многоэтапная, а когда у вас уже много резюме, то велика вероятность в них запутаться и ошибиться.

После: Все основные сайты по поиску кандидатов уже интегрированы в CRM. Скачивание резюме в базу происходит в один клик — вам не нужно делать никаких дополнительных действий. И бояться ошибиться вам тоже не нужно, ведь все уже автоматизировано.

3. Работа с базой резюме

До: В Excel у вас хранится только часть данных по кандидату, остальная информация находится в папках. И вот вы, как Шерлок Холмс, надеваете шляпу и начинаете проводить расследование.Например, вам нужно узнать, почему в прошлый раз кандидат не прошел собеседование. Сначала вы смотрите Excel, потом документы. Если все велось корректно, то причину вы в итоге найдете. Но как показывает практика, часто за реестром документов не следят. Если прошлый HR уволился, а база была у него, тогда шанс выяснить причину сводится к нулю.

После: В CRM информация всегда у вас под рукой. С помощью фильтров вы можете найти данные по любому кандидату, и для этого не надо ворошить все папки. Сделали фильтрацию — и посмотрели в карточке кандидата все необходимое. Руководителю, кстати, тоже удобно контролировать наличие всех необходимых документов через карточку кандидата. Так что пользу получает не только рекрутер.

4. Уведомление кандидатов

До: Важно прогревать кандидата, чтобы он точно про вас помнил и доехал до интервью. Допустим, у вас по 3–10 интервью в день. Вам надо вручную отправить письма с указанием названия, даты и времени интервью. Также вам нужно сохранить номер телефона кандидата, чтобы отправить сообщение с тем же текстом в мессенджере.

После: В crm вы выбираете нужный статус, и сообщение вместе с письмом автоматически уходят кандидату уже с адаптированной под него информацией: именем, временем и т. д. Все это сразу отобразится в карточке кандидата, и ничего дополнительно вносить не нужно.

5. Ведение календаря

До: Рекомендую вести календарь по задачам — это основа тайм-менеджмента. Так вы точно будете успевать выполнять поставленные задачи. Но это дополнительный функционал, ведь встречи с кандидатами тоже надо фиксировать в календаре. Снова тратим драгоценное время, чтобы добавить эти встречу вручную.

После: В crm настроили синхронизацию с календарем: данные будут загружаться автоматически, как только вы выберете нужный статус по кандидату.

6. Аналитика

До: С аналитикой можно работать двумя способами. Первый: вы ведете реестр по кандидатам и потом из него вытаскиваете данные для аналитики. Второй: вы одновременно заполняете несколько отчетов — один реестр с кандидатами, а второй с аналитикой. И снова видим, что тратим много драгоценного времени на заполнение.

После: Для выгрузки отчетов создаете все необходимые шаблоны в CRM-системе. Затем выгружаете их в один клик и анализируете полученную информацию.

7. Запись звонков

До: Надо скачивать специальное приложение или отдельно подключать IР-телефонию и смотреть данные по звонкам в другой программе.

После: Совершаете звонки прямо из CRM-системы. Они автоматически сохраняются в карточке кандидата.

8. Коммуникация с кандидатом в одном окне

До: Запутаться в переписке с кандидатом по почте и в мессенджере легко. А если кандидатов несколько, то проблема существенно увеличивается. Руководитель при этом не может отследить содержание переписки и корректность диалогов. Вы же не будете архивировать чаты и пересылать их. Нет, будете, конечно, но только если руководитель вас об этом попросит.

После: Информация хранится в карточке кандидата. Все прозрачно и удобно. Руководитель, никого не отвлекая, может самостоятельно посмотреть интересующую его информацию в случае необходимости.

Некоторые компании для удобства объединяют автоматизацию в рамках одной программы. Они покупают единую платформу, в которой можно распределять задачи, вести клиентов, кандидатов, производство и финансы. С одной стороны, это кажется удобным, но на практике все выглядит совсем иначе. Подобные CRM изначально создавались под конкретные задачи. И это не HR-задачи.

Когда вы начнете пользоваться такой системой, у вас сразу встанет вопрос о ее донастройке. Это всегда стоит денег и требует времени со стороны разработчиков для установки расширений. Также стоит учесть еще один нюанс: чтобы дать четкое ТЗ на донастройку, вам нужно знать, как система правильно должна работать, а это понимание есть далеко не у всех. В итоге получается не тот софт, который работает не так и только усложняет работу.

По опыту скажу, что дико неудобно, когда в воронке подбора есть лишние статусы по типу: объем сделок, количество продаж и т. д. А это все есть в «универсальных» crm.

На рынке представлено много решений для автоматизации рекрутинга. CRM должна закрывать все потребности, либо большую их часть. Я составил пошаговый план для правильного выбора CRM для рекрутеров и HR:

1. Выпишите тезисно все функции, которые выполняет отдел подбора.
2. Декомпозируйте каждую функцию на подзадачи.
3. Внимательно посмотрите на подзадачи и подумайте, что в них можно улучшить или автоматизировать.
4. Выпишите все подзадачи, поддающиеся автоматизации, в Excel-таблицу.
5. Сделайте шорт-лист компаний, предлагающих услуги автоматизации рекрутинга.
6. Оставьте в списке только российские компании, прошедшие аккредитацию.
7. Сравните возможности каждой компании с тем списком подзадач и задач, который у вас получился.
8. Выберите 2–3 компании, которые закрывают ваши потребности.
9. Запросите демоверсию, чтобы посмотреть, как реализован интерфейс сервисов, все ли удобно и понятно.
10. Запросите пару контактов текущих клиентов для сбора рекомендаций. Это, кстати, рекомендую делать для всех бизнес-направлений: по кандидатам, подрядчикам, клиентам и т. д.
11. Посмотрите инструкции по автоматизации, которые есть в самой crm, насколько они удобны и интуитивно понятны, чтобы сотрудники могли сами быстро все настроить и начать работу.
12. Сравните тарифы каждой CRM и посмотрите, что еще включено в стоимость.
13. Выберите ту, что наиболее полно отвечает всем вашим запросам.

Благодаря осознанному подходу в выборе софта вы сэкономите время и деньги. Я делюсь опытом, ведь сам прошел все эти этапы и именно так выбирал FriendWork для своей компании. Помимо того, что мы пользуемся этой системой автоматизации в работе, мы помогаем настроить ее и в других компаниях.

H-RDconsulting уже много где выстраивал работу HR-отделов: в строительных и производственных компаниях, организациях, оказывающих стоматологические, клининговые услуги и так далее. Именно поэтому мне было крайне важно, чтобы FriendWork отвечал запросам моих клиентов.

Выбирайте подходящий софт и с удовольствием пользуйтесь. Поверьте, спустя время вы не узнаете свой процесс подбора: он станет эффективнее, быстрее и дешевле.

Если вы внимательно прочитали статью, значит, вы уже находитесь в стадии принятия решения. Я рекомендую не откладывать эту задачу. От скорости работы отдела подбора зависит развитие вашей компании. Автоматизация позволит эту скорость увеличить. Воспользуйтесь чек-листом, оставьте заявку на бесплатный демодоступ во FriendWork и лично убедитесь, как можно упростить жизнь рекрутерам и сотрудникам HR-отдела.

Все еще тратите много лишнего времени и денег на рутинные операции? Оставляйте заявку на бесплатный демодоступ и работайте эффективнее вместе с автоматизацией управления персоналом от FriendWork.