История о том как система наладила денежный поток

Современный мир требует от предпринимателей высокой мобильности и гибкости. Все хотят работать удаленно, перемещаться по разным странам, иметь финансовую свободу или даже другие виды свободы. Но не все могут осуществить это желание. Основной причиной является отсутствие налаженных внутренних бизнес-процессов и недостаток прозрачности, что, по сути, приводит к хаосу в компании.

Хаос в компании — это естественный этап, когда вы только начинаете свой проект, особенно если у вас стартап. Однако на протяжении времени вы, скорее всего, будете вынуждены систематизировать работу компании. В таком случае систематизация бизнеса становится ключевым инструментом для достижения желаемых результатов.

Ниже в этой статье я расскажу о шагах по пути к системному и прозрачному бизнесу, а также поделюсь инструментами и кейсами из своего опыта.

Что такое системный бизнес? Это структурированная и прозрачная система, позволяющая легко контролировать поток клиентов, финансы, стратегию развития и множество других возможностей. Однако, многие ошибочно полагают, что простое внедрение одного единственного инструмента, например, CRM-системы, оргструктуры или найм какого-то конкретного специалиста, решит все проблемы. На самом деле, все вышеперечисленное - всего лишь несколько инструментов в систематизации. Помимо этого существует еще огромное количество различных вариаций. Однако в данном случае важно не только процесс внедрения этих опций, но и выстраивание их взаимодействия, ведь реальный результат они могут показать только в совокупности.

Для того чтобы качественно систематизировать свой бизнес, вам необходимо пройти 5 важных шагов, которые мы сейчас рассмотрим. Я расскажу об этих шагах на примере одного из самых крупных моих кейсов - международного бизнеса прямо из Колумбии. Изначально это была небольшая компания с 7 сотрудниками и единственным филиалом в городе Богота. Оборот составлял всего 180 000 долларов в год. В результате нашего сотрудничества они смогли достичь оборота в 18 миллионов долларов в год, набрать сильную команду из 150 сотрудников, открыть еще 44 филиала в 3 разных странах и расширить сферу своего бизнеса.

Шаг 1: Фрагментация компании

Первым шагом в систематизации является фрагментация компании на блоки. Я выделяю пять основных блоков: маркетинг, отдел продаж, продукт/реализация, финансы и управление. Каждый из этих блоков должен функционировать автономно, но быть связанным общей стратегией и планами. Представьте их как пять разных городов, каждый со своей инфраструктурой, но объединенных одной центральной магистралью.

В моем кейсе я успешно справился с задачей фрагментации компании, и это подходит для компаний разного масштаба: будь то 7 сотрудников, как у меня в начале, или 150, или даже 1500. Главное значение имеет грамотное структурирование компании на блоки и детальная проработка каждого из них. Важно разделить функциональные области, такие как маркетинг и финансы, и сделать их автономными и независимыми друг от друга. Отделения могут находиться в разных странах, но важно внимательно настроить их взаимодействие. Например, у нас были продажи в России, продуктовая линия в Южной Америке, финансовый блок в Индии и управление по всему миру.

Шаг 2: Глубокое понимание общих принципов

Для успешной систематизации необходимо создать прозрачность внутри каждого блока. Вам не нужно быть экспертом во всем, но вы можете научиться понимать принципы, на которых основаны действия ваших специалистов. Установите четкие цели и метрики успеха для каждого блока, чтобы легко отслеживать продвижение и достигать поставленных результатов.

На этапе проработки данного кейса мои знания в области маркетинга, отделов продаж, и финансов были поверхностными, а понимание процессов продуктовой реализации было ограниченным. Для решения этой задачи, я консультировался с опытными специалистами, обучался необходимым навыкам и нанимал квалифицированных специалистов. Моя команда была ориентирована на достижение целей, и мы следили за конкретными метриками в каждом блоке. Сосредотачиваясь на этих показателях, мы последовательно двигались в нужном направлении, успешно реализуя задуманное.

Шаг 3: CRM-системы и другие инструменты автоматизации

Как я уже упомянул, CRM-система является одним из инструментов, помогающих систематизировать бизнес. Однако, для эффективной работы CRM-системы необходимо также внедрить другие инструменты, такие как воронка продаж, алгоритмы и скрипты. Комплексный подход к автоматизации помогает улучшить рабочий процесс и снизить вероятность ошибок.

