Директор уехал из России. Как управлять бизнесом и какие риски?

Даже если директор компании надолго уезжает в другую страну, он может продолжить управлять бизнесом в России. Юридически у него есть все основания. Но без тщательной подготовки компания столкнется с кучей сложностей и стоп-факторов. Элементарное открытие счёта превратится в настоящий квест. Рассказываем, как этого избежать.

Если вы до сих пор подписывали бумажные документы, вам придется резко менять привычки и выпускать КЭП (квалифицированную электронную подпись). Её можно получить в налоговой или в другом аккредитованном удостоверяющем центре.

Процедура простая и быстрая: вы покупаете специальный носитель (выглядит как обычная флешка) и приходите в налоговую с документами, подтверждающими вашу личность и должность. За несколько минут носитель превратят в токен, на котором и будет храниться ваша электронная подпись.

Если КЭП и токен у вас есть, и срок действия ещё не закончился, то продлить действие электронной подписи можно удалённо, без возврата в Россию.

Для этого достаточно продлить ее онлайн, подтвердив пролонгацию вашей действующей электронной подписью. Это можно сделать в Личном кабинете налогоплательщика для юридических лиц.

А вот если срок подписи уже истёк — придётся вернуться.

Увы, нет. Для некоторых вопросов нужны будут представители в России, которые смогут подписывать документы за вас.

Например, если ваш банк попал под санкции, и вы хотите открыть счёт в другом банке. Для этого понадобится личное присутствие. А если вы будете открывать счёт через представителя, то ему понадобится нотариальная доверенность. Но даже с ней банк может отказать в открытии счёта, ведь правила у разных банков отличаются. Например, Модульбанк не открывает счета по доверенности, а вот Морской Банк не видит в этом проблемы.

Также нотариальная доверенность на представителя может понадобиться для подписания машиночитаемых доверенностей (МЧД), сделок с недвижимостью, регистрации транспорта и представительства в суде. Кроме того, она нужна, чтобы ваш представитель сам мог выдать кому-то доверенность.

Если вы являетесь учредителем компании и планируете покинуть Россию, мы советуем заранее внести изменения в уставе Общества или единогласным решением участников и заверить их у нотариуса. По умолчанию все очные решения общего собрания ООО должны заверяться нотариально (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК). Мы рекомендуем прописать в уставе и другие способы, например, «с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения». Это сильно облегчит жизнь, и часть решений не потребует нотариального удостоверения.

Но даже после этого вам понадобится нотариальная доверенность для некоторых регдействий. Например, купля-продажа доли, вход/выход участника, смена директора.

Кстати, гораздо проще и быстрее оформить нотариальную доверенность, когда директор ещё в России. Но даже после выезда из страны её можно подготовить и заверить в российском консульстве, хотя это займёт больше времени и выйдет дороже.

Доверенным лицом необязательно должен быть сотрудник компании. Им может стать абсолютно любой человек, достигший 18 лет. Например, родственник или друг, который не участвует в делах компании, но находится в России, на связи и, в случае необходимости, может подписать документы от вашего имени.

Если у вас нет человека, которому вы готовы доверить подписание документов, можно отдать эту функцию на аутсорсинг: заключить договор с компанией и выписать доверенность. Если хотите узнать, как это устроено — напишите нам.

Самый простой способ — подключиться к электронному документообороту и перевести на него своих контрагентов. Самые популярные системы ЭДО: Диадок и СБИС. В этом случае все подписанные документы будут храниться в сервисе ЭДО, и вы сможете скачать их в любой момент.

Если контрагенты месяцами не присылают закрывающие документы, вы можете поручить сбор первички нам. Мы недавно писали, как помогли клиенту сэкономить несколько миллионов рублей с помощью мощной работы по сбору документов.

Наряду с сервисами ЭДО, набирают популярность аналогичные сервисы кадрового электронного документооборота (КЭДО). Чтобы вам было легче выбрать подходящего оператора КЭДО, собрали для вас сравнительную таблицу с самыми популярными решениями.

Для полноценной работы с КЭДО работодателю потребуется КЭП, а работникам будет достаточно УНЭП (усиленной неквалифицированной электронной подписи). Простыми словами, отправлять всех сотрудников в удостоверяющий центр или налоговую не нужно. Им достаточно будет подтвердить личность с помощью упрощённой верификации. Например, отправить фото с паспортом при регистрации личного кабинета.

