Как отслеживать затраты на проект

Всем привет! На связи компания MyQRcards — российский разработчик сервиса электронных визиток. В этой публикации мы расскажем вам о том, как отслеживать затраты на проект.

Бюджетирование проекта, возможно, самая страшная часть планирования проекта, но научиться отслеживать затраты по проекту имеет решающее значение.

В этом пошаговом посте будет показано, как вы можете составить бюджет проекта, перепроверить свою точность и автоматизировать отслеживание. Мы научим вас некоторым методам оценки управления проектами, которые помогут вам избежать перерасхода средств или их нехватки.

Ваш бизнес зависит от управления бюджетом проекта. Точное составление бюджета помогает руководителям команд управлять ожиданиями и оставаться подотчетными.

Но сначала вам нужно понять различные типы затрат, которые вы должны учитывать в бюджете. Давайте быстро освежим в памяти некоторые ключевые термины.

Прямые и косвенные расходы:

Прямые расходы: затраты, которые напрямую связаны с вашими проектами, такие как рабочее время, расходные материалы или программное обеспечение.

Косвенные расходы: другие расходы, такие как коммунальные услуги и канцелярские принадлежности, которые напрямую не связаны с проектом.

Постоянные и переменные затраты:

Постоянные затраты: статьи бюджета, которые не изменятся, такие как арендные платежи или годовая стоимость подписки на программное обеспечение.

Переменные затраты: варьируются в зависимости от рынка, например, стоимость расходных материалов или плата за доставку.

Комплексный план проекта и бюджет могут быть отличием между успехом проекта или неудачей. Тщательное составление бюджета и отслеживание расходов могут помочь избежать разрастания масштабов проекта и обеспечить эффективное управление временем.

Вот четыре подробных шага, которые вы можете предпринять, чтобы контролировать бюджет вашего проекта.

1. Создайте реалистичный бюджет проекта

Как только у вас появится система регистрации и отслеживания расходов по проекту, пришло время составить бюджет. Начните с определения того, что вам нужно включить в свой бюджет.

Не бывает двух одинаковых проектов, но есть некоторые общие расходы, которые вы должны учитывать каждый раз, когда составляете бюджет проекта.

Материалы и расходные материалы: Вы должны включить в бюджет все, что покупается для проекта. Сюда входят программное обеспечение, станки, бумага для принтера, заметки для расклейки и даже кофе для комнаты отдыха.

Затраты на оплату труда: включите оплату труда вашей внутренней и внешней команды в свой бюджет. Не забывайте о выплате сверхурочных или отпускных.

Командировки: нужно ли вашей команде путешествовать для завершения проекта? Если да, вам нужно рассчитать стоимость бензина или авиабилетов, отелей и суточных на питание.

Разные расходы: здесь вам следует учитывать переменные затраты, такие как покупка обедов для команды, расходы на ускоренную доставку и другие сборы.

Определите стоимость каждой из этих статей бюджета как можно точнее и добавьте их в свое программное обеспечение для управления проектами.

2. Обеспечьте участие членов команды

Вы можете выбрать лучшую в мире систему управления проектами, но это бесполезно, если ваша команда не пользуется спросом на используемое вами программное обеспечение.

Изменить свой подход к управлению проектом проще, когда вся ваша команда вовлечена и инвестирована.

Если члены команды не понимают, насколько важно отслеживать статьи бюджета и время, ваша аналитика будет неэффективной.

Важно ознакомить вашу команду с программным обеспечением, которое вы будете использовать, и убедиться, что они привержены его постоянному и правильному использованию. Затем предоставьте онлайн-доступ каждому члену вашей команды.

Четко определяйте, кому необходимо вносить обновления бюджета в программное обеспечение, и временные рамки для выполнения задачи. В зависимости от размера вашей команды вам может потребоваться назначить члена команды для отслеживания расходов и информирования заинтересованных сторон о ходе выполнения проекта.

Назначение одного члена команды для отслеживания статуса проекта и информирования заинтересованных сторон может обеспечить бесперебойное выполнение проекта.

4. Автоматизируйте все

Суть нашего ответа на отслеживание затрат по проекту заключается в автоматизации всего. Вам нет причин вручную отслеживать свой бюджет в электронной таблице Excel, когда программное обеспечение для проекта может упростить вашу жизнь.

Автоматизация может не только помочь вам отслеживать бюджет вашего проекта. Она может сократить время, которое вы тратите на работу над проектом, и, в свою очередь, снизить общие затраты на проект.

Такие инструменты, как Zapier, могут помочь вам интегрировать ваши наиболее часто используемые приложения, чтобы обеспечить синхронизацию данных и отсутствие просачивающихся статей бюджета или информации.

Добавьте свой лимит времени или бюджет для проекта и отступите назад, пока ваша команда регистрирует статьи времени и бюджета. Ваш инструмент управления проектами сделает все остальное.

Цифровые электронные визитки являются наиболее устойчивой и экологически чистой альтернативой бумажным визиткам. Электронные визитки могут содержать огромное количество информации, мгновенно редактироваться и передаваться кому угодно и где угодно. Также такие цифровые визитки часто называют — электронными визитками или визитками онлайн, QR-визитками, бесконтактными визитками, умными визитками и т.д.

Мы, как один из самых популярных сервисов цифровых визиток в странах СНГ — MyQRcards, предлагаем ряд тарифов, как для личного использования цифровой визитки, так и для полноценного корпоративного развертывания сервиса цифровых визиток. Подробнее с тарифами на цифровые визитки можно ознакомиться тут — Тарифы MyQRcards. Отсканируйте сами визитку ниже и посмотрите, как это удобно!