В общем и целом, это можно назвать одним из наиболее простых шагов. В нашем кейсе мы активно использовали Google Таблицы, CRM-системы и бухгалтерские инструменты – всё, что способствует автоматизации процессов. Алгоритмы и скрипты успешно интегрировались в уже налаженную систему. После завершения фрагментации и формирования сильной команды, обеспечение её необходимыми инструментами было довольно простой задачей – работа шла, как по маслу.

Шаг 4: Планомерность и последовательность

Систематизация – это процесс, который требует времени и последовательности. Не стоит стремиться внедрить все инструменты сразу. Рекомендуется начать с внедрения и настройки одного инструмента, затем переходить к следующему. Планомерное внедрение поможет избежать хаоса и обеспечит большую эффективность.

Такой подход был успешно реализован в моем кейсе, а также в работе с другими компаниями. Начав с проработки маркетингового блока, который страдал от нестабильного потока клиентов, мы систематизировали этот отдел. Когда у нас появилось достаточно клиентов и возможность контролировать этот поток, мы перешли к проработке других блоков: отдела продаж, продукции, финансов и управления.

Шаг 5: Привлечение экспертов

Ни один человек не может сразу быть экспертом во всех сферах. Если в вашей команде есть опытные профессионалы, учитывайте их мнение и опыт. При необходимости обратитесь к внешним консультантам, которые помогут вам оптимизировать процессы и систематизировать бизнес на новом уровне.

Теперь пришло время более подробно рассмотреть Шаг 3 и сами инструменты, которые станут ключевым фактором для улучшения вашего бизнеса.

Инструмент 1: Метрики маркетинга

Один из первых важных шагов при систематизации бизнеса - анализ ключевых метрик маркетинга. Это включает в себя стоимость лида (Cost Per Lead), стоимость клиента (Customer Acquisition Cost) и средний чек.

Стоимость лида (Cost Per Lead) - это затраты на привлечение потенциального клиента. Важно понимать, что лид - это еще не ваш клиент. Он становится клиентом, когда выполняет определенные условия. Этот показатель позволяет оценить эффективность вашего маркетинга и понять, какие источники привлечения работают наилучшим образом, а какие - нет.

Стоимость клиента (Customer Acquisition Cost) - это затраты на привлечение и удержание одного клиента. Этот показатель критически важен для оценки рентабельности бизнеса. Низкая стоимость клиента свидетельствует о более эффективной и прибыльной деятельности компании.

Средний чек - это средняя сумма, которую клиент тратит при совершении покупки. Увеличение среднего чека - один из способов повысить общую выручку без увеличения числа клиентов.

Кейс: Одна из компаний, с которой я сотрудничал, столкнулась с проблемой неэффективного маркетинга. Как можно говорить об эффективности, если вы не знаете, сколько вкладываете и сколько получаете от каждого рекламного источника? Мы внедрили анализ маркетинговых метрик, и результат был поразительным. Путем оптимизации рекламных источников, мы сократили расходы на маркетинг на 450 000 рублей, при этом сохраняя доходы на прежнем уровне. Это позволило увеличить чистую прибыль на 350 000 рублей всего за один рабочий день.

Вам предоставляется простая таблица, которая поможет определить, какие рекламные инструменты вам нужны: ссылка. Эта таблица проверена на практике и помогла сэкономить деньги для многих моих клиентов.

Инструмент 2: Воронка продаж

Для отдела продаж необходимо использовать эффективный инструмент - воронку продаж. Воронка продаж представляет собой последовательность этапов, которые клиент проходит от первого контакта до завершения покупки. Оптимизация этого процесса может повысить конверсию и улучшить результативность отдела продаж.

Кейс: Недавно ко мне обратился онлайн-магазин по продаже косметики с начальной конверсией всего 12%. На первом этапе мы проработали воронку продаж: убрали несущественные контакты с клиентами и добавили более целевые. Мы также изменили скрипты и подходы к продажам, сократив длительность звонков с 15 до 5 минут. Это позволило увеличить количество звонков в день и повысить эффективность передачи информации. Благодаря этим изменениям конверсия в продажи выросла с 12% до 27% за всего 2 недели.

Пример воронки продаж, которую я использую, доступен здесь. Воронки продаж могут варьироваться в зависимости от продукта и среднего чека, однако представленный файл поможет вам определиться с тем, как правильно структурировать вашу воронку для повышения конверсии.

