Почему Telegram не подходит для работы в команде?

Telegram — это отличный мессенджер для общения с семьей и друзьями, поиска чатов по интересам и чтения профессиональных и новостных каналов. Но вот для чего он плохо подходит, так это для работы в команде.

Всем привет! Меня зовут Валентина, я уже шесть лет веду телеграм-канал Digital Eva и восемь лет работаю в маркетинге. Как человек, чья работа и жизнь плотно завязана на одном мессенджере, я хочу рассказать вам, как НЕ надо строить работу внутри телеграма и на какие еще сервисы обратить внимание, если вы хотите оптимизировать бизнес-процессы.

Давайте начнем с хорошего и рассмотрим, для чего отлично подходит телеграм и как его использовать для личных и профессиональных задач.

Чаты – в телеграме огромное количество чатов: профессиональные, релокационные, игровые, музыкальные, региональные, гендерные, чаты с семьей и друзьями. Мы вступаем в чаты каналов и проектов, чтобы знакомиться с новыми людьми и находить единомышленников.

Каналы – телеграм стал медиа-маркетплейсом, где каждый может выбрать, что и кого ему читать. Тут можно найти канал любимого блогера, популярного политика, музыканта, канал сервиса и даже закрытые платные каналы. Никаких алгоритмов, инфополе каждый создает себе сам.

Боты – помню тот момент, когда боты только появились в телеграме и многие путали их с теми ботами, которые часто используются для накрутки подписчиков. Но теперь телеграм-боты это такой же инструмент получения информации и коммуникации, как чаты и каналы. Сервисы создают ботов для техподдержки, маркетологи используют ботов для создания автоворонок, а эксперты создают курсы и оформляют их с помощью простого конструктора ботов.

Это то, как используют телеграм пользователи и компании – одни приходят в мессенджер за информацией, другие эту информацию дают.

Тут все хорошо и логично, потому что телеграм действительно открывает огромные возможности:

- можно найти чат, где тебе помогут с переездом (я состою в трех таких чатах);

- подписаться на канал, где каждый день будет полезная информация (думаю, мы все подписаны на профканалы в телеграме);

- создать закрытый клуб с платным или бесплатным участие (состою в бесплатном закрытом книжном клубе) и многое, многое другое.

Если для создания инстаграм*-аккаунта, YouTube-канала или подкаста нужно серьезно работать над контентом, заниматься обработкой и монтажом, то в телеграме минимальный порог входа – все, что нужно уметь, это интересно писать и делиться полезной информацией. В этом плане телеграм стал еще одним социальным лифтом для многих авторов.

НО после того, как все массово полюбили телеграм за простоту и удобство, в мессенджер переехали не только друзья и родственники, но руководство и коллеги. И это было ошибкой.

Это, наверное, первое, для чего стали использовать телеграм массово в России все – от локального мелкого и среднего бизнеса до компаний с миллионными бюджетами на рекламу.

Плюсы

• Оперативность
• Появились реакции
• Загрузка файлов
• Таймер в чатах

Минусы

• Зоопарк чатов
• Линейные диалоги (нет тредов)
• Ад из уведомлений
• Голосовые сообщения в рабочих чатах

Сразу скажу, что основная проблема не в телеграме как инструменте, а в отсутствии культуры корпоративных коммуникаций, онбординга и постановки задач. Я не раз попадала в ситуацию, когда после фразы “Сейчас я познакомлю тебя с командой” меня просто добавляли в чат без какого-либо контекста. Или когда вместо четких задач вся команда обсуждает идеи, не понимая, за что в итоге браться.

Телеграм идеально подходит для обмена файлами или “пушинга” – когда надо срочно что-то спросить, уточнить, напомнить. Но он точно не подходит для общения команды, которой помимо диалога нужна структура и понимание, где диалог начался, а где закончился, и к какому итоговому решению пришли.

Подписки на каналы и чаты мешают фокусироваться на работе, так как уведомления и сообщения постоянно попадаются нам на глаза. Сюда же добавлю про искушение поставить задачу голосовым сообщением, что неэффективно и непродуктивно, да и уже стало дурным тоном.

Но, к сожалению, до сих пор есть команды, в которых руководители и фаундеры любят закинуть задачку голосовым сообщением, не думая о том, что сотрудникам потом придется искать информацию и прослушивать голосовые заново.

Как вариант, я бы посоветовала всем, кто столкнулся с ростом корпоративных чатов в телеграме, попробовать Slack, и вот почему:

- отдельное пространство для работы, а значит вас не отвлекают уведомления из каналов и сообщения от мамы;

- есть треды, которые позволяют сместить все обсуждение в ветку под конкретным сообщением;

- соблюдение режима рабочего дня, когда коллеги не напишут вам, просто потому что вы “в сети”, а значит можно уточнить вопрос или попросить помочь;

- интеграция с google-календарем и google-диском;

- наличие статусов, которые позволяют без лишних уточнений увидеть, кто сегодня работает из дома, а кто в офисе, а google-календарь сам поставит вам статус, что вы на встрече;- реакции, которые более функциональны, чем в телеграме.