Кстати, мы уже рассказывали какие подводные камни есть в работе с дистанционными сотрудниками и как их избежать: трудоустройство, перевод на удалёнку, обмен документами, увольнение.

Мы недавно писали, что делать, если сотрудник переехал за границу. Здесь же отдельно расскажем про налоговое резидентство. Это важный момент, который может привести к неприятным пеням и перерасчёту налога, если не учесть его при выплате зарплат и дивидендов нерезидентам.

Статус налогового резидента определяет, в какой стране человек платит налоги со своих доходов.

Например, если ваш сотрудник уехал в Сербию и прожил там 183 дня в течение 12 месяцев, он перестанет быть налоговым резидентом России ровно на 184-й день. Платить НДФЛ нужно в той стране, в которой вы получаете доход, но есть нюанс.

Если сотрудник работает на вас по трудовому договору, но при этом является налоговым нерезидентом, то вы обязаны удерживать с его зарплаты не стандартные 13% НДФЛ, а целых 30%.

Если работодатель не уследил и удерживал НДФЛ по стандартной ставке, в случае выявления налоговая доначислит сумму всего неуплаченного НДФЛ по ставке 30%. А если работодатель не оплатит НДФЛ или заплатит не полностью, пеней и штрафа не избежать. Он будет 20% от суммы, а если докажут умысел — 40%.

Пока налоговая не умеет самостоятельно узнавать о том, что человек покинул Россию. Если работодатель не сообщит о вашем отъезде, в глазах налоговой вы останетесь налоговым резидентом.

В редких случаях ФНС запрашивает у госорганов данные о пересечении границы конкретным человеком, но только если у неё есть какие-то подозрения: например, разыскивает должников. А вот процедуры массового автоматического сбора данных пока нет.

При этом цифровизация госаппарата идёт настолько стремительно, что можно ожидать появления такой процедуры в ближайшие годы.

У работодателя есть несколько вариантов действий:

1. Делать вид, что сотрудник никуда не уезжал и надеяться, что налоговая не заметит. В этом случае, если налоговая узнает о реальном положении дел, она доначислит сумму всего неуплаченного НДФЛ по ставке 30%. с начала года. Каждый решает самостоятельно, выгоден ли такой риск.

2. Следить за датами и начать начислять НДФЛ по ставке 30%.

3. Официально оформить, что место работы сотрудника теперь за пределами страны, и получить право вовсе не удерживать НДФЛ. Этот вариант не сработает для директора, но сработает для других сотрудников.

Для этого, можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что сотрудник работает на территории другой страны. Но если ориентироваться на письмо Минтруда, то лучше всего расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон, а после заключить договор ГПХ.

При найме новых сотрудников из-за рубежа (иностранцей или налоговых нерезидентов), лучше сразу подписывать договор ГПХ. В таком случае вам не нужно будет удерживать НДФЛ с их выплат, поскольку они получают доход от источников за пределами России. В этом случае сотрудник сам будет нести ответственность за уплату налога со своего дохода в бюджет той страны, где он находится.

Такой договор ГПХ не переквалифицируют в трудовой, ведь если сотрудник находится за границей, работодатель не может обеспечить ему все трудовые гарантии и условия труда.

Учредитель-нерезидент должен платить 15%, а не 13% НДФЛ с дивидендов, если у страны резидентства учредителя нет соглашения об избежании двойного налогообложения с Россией. Список этот периодически меняется, поэтому лучше сверяться с ним, когда возникает вопрос.

Из-за разницы часовых поясов и проблем со средствами связи коммуникация с бухгалтером или аутсорсом может стать пыткой. Мы рекомендуем заранее обсудить с вашей бухгалтерией, как вы построите взаимодействие с ними, и умеют ли они решать все вопросы удалённо.

Ну а мы работаем в таком формате давно и уже сделали несколько шагов, чтобы наших клиентов такое не коснулось:

Мы умеем поддерживать компании, разделённые на несколько стран, поэтому, если вы ищете бухгалтерию с таким опытом или просто хотите проконсультироваться — пишите нам.