Инструмент 3: Продукты и реализация

Продукты являются фундаментом бизнеса. Особенно важно сосредотачиваться на разработке одного или двух ключевых продуктов, которые будут приносить наибольший доход. Дополнительные продукты могут использоваться для кросс-продаж и дополнений к основным.

Эффективная реализация продуктов также играет значимую роль. Быстрая и эффективная доставка продукта или услуги клиенту повышает его удовлетворенность и вероятность повторных покупок.

Кейс: Еще один из моих клиентов, занявшийся продажей товаров, столкнулся с проблемой разброса маркетингового бюджета и незначительными объемами продаж. Мы выбрали простое решение: выделили 3 ключевых продукта из 30 и сосредоточили всю рекламу на них. Результат не заставил себя ждать – объем продаж вырос в 3 раза всего за месяц. Далее мы начали тестировать трафик на разные товары и группы товаров, постепенно создавая новый ассортимент. Однако при этом всегда оставались не более 3 флагманских продукта.

Также важно точно знать стоимость производства продукта или услуги, насколько можно наценить продукт и по какой цене его следует предложить клиентам. Для этой цели предоставляю калькулятор себестоимости услуги/продукта, доступный здесь.

Инструмент 4: Финансы

Систематизация финансов является критическим аспектом для успешных предпринимателей. Осведомленность о ключевых финансовых показателях, таких как оборот и чистая прибыль, позволяет оценить рентабельность бизнеса. Содержание контроля над денежным потоком и управление расходами также имеют важное значение.

На практике для управления финансами используются несколько важных инструментов, таких как движение денежных средств, балансовая ведомость и отчет о прибылях и убытках. Однако, я бы посоветовал предпринимателям не углубляться в каждый документ, а лучше нанять опытных финансистов и бухгалтеров, чтобы они обеспечили точное финансовое ведение, в то время как вы будете осуществлять общий контроль над ключевыми финансовыми показателями. С целью поддержания финансовой стабильности компании также рекомендуется воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний, которые проводят аудит и анализ каждые 3-6 месяцев. Это позволяет выявлять потенциальные проблемы и оптимизировать расходы в бизнесе.

Кейс: В рамках работы с компанией, генерирующей оборот 24 миллиона в год, мы смогли снизить ежемесячные расходы на 300 тысяч рублей и годовые расходы на 3 600 000 рублей благодаря внимательному анализу финансов. Кроме того, анализ выявил случаи мошенничества внутри компании, что дополнительно сократило расходы на 100 000 рублей.

Кроме того, предоставляю файл с примером отчета о движении денежных средств, который может быть полезен для выявления улучшений в бизнес-процессах. Пример доступен здесь.

Инструмент 5: Организационная структура

Организационная структура компании играет ключевую роль в ее эффективности и успехе. Существует два основных подхода: вертикальная и функциональная структура. Особое внимание следует уделить функциональной структуре, которая предоставляет более детальную и структурированную картину каждого отдела и сотрудника, определяя их конкретные функции и задачи. Именно ее я и рекомендую к использованию. Так вы точно будете знать, какие задачи ставить конкретным отделам, какие сотрудники необходимы для успешного выполнения этих задач. Это поможет улучшить координацию работы и обеспечит оптимальное распределение ресурсов внутри компании.

В качестве примера прилагаю реальную оргструктуру моей компании, проработкой которой я занимался лично - ссылка.

Помимо вышеуказанных аспектов, в моем арсенале существует множество других эффективных инструментов и методов для управления и развития бизнеса. Одним из них является воронка найма, которая помогает профессионально привлекать и подбирать квалифицированных кадров, обеспечивая компанию стабильным потоком надежных специалистами. Кроме того, важными компонентами успешного функционирования бизнеса являются воронка подрядчиков, система обучения персонала и многие-многие другие.

Представленные топ-5 инструментов — это лишь вершина айсберга, но именно она помогает эффективно настроить бизнес-процессы на начальном этапе.

Систематизация бизнеса – это необходимый шаг для достижения успеха и прибыльности. Анализ метрик, оптимизация воронки продаж, разработка эффективных продуктов, контроль над финансами и движение денежных средств, надежная команда стоящая на своих местах – все это позволит вам достичь желаемых результатов. Но главное в систематизации это понять каким нужно сделать первый шаг? С какого блока стоит начать? Как строить стратегию и реализовать все задуманные цели?