Начнем с того, что ставить задачи мало кто умеет, а находясь в пространстве, где все обсуждают всё, поставить задачу так, чтобы она была понятна и принята в работу, становится еще сложнее.

Плюсы

• Оперативность
• Возможность сразу обсудить текстом задачу или вопрос
• Задачи и статусы в одном пространстве

Минусы

• Отсутствие визуализации, только текст
• Ограничение функционала только чатом (поток информации)
• Нужно разрабатывать систему для постановки задач и сбора статусов

Если рабочую коммуникацию еще как-то можно оставить внутри телеграма, заранее обговорив все тонкости, то вот работу с задачами точно нужно переносить в другое поле.

Я видела множество различных хитростей, как ставить задачи и собирать статусы внутри телеграма. Например, одна команда присылала утром список задач, а вечером этот же список, но уже с эмоджи, где каждый эмоджик обозначает статус. Окей, это решение, но, повторюсь, такие решения нужно разрабатывать под свою команду и быть уверенным, что все будут придерживаться единой структуры.

Зачем? Если есть готовые сервисы, где все уже собрано и создано специально для работы с задачами – канбан-доски, файлы, статусы, спринты и все то, что годами разрабатывалось, чтобы упростить нам работу.

Приведу список сервисов, которые стоит попробовать, если вам надоело бегать по чатам в телеграме и собирать статусы, искать обсуждения по конкретной задаче и напоминать о дедлайнах.

Weeek. net – российский сервис для командной работы на основе досок с задачами. В комплекте идет раздел для текстовых документов “База знаний”, календарь и проекты. Я открыла для себя WEEEK, когда команда сервиса пригласила меня гостем в свой подкаст. Тогда у меня было сразу несколько проектов и я не могла найти удобный вариант для организации работы, чтобы в одном окне видеть задачи, но при этом разделять их по проектам. У WEEEK есть замечательная функция – можно делиться публичной ссылкой на доску с задачами.

Todoist – классический сервис для канбан-досок, где можно разделить задачи по рабочим направлениям внутри одного проекта. Чтобы заказчик видел, над чем вы работаете, у него должен быть доступ к доске задач.

Asana – популярный сервис для работы с проектами, который включает варианты канбан-досок, списки задач и аналитику по прогрессу.

Trello – более простая версия Todoist, все тоже самое, но интерфейс попроще.

Важное замечание – какой бы сервис вы не выбрали, сам по себе он не станет волшебной палочкой, которая одним взмахом решит все ваши проблемы с планированием и постановкой задач. Нужно будет ввести в привычку постоянно сверяться со списком задач, добавлять комментарии к задаче и проставлять статусы.

Но это та самая культура работы с задачами, без которой ни одна команда и ни один бизнес не смогут расти и масштабироваться, потому что успех всегда завязан на системном подходе, а не на конкретном человеке или команде.

Когда мы говорим о планировании, то в телеграме это исключительно текстовый формат. Он не передает взаимосвязи, не позволяет визуализировать, а значит мы теряем возможность наглядно показать куда и как мы двигаемся. Поэтому предлагаю попробовать несколько альтернатив:

Miro – сервис для визуализации и командной работы с большим количеством шаблонов. Можно создать майндкарту или визуализировать последовательность, раписать каждый шаг, добавить картинки и текстовые комментарии.

Notion – что-то среднее между google-документами и Trello. Есть возможность создавать текстовые материалы с вложениями, оформить календарь со статусами в каждом событии, добавлять файлы и ссылки внутри текста и многое другое.

Weeek. net – я уже писала про него выше, но тут хочу отдельно рассказать про разделы “База знаний” и CRM – эти два раздела помогают описать процессы и не потерять клиента. Внутри одного сервиса можно вести проекты, контролировать продажи и оформлять документацию.

Я уже вижу, как руководители и менеджры пишут комментарии под этим постом с подробной инструкцией того, как они успешно организовали работу в телеграме и с помощью каких решений эта работа выполняется командой успешно и в срок.

Да, если вы крутой управленец, который умеет ставить задачи и организовывать людей, то у вас все получится независимо от инструмента. Пусть хоть в почте общаются, главное, что результат есть. Но в этом случае результат всегда будет завязан на постоянной вовлеченности руководителя в контроль и информирование команды, иначе все рухнет.

Эта статья нацелена на тех, кто хочет развивать свой бизнес, нанимать классных специалистов, масштабировать процессы и ищет для этого решения, которые не будут отнимать время и размывать фокус, а позволят каждому делать свою работу хорошо и в удовольствие.

Дело в том, что выбирая телеграм единственным инструментом сразу для нескольких областей корпоративного взаимодействия, мы лишаем своих сотрудников фокусировки на задачах, возможности разделять личное и рабочее время и необходимости видеть всю картину целиком, а не отдельные ее части.

Отчасти поэтому сотрудники выгорают, процессы ломаются, а планы не достигаются. Потому что тот ресурс и время, которые можно потратить на решение задачи, мы тратим на поиск того самого сообщения в чате полгода назад.

*Meta, которой принадлежит Instagram, признана в России экстремистской организацией